Party Planning Vendors Elk evenement dat Pro moet kennen

by Rob Hard

De beste evenementplanners blijven actueel met trendy evenementenlocaties in hun omgeving, van hotels tot resorts en restaurants . Het belangrijkste is dat ze goede, zelfs vriendelijke werkrelaties aangaan met het verkoop- en cateringmanagement op die locaties, omdat beide een evenement helpen maken of breken. Die relaties zullen ook waardevol blijken te zijn voor toekomstige evenementen en zullen hopelijk uw taak voor het leveren van een uitstekend evenement gemakkelijker maken.

In dezelfde geest moet elke evenementplanner (onafhankelijk of ingehuurd als een vergaderplanner bij een organisatie) een persoonlijk bedrijfsnetwerk hebben met leveranciers van vertrouwde evenementen en leveranciers die kunnen worden ingehuurd voor verschillende evenementen.

Niet alleen zal dat netwerk bezuinigen op tijd besteed aan het zoeken naar die contractanten, maar de evenementplanner zal geleerd hebben hoe met die bedrijven en individuen te werken om de beste service voor hun klant te krijgen. Uiteindelijk is netwerken ongelooflijk belangrijk in de branche van vergaderingen en evenementen.

Als het om doorverwijzingen gaat, kan uw netwerk (of het ontbreken daarvan) het verschil betekenen tussen een baan plaatsen en kijken naar de concurrentie. Hier zijn de verkopers van evenementendiensten, leveranciers en aannemers die elke grote evenementenplanner op hun netwerk zou moeten hebben.

01 - Destination Management Company (DMC)

Een DMC ( destination management company ) kan aan de oppervlakte verschijnen als concurrent van een lokale evenementenplanner, gezien de focus op het onderhouden van relaties met alle lokale locaties en hospitality-services, maar in werkelijkheid kunnen ze uitstekende partners zijn voor evenementplanners.

Bij het plannen van evenementen buiten de stad of buiten uw expertisegebied, kan een goede DMC uw beste vriend en bondgenoot worden. Hun relaties en uitgebreide lokale kennis omvatten vaak alle aspecten van de evenementenplanning. DMC's worden meestal ingehuurd om alle offsite- en avondactiviteiten te plannen en uit te voeren.

02 - Communicatieadviseur

Een enorme hoeveelheid informatie moet worden gecommuniceerd naar klanten en gasten, maar veel evenementplanners hebben niet de unieke expertise om alle communicatiematerialen te produceren, zoals uitnodigingen, agenda's, conferentiemateriaal, etc.

Een communicatieadviseur helpt bij het maken van sjabloonmaterialen die de juiste etiquette en indelingen voor elk type communicatietool volgen.

Door samen te werken met schrijvers en grafisch ontwerpers (of deze verantwoordelijkheden rechtstreeks uit te voeren), zorgt deze persoon ervoor dat de materialen het thema van het evenement, berichten en standaarden van klantenmerken bevatten. Ze kunnen zelfs helpen bij het daadwerkelijk produceren en afdrukken van deze materialen.

03 - Briefpapierontwerper

Hoe intiemer een evenement, hoe flexibeler de stijl van papiermaterialen die kan worden gebruikt. Plaatselijke of online papierwinkels hebben ongelooflijke opties en de meeste kranten kunnen tegenwoordig worden bedrukt met een inkjetprinter die wat kostenbesparingen kan opleveren.

Probeer te werken met de winkeleigenaar. Hij of zij moet honderden stijlen rechtstreeks in de winkel inventariseren (en de mogelijkheid hebben om aangepaste materialen te bestellen wanneer dat nodig is). Een ontwerper van een briefpapier zal suggesties doen en helpen met woordenschat en uw materialen ook afdrukken.

Stationaire tip: zorg er naast klassieker of traditioneel briefpapier en uitnodigingen voor dat de inventaris ook andere, meer unieke opties bevat.

04 - Distributor voor promotionele producten

Een van de regels van een evenement is om een gast nooit met lege handen naar huis te laten gaan. Ongeacht of u een klantbijeenkomst, seminar, congres, beurs, incentivereis of iets dergelijks plant, één ding blijft gewoon: uw gasten moeten een relevant cadeau ontvangen en mee naar huis nemen.

Uw contact met uw promotionele producten moet u toegang geven tot naambadges, notitieblokken, pennen, potloden, kleding, onderscheidingen en elk ander item dat u of uw klant mogelijk wilt geven aan degenen die uw programma bijwonen.

Cadeautip: het is altijd het beste om geschenken te kiezen die de afbeelding / het merk van de hostingorganisatie weerspiegelen. Indien van toepassing, wilt u misschien zelfs de mogelijkheid hebben om bepaalde items te brandmerken met het bedrijfs- of associatie-logo.

