Factuursjabloon Richtlijnen voor freelance schrijvers

Wat u moet weten over facturen

Wanneer ik nieuwe schrijvers huur ( wat ik soms doe voor volumewerk ), moet ik hen vaak uitleggen hoe eenvoudig een factuur kan zijn. Het is moeilijk om de toon in sommige e-mails te lezen, maar ik denk dat sommigen van hen in paniek raken als ik zeg dat ik een factuur wil. Geen reden tot paniek!

Waar hebben ze dat voor nodig?

Een factuur heeft verschillende doelen. Het is niet alleen de katalysator die je betaald krijgt, hoewel ik durf te zeggen dat dat de nummer 1 is, toch?

Maar die factuur is om andere redenen vaak nodig voor de koper. Ze hebben dat record nodig. Ze moeten bewijzen dat ze je hebben betaald, vaak zodat ze je betaling kunnen afschrijven . In mijn jaren van schrijven had ik maar één klant, een tijdschrift, dat geen factuur nodig had. Ik weet niet zeker waarom of hoe ze dat hebben gedaan.

Soorten facturen / software

In het oorspronkelijke artikel dat ik schreef over facturen, zei ik dat ik gewoon bij een Word-document blijf. Als ik tijd heb, zal ik dit in PDF veranderen, maar dat gebeurt niet altijd. Een andere veel voorkomende praktijk die ik heb gezien, is een Excel-spreadsheet gebruiken om de factuur te genereren. Maar een belangrijke overweging die ik toen niet noemde, is de overvloed aan boekhoudsoftware die er is. Vanwege betaalbare, op kleine bedrijven gerichte opties zoals Freshbooks of Quickbooks , hoeft u zelf hoe dan ook zelf nooit een factuur te genereren. Ik heb geweldige dingen over deze toepassingen gehoord, maar moet ze nog controleren.

Gedachten? Laat de gedachten in mijn blog achter over het onderwerp.

Wat op te nemen

Sinds dat oorspronkelijke artikel heb ik enkele van de belangrijkste delen van een factuur voor schrijven verduidelijkt. Het is, natuurlijk, met vallen en opstaan.

• Uw naam en postadres moeten helemaal bovenaan staan, zodat u heel snel bij het inchecken kunt komen, zodat u niet per e-mail een week per e-mail aan het vragen bent.

• Voeg een logo toe voor merkdoeleinden (als u dat heeft).
• Datum de verdomde factuur! Sommige bedrijven en uitgevers hebben een verplichte wachttijd op uw factuur - 30 dagen, zelfs 60 dagen- en u wilt de juiste datum daar. Nogmaals, dit gaat allemaal over het voorkomen van een vertraging in de betaling.
• Als je meerdere projecten voor deze klant doet, noem ze dan! Gebruik enkele fraseringen die dit project aanduiden van het ene ervoor of het volgende. Het zal de mix-ups beperken en (je raadt het al) je op tijd betaald krijgen.
• Maak betalingsinstructies duidelijk. Als u een papieren cheque wilt, moet dit dan opgemaakt worden voor u of uw bedrijf? Als u een Paypal-betaling wilt, neem dan zeker de relevante informatie op.
• Sommige grotere bedrijven en uitgevers verwijzen alleen naar uw factuur met een factuurnummer. Soms dicteren ze zelfs dat aantal of de conventies van jouw nummer. Zo niet, dan gebruik ik gewoon de datum: Factuur # 112811.
• Het bovenstaande vertegenwoordigt een aantal jaren van facturatiedansen. Lees hier de basisinformatie over wat u op uw factuur voor schrijven moet opnemen.

Tips voor Writer-facturen

Ik heb van sommige klanten gehoord dat ze niet noodzakelijk de lange specificatie nodig hebben die ik in vorige facturen heb opgenomen. Tegelijkertijd ben ik klanten tegengekomen die me vroegen mijn factuur op te splitsen in zeer specifieke delen.

Als het gaat om het genereren van facturen, is het belangrijk om te onthouden dat u hier geen geld voor verdient. Houd het dus simpel en snel. Ik vind dit idee leuk van donderdag Bram bij Women on Writing. Ze zegt dat ze facturen in sets maakt, op een dag van de week. U kunt ook een sjabloon maken, opslaan en opnieuw gebruiken.

Hier zijn een paar tips:

1. Blijf bij wat je weet. Ik ken niet veel schrijvers die Microsoft Word en / of Publisher niet in hun slaap kunnen gebruiken, dus overweeg het gebruik van een van de sjablonen die bij deze softwaresystemen zijn geleverd om uw factuur te maken.

2. Merk het. U wilt dat deze werkgever u in de toekomst onthoudt als er andere schrijfposities beschikbaar zijn. Als u een logo, of zelfs een bepaald lettertype, offerte of opmaak hebt die uniek is voor uw specifieke service, overweeg deze dan op uw factuur te gebruiken. U moet op zijn minst uw naam, adres en andere identificerende informatie opnemen in de kop van uw factuur.

1. Geef de details op. In de hoofdtekst van de factuur moet de door u geleverde service worden vermeld. Als u de service via een uurtarief hebt voltooid, moet u de gewerkte uren vermelden. Als u een per-pagina of per woordproject hebt voltooid, geeft u die gegevens ook op. U wilt precies aangeven wat u hebt gedaan, hoe en voor hoe lang.

2. Trek het uit. Neem een ​​kolom per charge op waarin uw tarief (dat wil zeggen, cent per woord of dollar per uur) wordt vermeld en teken deze vervolgens uit naar de kolom 'Totale kosten'. Dit helpt niet alleen wiskundige fouten of typfouten te voorkomen, maar het biedt de klant ook een eenvoudige manier om de kosten van het huren van je te schatten voor toekomstige werkzaamheden!

3. Vet het totaal. Maak het grote geheel eenvoudig voor de boekhoudafdeling om te vinden; misschien word je al veel sneller betaald!

4. Citeer uw voorwaarden. Hopelijk zullen deze geen verrassing zijn voor uw klant, aangezien voorwaarden over het algemeen van tevoren worden besproken. Wat je ook hebt afgesproken, herinner je werkgever eraan door een één-twee-zin-blurb toe te voegen onder het totale verschuldigde bedrag. Voorbeeld: totaal verschuldigd netto 10 dagen.

5. Nagelezen. En proef dan opnieuw! Dit is niet het moment om uit te delen en een mogelijk toekomstig account te verliezen. Zorg ervoor dat uw factuur zo perfect en foutloos is als uw project voordat u het inlevert.

6. Betaald worden. Vier je succes!