Hoe dan ook, wanneer dit gebeurt, moet u uw oorspronkelijke transactie wijzigen nadat deze is geregistreerd en u kunt dit eenvoudig doen in de boekhoudsoftware van QuickBooks door een journaalboeking in te voeren.
U kunt journaalboekingen invoeren in QuickBooks om transacties aan te passen of te corrigeren en posten te boeken die niet op andere manieren kunnen worden uitgevoerd, zoals aanpassingen aan winst of verlies.
Het journaalboekingsproces is redelijk eenvoudig, maar u kunt alleen een journaalboeking maken voor één klant of leverancier tegelijk. Als u op deze manier meerdere klant- of leveranciersaldi wilt corrigeren, moet u afzonderlijke items boeken. Op dit moment heeft QuickBooks geen bulkinvoeroptie uitgebracht, hoewel QuickBooks 2017 wel een aantal tijdbesparende opties voor gegevensinvoer introduceert.
Wat is een journaalboeking?
Een algemene journaalboeking is een boekhoudkundige transactie die rechtstreeks in het grootboek wordt ingevoerd of geboekt. Het grootboek van een bedrijf fungeert als de hoofdgroep van rekeningen die wordt gebruikt voor het vastleggen van balans- en winst- en verliesrekeningtransacties.
U hebt bijvoorbeeld mogelijk per maand de maandelijkse energierekening van $ 100 op de verzekeringsrekening van uw bedrijf ingevoerd. U kunt een bijstellingsjournaalboeking boeken om de kostenrekening voor verzekeringen te verminderen of te crediteren met $ 100 en te verhogen, of de kostenrekening van het hulpprogramma met $ 100 te debiteren om uw fout te corrigeren.
Al uw rekeningen zouden dan in de juiste volgorde staan en u zou niet het door uw leverancier verschuldigde bedrag hoeven te wijzigen omdat dat deel van de transactie correct is geregistreerd.
Journaalboekingen voor activiteiten aan het einde van het jaar
Uw gecertificeerde openbare accountant of boekhouder wil misschien journaalposten maken om activiteiten aan het einde van het jaar af te ronden, zoals het boeken van belastingaanpassingen in uw boeken, het boeken van afschrijvingskosten of het herclassificeren van inkomsten en uitgaven.
Uw accountant kan u specifieke informatie verstrekken als u de journaalposten zelf aan het eind van het jaar wilt posten, samen met verklaringen waarom de gegevens nodig waren voor uw specifieke situatie.
Algemene journaalboekingen maken in QuickBooks
U kunt algemene journaalboekingen invoeren in QuickBooks door deze stapsgewijze instructies te volgen:
- Ga naar Bedrijf > Algemene journaalboekingen maken in het menu boven aan het scherm.
- Wijzig het veld Datum , indien nodig, in het venster Algemene journaalboekingen maken. QuickBooks wordt standaard ingesteld op de huidige datum, dus als u een item voor een vorige maand of jaar wilt posten, moet u dit wijzigen zodat uw invoer in de juiste financiële tijdsperiode wordt geregistreerd.
- Voer een nummer in voor uw journaalboeking in het veld Invoer nr. QuickBooks nummert opeenvolgende journaalboekingen achtereenvolgens automatisch.
- Voer het grootboekrekeningnummer in in de kolom Account. U kunt ook het eerste account selecteren in een vervolgkeuzemenu in de kolom Account.
- Voer het debet- of creditbedrag in voor het account dat u hebt geselecteerd in de kolommen Debet of Credit. De afschrijvingen en tegoeden moeten gelijk zijn om het item in balans te brengen en QuickBooks toe te staan het bericht te plaatsen.
- Voer een beschrijvende notitie in de Memokolom in. Het wordt weergegeven in rapporten met deze journaalboeking. Deze stap is optioneel, maar wordt aanbevolen, zodat u later kunt onthouden waarom de invoer is gemaakt.
- Herhaal stap 4 tot en met 6 totdat de vermeldingen elkaar volledig compenseren en de transactie een nul-balans bereikt. Uw totaal in de kolom Debet moet gelijk zijn aan het totaal in de kolom Krediet, en de journaalboeking is dan correct uitgebalanceerd.
- Klik op Opslaan en sluiten om de journaalboeking op te slaan en het venster te sluiten, of klik op Opslaan & Nieuw om de journaalboeking op te slaan en een nieuw venster te openen.
U kunt de meeste algemene journaalboekingen in QuickBooks maken met behulp van deze stappen, maar als u journaalboekingen wilt maken die van invloed zijn op de crediteuren van een bepaalde klant of de crediteuren van een leverancier, moet u de klant of leverancier op de eerste regel van de binnenkomst.