05 - Fotograaf

Dit is een budgetitem dat veel klanten graag vermijden, maar een geweldige fotograaf zal de essentie van een evenement of programma's van meerdere dagen vastleggen en gasten een aandenken bieden. Het hebben van een paar fantastische fotografen in je netwerk kan vooral van onschatbare waarde zijn wanneer je wordt ingehuurd om een persoonlijker evenement als een bruiloft te plannen.

Uw fotograaf moet ook een netwerk van bronnen onderhouden, zoals videoproductie, A / V-technici en andere fotografen. De fotograaf die technische expertise met marketingkennis belichaamt, is degene die u in uw netwerk wilt hebben. Hij of zij begrijpt de zakelijke en artistieke redenen voor elke gebeurtenis.

06 - Privé-cateraar

Niet elk evenement vindt plaats in een hotel of restaurant waar cateringdiensten automatisch worden aangeboden. Interne vergaderingen en evenementen zijn vaak gepland bij de organisaties zelf, en catering wordt besteld en geleverd. Sommige van de meest unieke evenementenlocaties, zoals kunstgalerijen, historische gebouwen of zelfs prachtige parken, vereisen ook privécatering.

Een cateraar kan zijn of haar eigen restaurant, banketfaciliteit of winkel hebben. Naast het aanbieden van een reeks menu-items die een beroep doen op algemene of etnische eetgelegenheden, moet hij of zij ongelooflijke opties bieden voor ontbijt, lunch, pauzes en / of diner.

07 - Eigenaar van de wijnwinkel / Sommelier

Uw cateraar zorgt waarschijnlijk voor de barbehoeften voor uw evenement, maar een evenementenplanner heeft zijn eigen redenen om een wijnkenner op te nemen in zijn netwerk.

Een goede eigenaar van een wijnwinkel kan inventaris (voor consumptie of waardering geschenken) als een directe bron voor private partijen bieden, maar wat nog belangrijker is, deze sommelier kan helpen bij het opleiden van de planner over wijn.

Wijn Tip: werk voor een extra bonus een directe relatie uit met de eigenaar van de wijnwinkel om de inventaris rechtstreeks naar uw klanten te verzenden en een persoonlijke notitie van u mee te sturen.

08 - Chocolatier

Net als bij een wijnwinkel, kan een geweldige chocolatier een evenementenplanner er echt goed uit laten zien. Iedereen houdt van handgemaakte chocoladeganaches en truffels.

Als je kunt, werk dan met een lokale chocolatier die alle verse ingrediënten gebruikt, maar er zijn veel chocolademakers voor fijnproevers die rechtstreeks naar je evenement worden verzonden. MarieBelle New York maakt prachtig weergegeven chocolaatjes.

Chocoladetips: als je echt zin hebt, kan een goede chocolatier een eigen afbeelding op de chocolaatjes plaatsen of zelfs een chocoladesculptuur of -stuk maken. Het is ook geen slecht idee om uw contactpersoon te vragen uw persoonlijke visitekaartjes in de winkel te bewaren voor gepersonaliseerde verzending naar klanten.

09 - Bloemist

Geweldige bloemstukken zullen kleur, verfijning en geur toevoegen aan een kamer. Veel evenementen bevatten bloemstukken als onderdeel van het decor van het evenement, zoals tafelstukjes.

Een goede bloemist biedt verschillende ideeën die inspelen op het thema, de kleuren en het budget voor uw evenement. Hij of zij zal u ook adviseren welke bloemen het beste bestand zijn tegen de duur en temperatuur van uw evenement (bijv. Buitenevenementen) en het seizoen.

10 - Verhuur leverancier van feestjes

Hoewel de meeste locaties rechtstreeks relaties onderhouden met een partijverhuurbedrijf, is het nuttig voor evenementplanners om hun eigen relatie te hebben met een betrouwbare leverancier van feestverhuur.

Een geweldig evenement kan een onbeperkt aantal items omvatten voor decoraties, beddengoed, vloeren, verlichting, audio / visuele apparatuur, serviezen, glaswerk, rekwisieten, tenten, enz. Een goed verhuurbedrijf voor feesten biedt dit alles en meer. Uw leverancier van feestverhuurbedrijven kan ook een uitstekende hulpbron zijn om te helpen brainstormen over de beste manieren om het thema van uw evenement te ondersteunen.

11 - Convention and Visitors Bureau (CVB)

Een congres- en bezoekersbureau (CVB) zal waardevolle informatie verschaffen over de bestemming van het evenement, zijn diensten en faciliteiten. Een CVB bespaart tijd en energie voor elke vergaderingplanner wanneer hij lokale diensten moet onderzoeken. Sommige CVB's bieden zelfs online tools voor planners om informatie op te vragen van deelnemende hotels en andere diensten en locaties.

De CVB is verantwoordelijk voor het promoten van de lokale bestemming en kan over het algemeen informatie verstrekken over de geschiedenis en unieke kenmerken van een bestemming. Evenementenplanners moeten contact opnemen met de CVB en haar personeel als één hulpbron voor gedetailleerde informatie over lokale reizen en toerisme.