Een beginnershandleiding voor het instellen van e-mailsjablonen in Gmail

Gebruik de standaardantwoorden van Gmail voor herhaalde e-mails

De kans is groot dat als u regelmatig e-mail gebruikt in uw online bedrijf , u steeds dezelfde of zeer vergelijkbare e-mails stuurt. In sommige gevallen stuurt u bijvoorbeeld een inleidend e-mailbericht naar een prospect, plant u een afspraak of ontmoeting met een prospect of klant, of beantwoordt u veelgestelde vragen steeds weer opnieuw. Dit is niet alleen eentonig, het is ook contraproductief en kost veel kostbare tijd.

Als zakelijke professional weet u maar al te goed dat tijd geld is.

Het goede nieuws is dat als u een Gmail-gebruiker bent, u veel tijd kunt besparen door e-mailsjablonen te gebruiken, ook wel 'standaardantwoorden' genoemd.

Hoe u tijd kunt besparen en uw e-mails kunt personaliseren

In plaats van elke nieuwe e-mail helemaal opnieuw te moeten typen bij het maken van nieuwe e-mails of het reageren op e-mails, kunt u met het standaardantwoordsysteem van Gmail de zakelijke e-mails bewaren die u regelmatig schrijft. Als u in de toekomst een e-mail moet verzenden of op een vraag wilt reageren, laadt u eenvoudig het e-mailsjabloon / standaardantwoord dat u hebt gemaakt en opgeslagen en maakt u zo nodig specifieke aanpassingen. Deze tweaks, of wijzigingen, kunnen net zo eenvoudig zijn als het toevoegen van de naam van een ontvanger of het wijzigen van het antwoord net zo licht. Het is belangrijk om deze optie te hebben om te wijzigen (en u "zou" de tijd moeten besteden om dat te doen) omdat in de huidige competitieve werkwereld op maat gemaakte gepersonaliseerde communicatie de sleutel is.

Veel mensen gebruiken al een vergelijkbare methode door een e-mailsjabloon vanuit een document of tekstbestand naar hun e-mailbericht te kopiëren en te plakken. Wat ze niet weten, is dat dit soort functionaliteit (al) handig is ingebouwd in Gmail.

Hier zijn de stappen die u kunt nemen om ingeblikte reacties van Gmail in uw e-mailworkflow te implementeren.

Stappen 1-10 voor het gebruik van Gmail's standaard reactiesysteem

1. Log in op je Gmail-account.
2. Klik op de link Instellingen in de rechterbovenhoek. Dit is het pictogram dat op een versnelling lijkt.
3. Klik op Instellingen.
4. Klik op het tabblad Labs in de navigatie op het hoogste niveau.
5. Zoek naar de functie met de naam Standaardantwoorden. Als je het dan niet kunt vinden u kunt zoeken naar "standaardantwoorden" in de zoekbalk.
6. Selecteer Inschakelen naast de functie Standaardantwoorden.
7. Klik op Save Changes onderaan de pagina.
8. U kunt nu een "standaardantwoorden" -functie zien wanneer u begint met het samenstellen van een e-mail.
9. Als u een nieuw standaardantwoord wilt maken, begint u met het samenstellen van uw e-mail. Selecteer vervolgens Nieuwe standaardantwoorden met de vervolgkeuzelijst pijl en geef uw nieuwe standaardreactie een naam.
10. Als u een standaardantwoord wilt gebruiken, opent u een nieuw e-mailbericht en selecteert u het standaardantwoord dat u wilt gebruiken in het vervolgkeuzemenu. U kunt vervolgens het standaardantwoord bewerken zoals nodig

Benodigde tijd: 5 minuten

Moeilijkheidsgraad: eenvoudig