Ontwikkel een plan voor onderhoudsproblemen
U moet eerst uw basisplan voor het behandelen van onderhoudsaanvragen opstellen. Bepaal hoe verzoeken worden ingediend en wie op het verzoek reageert. * Als u hebt besloten om een vastgoedbeheermaatschappij in te huren om deze verzoeken te behandelen, dan is het uw taak om het beheermaatschappij te controleren om ervoor te zorgen dat zij alle aanvragen snel en vakkundig behandelen.
Ontvang het verzoek van de huurder
Als u onderhoudsproblemen niet hebt uitbesteed aan een property manager , dan is de volgende stap om het verzoek van de huurder te ontvangen op basis van uw voorkeursmethode. Dit kan per telefoon, e-mail, tekst of zelfs schriftelijke kennisgeving zijn als u dat wilt. Deze verzoeken moeten tijdens normale kantooruren worden behandeld, tenzij het om noodgevallen gaat.
Bepaal de ernst van het onderhoudsprobleem
Stel een lijst met veelvoorkomende problemen samen en voeg een urgentieniveau eraan toe: Hoog, Matig of Laag.
- Hoge urgentie - Klachten moeten worden opgelost of op zijn minst op dezelfde dag of hetzelfde uur worden bekeken indien nodig.
- Matige urgentie - Klachten moeten binnen 48 uur worden opgelost.
- Lage urgentie - Klachten moeten binnen een week worden opgelost.
Voorbeelden van verzoeken met hoge urgentie: onmiddellijk
- Structurele problemen
- Gebrek aan warmte in de winter
- Gebrek aan warm water
- (De meeste) Lekken in het eigendom
- Verstopt toilet
- Geur van gas
- Licht werkt niet in gemeenschappelijke ruimtes en gangen
- Veiligheidsproblemen, zoals deuren of ramen die vergrendelingen niet vergrendelen
- Loopplanken, trappen en opritten die direct na een sneeuwstorm moeten worden geschept en gezouten
Voorbeelden van gematigde urgentieverzoeken: op een tijdige manier
- Apparaten werken niet- Als het uw verantwoordelijkheid is om deze aan uw huurders te leveren.
- Verstopte of trage douche of gootsteenafvoer
- Interieurverlichting stopt met werken- Niet alleen de lamp brandt uit. De daadwerkelijke lamp werkt niet.
- Air Conditioning werkt niet in de zomer
- Groot gat in de muur
Voorbeelden van verzoeken met lage urgentie: tijd is niet van de essentie
- Cracked Tile
- Grout komt eraan
- Beschadigde vloeren die geen loopgevaar creëren - Scheuren in tapijt / beits op tapijt / hardhouten vloer die gerepareerd / zadel nodig hebben
- Lopend toilet
- Klein lek of druppel in de kraan
- Kastdeuren uit hun scharnieren
- Interieur appartement Deuren uit hun scharnieren / Deur sluit niet goed
- Een concept
- Klein gaatje in de muur
- Vormen of knippen Noodzakelijk voor reparatie
Reparaties waarvoor u niet verantwoordelijk bent:
- Batterijen in de rookmelder van de huurder vervangen
- Vuilnis verwijderen uit de eenheid van de huurder
- Schade veroorzaakt door de huurder of de gasten van de huurder - U kunt deze schade herstellen, maar u kunt de huurder een redelijke vergoeding vragen, zoals de kosten van het materiaal of de kosten van het inhuren van een aannemer om dit te doen.
Bepaal het vereiste vaardigheidsniveau voor onderhoudsproblemen
U moet nu het niveau van bekwaamheid bepalen dat nodig is om de reparatie te voltooien. Is het iets waar je je comfortabel bij voelt of moet je een professional inhuren? Bel indien nodig de juiste persoon om hun beschikbaarheid te bepalen.
Verzamel materialen
Als u de reparatie zelf uitvoert, verzamelt u de juiste materialen om de reparatie te voltooien.
Huurder op de hoogte brengen
Als de reparatie binnen in de unit van de huurder plaatsvindt , bel dan de huurder om te bepalen wanneer je binnen in de unit toestemming krijgt om de reparatie uit te voeren. Vraag of de huurder er wil zijn voor de reparatie of dat hij zich op zijn gemak voelt, zodat u in de unit kunt wanneer deze niet aanwezig is.
Als de reparatie zich in een gemeenschappelijke ruimte van het gebouw bevindt , kunt u uw oordeel gebaseerd op de urgentie van de reparatie gebruiken om te bepalen wanneer u het wilt repareren.
Als de reparatie water, gas, elektriciteit of iets dergelijks vereist, moet u alle huurders in het gebouw hiervan op de hoogte stellen voordat u dit doet.
Voltooi Signing van repareren en huurmoordenaar op onderhoudsprobleem
- Als u het werk hebt uitbesteed: zorg ervoor dat de reparateur een gedetailleerde beschrijving geeft van het uitgevoerde werk, de tijd die het in beslag nam en de benodigde onderdelen. Zorg ervoor dat de reparateur deze verklaring ondertekent en dateert. De huurder moet deze verklaring ook ondertekenen en bevestigen dat het werk inderdaad is uitgevoerd en dat het is uitgevoerd binnen de opgegeven tijd.
- Als u het werk zelf hebt voltooid: laat de huurder die het verzoek heeft gedaan op het onderhoudsverzoek aftekenen dat de reparatie is uitgevoerd en naar tevredenheid is uitgevoerd. Zorg ervoor dat ze ook de datum en tijd bevatten.