Tips voor het samenstellen van een winnend voorstel tijdens het RFP-proces
Het beantwoorden van een Request for Proposal (RFP) vereist effectief precisie, kennis en expertise van het onderwerp, terwijl het de eigenaar overtuigt van de deugden en eigenschappen die u in het best passende bedrijf voor de gerelateerde taak converteren. Verzoeken om voorstellen worden meestal geëvalueerd door een groep directeuren of comités met dergelijke expertise die snel de referenties kunnen detecteren van de bedrijven die antwoorden of concurreren voor het specifieke project. Het beantwoorden van de Request for Proposal (RFP) vereist vaardigheden en wij willen dat u de klus klopt. Daarom bieden wij deze eenvoudige hints die u in staat stellen om de RFP op een effectieve manier te beantwoorden.
01 - Begrijpt u welke services nodig zijn?
02 - Wat is het probleem opgelost?
Als een offerteaanvraag wordt uitgegeven, doet zich een probleem voor. Je moet de methode evalueren die je gaat gebruiken om het probleem op te lossen of te confronteren. Presenteer de vaardigheden, hulpmiddelen en methodologieën die beschikbaar zijn om het probleem op te lossen. Stel een plan samen dat uitlegt hoe u het klantdoel zult bereiken en maak dat een prioriteit bij het beantwoorden van de RFP.
03 - Vestig en bevestig de prioriteiten van de klant
De meeste bureaus die een Request for Proposal uitschrijven, hebben specifieke vereisten waaraan moet worden voldaan, te beginnen bij de belangrijkste factor. Evalueer jezelf en bepaal hoeveel gewicht je aan die specifieke factor geeft in je reactie. Presenteer een duidelijke en beknopte manier om met die belangrijke factor om te gaan.
04 - Projectbereik
Als u de reikwijdte van het project begrijpt, kunt u het beste team, de benodigde middelen en het benodigde tijdschema voor het probleem voorbereiden. De scope moet door de klant worden gedefinieerd en moet in de RFP worden behandeld met middelen, logistiek, ideeën en eerdere ervaringen over hoe uw bedrijf hiermee omgaat.
05 - Verwachtingen van klanten
Wees echt. Maak geen idealistische scenario's met onwaarschijnlijke oplossingen en methodologieën, bereid echte oplossingen voor, echte teamleden en beantwoord met specifieke oplossingen en presenteer, indien beschikbaar, actuele problemen die worden opgelost. Een planning moet deel uitmaken van uw RFP-antwoord en moet verwachtingen bevatten over wanneer te starten, wat te doen wanneer is ingesteld om te worden voltooid en zelfs hoe u indien nodig tijdelijke oplossingen kunt presenteren.
06 - Twee is beter dan één
Probeer alternatieve manieren te presenteren om het probleem op te lossen. Door meerdere keuzemogelijkheden te kiezen, kan de klant denken dat je een geweldige ervaring hebt en dat je kunt omgaan met onverwachte omstandigheden die voortvloeien uit het huidige probleem. Maak een lijst van uw opties, tenzij anders aangegeven, zodat de klant in uw RFP meerdere keuzes kan beantwoorden om uit te kiezen.
07 - Human Resources - Geleerde lessen
Presenteer specifieke voorbeelden van ervaringen uit het verleden ; identificeer vergelijkbare oplossingen en soortgelijke problemen waaraan u hebt gewerkt. Het zal het vertrouwen in jou vergroten en je in een van de finalisten bekeren. Als je je groep bij elkaar houdt, bedenk dan dat we het hebben over het team dat aan het project zal deelnemen en laat hen uitleggen hoe ze gemeenschappelijke problemen zullen oplossen.
08 - Je bent niet de enige
Naast het antwoord aan de klant, moet je ook je rivaal tegengaan . Denk niet dat jij de enige bent die het voorstel beantwoordt. Presenteer echte ideeën over het voordeel van het selecteren van u tegen de andere bedrijven. Markeer uw sterke punten en probeer uw zwakte te minimaliseren. Vermijd in elk geval om over je concurrenten te praten, onthoud dat alles over jou gaat.
09 - Toegevoegde waarde
Aan de klant bredere alternatieven presenteren die een aanvulling vormen op de specifieke vraag voor een voorstel. Stel andere dingen en acties voor die extra besparingen opleveren voor de klant. Maak een lijst van de technische alternatieven voor waarde die u kunt gebruiken of hoe u geld kunt besparen aan uw klanten, maar nog steeds het probleem oplost dat in de RFP wordt vermeld.
10 - Team
Neem sleutelpersonen op die ervaring hebben met soortgelijke projecten . Gebruik teamleden met buitenschoolse activiteiten, training en andere leerervaringen. Presenteer een organigram over de resources, de hoeveelheid tijd die aan het project is besteed, wanneer ze zullen deelnemen en wanneer de resources uit het project worden teruggetrokken.
11 - Tijdschema
Huidige tijdschema en specifieke schema's van hoe het probleem zal worden opgelost of hoe het implementatieproces zal duren. Een P6- of MS-projectplanning zal aantonen dat u het project begrijpt, en of de bron ervan is geladen, nog beter.
12 - Geef referenties
Identificeer vergelijkbare agentschappen met soortgelijke problemen waar u aan hebt gewerkt en met wat voor soort oplossingen en problemen u heeft gewerkt. Geef een overzicht van contactpersonen, projectomvang, planningen, kosten en problemen die zich voordoen bij soortgelijke problemen met andere klanten.