Stroomlijn uw records met PayPal en Excel

Maak eBay-archieven in een handomdraai met PayPal-functies

Als je al een tijdje een eBay-verkoper bent, weet je al dat PayPal een prima manier is om online betalingen te accepteren. Het is snel, het is gemakkelijk en PayPal houdt nauwgezette gegevens bij van transacties die op deze manier zijn voltooid. In feite hebt u toegang tot deze transacties in een handig, spreadsheetklaar formaat om uw boekhoudpraktijken te stroomlijnen - of u nu een koper, een verkoper of beide bent, u hoeft de PayPal-website niet rechtstreeks te gebruiken om toegang te krijgen tot het record voor elke transactie.

In combinatie met een spreadsheetprogramma zoals Excel, kan deze PayPal-functie het maken van boekhoudingen voor kleine en middelgrote kopers en verkopers een fluitje van een cent maken, vooral als u voorzichtig bent om PayPal voor het grootste deel van uw transacties te gebruiken.

Excel gebruiken voor toegang tot PayPal-records

PayPal maakt de database van uw transacties voor u toegankelijk in een indeling met de naam CSV of "door komma's gescheiden waarden". De meeste spreadsheet-applicaties zoals Excel, Quattro Pro of OpenOffice.org Calc - dezelfde die u kunt gebruiken om uw chequeboek in evenwicht te brengen of uw belastingen te doen - zijn in staat om bestanden te lezen en importeren die in dit formaat zijn opgeslagen.

Omdat PayPal op basis van de datumbereiken CSV-bestanden voor u kan maken, kunt u PayPal gebruiken om snelle, nauwkeurige en volledige boekhoudinformatie (inclusief PayPal-kosten , verzend- en verwerkingsbedragen en andere details) te genereren over uw eBay-transacties die u vervolgens kunt opslaan op uw eigen computer en manipuleren in een spreadsheetprogramma, bijvoorbeeld om te sorteren op transactietype of om snelle totalen voor belastingdoeleinden te krijgen.

Een CSV-bestand maken met PayPal

Om een ​​CSV-bestand van uw PayPal-transacties aan te maken, logt u in op de PayPal-website, net zoals u uw account normaal zou zien. Na het inloggen en het bekijken van de standaard "Mijn account" pagina, volg deze stappen:

1. Klik op 'Geschiedenis'. Klik op de blauwe en witte link 'Geschiedenis' in het midden bovenaan de pagina. (Hint: deze bevindt zich rechts van de link 'Opnemen'.)

1. Selecteer een datumbereik. Gebruik de gereedschappen boven aan de pagina om een ​​datumbereik te selecteren voor transacties die moeten worden weergegeven. U kunt algemene verzoeken zoals "Laatste week" (voor alle transacties in de afgelopen zeven dagen) of "Laatste maand" (voor alle transacties in de afgelopen 30 dagen) selecteren, of u kiest ervoor om een ​​specifiek datumbereik weer te geven.
2. Klik op de koppeling "CSV". Klik op de koppeling "CSV" rechts van het woord "Downloaden:" rechtsboven in het weergavegebied. Er verschijnt een pop-up met de vraag om een ​​downloadformaat te selecteren.
3. Klik op de knop "Downloaden". Zonder het bestandstype van "CSV" te wijzigen, klikt u op de gele knop "Downloaden". PayPal pauzeert even om toegang tot de database te krijgen voordat hij uw webbrowser een bestand met de naam Downoad.csv verzendt. Bewaar dit op uw bureaublad voor gemakkelijke toegang.

Gevorderde gebruikers die dit artikel lezen, weten misschien al wat ze in deze fase met de gegevens willen doen - als dit u is, kunt u ze downloaden naar andere indelingen (zoals de Quicken- of Quickbooks-indeling) of afwijken van de volgende procedure.

CSV-bestanden importeren in Excel

Nu u een CSV-bestand hebt gedownload met de transacties van uw keuze en het bestand is opgeslagen op uw bureaublad, volgt u deze stappen om het bestand in Excel te laden.

1. Start Excel. Als het CSV-bestand op uw bureaublad al op een Excel-bestand lijkt (het pictogram dat het bestand vertegenwoordigt ziet er hetzelfde uit als de pictogrammen die u normaal ziet voor Excel-bestanden), kunt u dubbelklikken op het bestand om het te openen en vóila- je bent klaar! Veel gebruikers zullen echter merken dat het CSV-bestand niet automatisch wordt geopend in Excel wanneer op het pictogram wordt geklikt. Als u dit bent, gebruikt u uw startmenu om de Excel-toepassing te starten.

1. Kies het menu "Bestand" en selecteer vervolgens "Openen". Als de Excel-toepassing open is, klikt u op het menu "Bestand" in de linkerbovenhoek van het venster en selecteert u de optie "Openen" in de keuzelijst. U zou moeten worden begroet door een kleiner dialoogvenster met het label "Open" dat de bestanden op uw computersysteem toont.
2. Selecteer uw bureaublad. In recente versies van Excel kan dit worden gedaan door op het pictogram "Bureaublad" links van het dialoogvenster "Openen" te klikken. Klik in oudere versies van Excel op de vervolgkeuzelijst Locatie boven in het venster en selecteer "Bureaublad" in de lange lijst met plaatsen die wordt weergegeven.
3. Stel het bestandstype in op 'Alle bestanden'. Klik op de vervolgkeuzelijst "Type bestanden" onder aan het venster en wijzig het bestandstype van "Excel-bestanden" in "Alle bestanden". Hierdoor verschijnt in het dialoogvenster "Openen" CSV-bestanden op uw bureaublad.
4. Dubbelklik op het bestand "Download". Zoek het CSV-bestand (genaamd "Download" of "Download.csv", afhankelijk van uw versie van Windows - u moet mogelijk een lijst van alle bestanden op uw bureaublad doorzoeken) in de lijst met bestanden die worden weergegeven in het dialoogvenster "Openen" en dubbelklik erop.

Dat is alles wat er is! U zou nu een georganiseerde, sorteerbare lijst van al uw recente PayPal-transacties in Excel moeten zien. Als u al bekend bent met Excel, moet u deze informatie onmiddellijk in uw financiële records kunnen gebruiken om uw PayPal-records te verwerken, filteren, rangschikken, opzoeken of anderszins manipuleren.

Merk ook op, zoals aan het begin van dit artikel werd vermeld, dat vergelijkbare stappen kunnen worden gevolgd om uw PayPal-records in OpenOffice.org of Quattro Pro te importeren. U hoeft alleen uw spreadsheetprogramma te importeren of een bestand "CSV" of "comma separated values" te openen.

Tot slot, houd er rekening mee dat als u deze informatie wilt blijven gebruiken, u deze waarschijnlijk opnieuw moet opslaan in het standaardformaat van Excel (of in welke standaardindeling dan ook die uw spreadsheet gebruikt) voor het gemak. Om dit te doen, klikt u op het menu "Bestand" in de linkerbovenhoek van het Excel-venster en kiest u de optie "Opslaan als". Kies vervolgens "Microsoft Excel-werkmap" in de vervolgkeuzelijst "Opslaan als type" onder aan het dialoogvenster "Opslaan als" dat verschijnt.

Fijne boekhouding!