Hoewel veel ondernemers hun Excel-spreadsheetgebruik kunnen beperken tot hun boekhoudsystemen, omdat ze het programma beter geschikt achten voor het traceren, boeken en vastleggen van transacties, kan Excel net zo handig zijn voor boekhoudkundige bewerkingen. Met een goed begrip van de juiste formules en basisverwerkingsmethoden, zal zelfs de meest math-fobische bedrijfseigenaar Excel-spreadsheets gemakkelijk vinden om te navigeren.
Wat Excel Spreadsheets te bieden hebben
Excel is een Microsoft Office-programma dat is ontworpen om te helpen bij het berekenen, tabel-, grafiek- en vergelijkingsgegevens voor huidige en toekomstige referentie. En net als de meeste andere Microsoft-programma's zijn de functies robuust en kunnen ze met zo weinig of zo veel complexiteit worden gebruikt als u wilt.
Naast eenvoudige boekhouding, kunnen de boekhoudfuncties in Excel u helpen bepalen waar uw bedrijf financieel staat, gedetailleerde rapporten genereren, lijsten met verkopers, werknemers en klanten bijhouden en uw records elk jaar voorbereiden op het belastingseizoen.
Hier zijn enkele voorbeelden van het gebruik van Excel-spreadsheets voor eenvoudige boekhoudingen voor kleine bedrijven.
Hoe Excel te gebruiken om benodigdheden, aankopen en uitgaven te volgen
Het invoeren van gegevens in Excel om een overzicht te houden van uw inkoopaankopen, verkopen en uitgaven is relatief eenvoudig. Start bij het openen van Microsoft Excel een nieuw werkblad en begin met het toewijzen van labels aan de kolommen die de datums en numerieke waarden bevatten voor elke bestelling van benodigdheden, elke verkoop en elke uitgave.
Nadat uw kolommen zijn gelabeld, voert u de voorraadaankoop-, verkoop- of onkostenniveaus in elke kolom in de juiste rij in met de juiste datum.
Als u dit eenvoudige proces in actie wilt zien, volgt hier een videozelfstudie die u door de stappen leidt: Hoe Microsoft Excel te gebruiken voor Small Business Accounting.
Basisformules en snelkoppelingen gebruiken in Excel
In de vorige zelfstudie hebt u misschien gemerkt dat de docent sum-formules in Excel heeft gemaakt om de winst te berekenen op basis van inkoopaankopen, verkoop- en onkostengegevens. Formules helpen professionals in accounting en ondernemers om efficiënter met de functies van Excel te navigeren.
Dus voordat je in meer gedetailleerde uitleg van elementaire kleine bedrijfsboekhoudingen gaat duiken met de gegevens die je hebt ingevoerd in je Excel-werkblad, kan het nuttig zijn om meer te weten te komen over de tips, trucs en formules die je naar voren kunt schuiven.
Hier is een handige video-tutorial met enkele van de meest actuele en nuttige formules in Excel: Top 25 Excel 2016 Tips en Tricks.
Hoe Excel te gebruiken om een winst- en verliesrekening te maken
De meeste ondernemers geven er de voorkeur aan dat de informatie met betrekking tot de winst of het verlies van hun bedrijf gescheiden is van andere gegevens. Hierdoor kunnen ze hun inkomsten tijdens verschillende perioden van het jaar bekijken, vergelijken, specifieke wijzigingen in hun projecten of werklast, of voor een aantal voorwaarden die van invloed kunnen zijn op de financiële gezondheid van een bedrijf.
De beste manier om deze informatie afzonderlijk te bekijken, is in een winst- en verliesrekening (winst- en verliesrekening) of winst-en-verliesrekening.
Gelukkig beschikt Excel over kant-en-klare sjablonen waarmee u een winst- en verliesrekening kunt maken, invullen en onderhouden terwijl u uw bedrijf bestuurt. Maar het is het beste om te leren hoe P & L-verklaringen handmatig werken, ongeacht of u ervoor kiest om de sjablonen in het programma te gebruiken.
Om te zien hoe u een eenvoudige winst- en verliesrekening in Excel kunt bouwen zonder de hulp van een sjabloon, volgt hier een video-zelfstudie die illustreert hoe aan de slag te gaan: Managementaccounts maken met behulp van Excel: Winst- en verliesrekening.
Hoe Excel te gebruiken om rapporten en sheets te genereren
Onkostendeclaraties, verkooprapporten, balansen, grootboek, noem maar op. Als er iets is wat boekhouders en accountants leuk vinden om hun rapporten te maken.
Gelukkig heeft Microsoft Office het genereren van rapporten eenvoudiger gemaakt met elke nieuwe Excel-software-update.
Als eigenaar van een bedrijf is het maken van rapporten niet iets dat u eenvoudigweg voorbereidt voor uw investeerders, zakenpartners of een bankleningsmedewerker. Met rapporten kunt u een algemeen overzicht of een specifiek detail over de financiële gezondheid van uw bedrijf vastleggen zonder een grote hoeveelheid gegevens om de conclusie toe te lichten. Als zodanig zijn ze enorm nuttig voor u als ondernemer om te allen tijde de status van uw bedrijf in één oogopslag in te schatten.
Om te leren hoe eenvoudige samenvattingsrapporten te genereren, hier is een videohandleiding met instructies voor het maken van een verkooprapport in Excel: Een verkooprapport maken in Excel: basisniveau.
Onkostendeclaraties vereisen een aantal verschillende stappen. Om te beginnen, hier is een video-tutorial waarin wordt uitgelegd hoe een onkostendeclaratie of -blad moet worden gemaakt: Microsoft Excel: een eenvoudige onkostendeclaratie maken.
Als u meer visuele afbeeldingen aan uw rapporten wilt toevoegen zodat lezers de informatie beter kunnen begrijpen, vindt u hier een videozelfstudie over het maken van draaitabellen, staafdiagrammen en dashboards: Inleiding tot draaitabellen, diagrammen en dashboards in Excel .
En wat zou een boekhoudsysteem voor kleine bedrijven zijn zonder een grootboek? Hier is een uitgebreide video-tutorial over het maken van een grootboek voor uw bedrijf: maak een grootboek aan met Excel.
Uw Microsoft Excel Know-How uitbreiden
Als Microsoft Excel een programma is dat u zelden hebt gebruikt voordat u een bedrijf had, kan dit ondanks de gestroomlijnde installatie intimiderend lijken. Er zijn echter professionals die dagelijks met Excel werken en nog steeds niet zeker zijn van alle meest geavanceerde functies van het programma. Het is deze veelzijdigheid en uitgebreide toegankelijkheid die het geschikt maken als een hulpmiddel voor kleine bedrijfsadministratie.
Een manier om ervoor te zorgen dat uw ondernemersdromen kunnen floreren en uit te breiden naar het volgende niveau is om een actieve rol te spelen in de boekhoudprocedures van uw bedrijf. Beginnend met zijn meest eenvoudige functies, kunnen eigenaren van kleine bedrijven leren hoe ze hun financiële administratie kunnen beheren en hun Excel-vaardigheden kunnen laten groeien in combinatie met de fiscale gezondheid van hun bedrijven.
Naast de video-tutorials die hierboven zijn opgenomen, beschikt Microsoft ook over een eigen Excel-trainingsbibliotheek waarmee u uw Excel-vaardigheden kunt verfijnen, zodat u de tool nog verder kunt gebruiken in uw kleine bedrijf.