Stappen om het perfecte evenement te vinden
Ervan uitgaande dat u al hebt bepaald welk type evenement u plant en wat het doel ervan is, moet u rekening houden met vele andere factoren wanneer u begint met het selecteren van de locatie zelf.
De volgende roadmap helpt u stapsgewijs bij het kiezen van de perfecte evenementruimte.
Identificeer je doelpubliek en ken je gastenlijst
Wanneer een evenement gepland wordt, is een van de belangrijkste stukjes informatie die u moet weten wie uw gasten zullen zijn en hoeveel u verwacht te ontvangen. Hoewel het type evenement de locatiekeuze zeker zal informeren, is een van de grootste beperkende factoren voor een evenementruimte de capaciteit. Zorg ervoor dat u op zijn minst een juiste schatting weet (het kan een bereik zijn) van het aantal gasten, omdat dit uw locatie-opties onmiddellijk zal beperken. Je moet ook rekening houden met je publiek. Zorg ervoor dat de locatie niet alleen het evenement weerspiegelt, maar ook de smaak en verwachtingen van de gasten.
Identificeer Event Data
Controleer je agenda omdat timing invloed heeft op veel beslissingen, waaronder je voorkeurslocatie. Na uw gastenlijst is de datum van uw evenement de volgende beperkende factor.
Afhankelijk van het type evenement dat je plant, zul je merken dat je ofwel flexibel moet zijn met je evenementdatum om de gewenste locatie te krijgen, of dat je flexibel moet zijn met je locatiekeuze om de gewenste datum te krijgen. U moet beginnen met het plannen van de locatie, wetende dat u of de klant flexibel bent.
Hier zijn enkele vragen om te overwegen:
- Wanneer zijn uw gasten waarschijnlijk beschikbaar om deel te nemen op basis van hun schema's?
- Welke locaties hebben geschikte en beschikbare ruimte voor die tijd?
- Wanneer is de beste tijd voor uw managementteam om het evenement te houden?
Bereken uw budget
Met een open budget kan iedereen een geweldig evenement plannen en een oneindige selectie van locatie-keuzes maken. Maar meer dan waarschijnlijk zijn uw financiële middelen beperkt en moet u vanaf het begin weten wat uw financiële beperkingen zijn - zelfs als uw evenementbudget eenvoudig een schatting of bereik van de ballen is. Een evenementenplanner kan altijd een geweldig evenement plannen binnen een redelijk budget.
- Vallen de locaties binnen uw budgetparameters voor ruimte-, technische en cateringuitgaven?
- Heeft u een gunstig tarief bedongen voor diensten en de waarde van uw rol aangetoond?
- Heeft u flexibiliteit in uw budget toegestaan als de uitgaven voor regelitems het plan overschrijden?
Scope Out Verschillende locaties
Zodra de gastenlijstnummers en mogelijke evenementendata versmald zijn, is het belangrijk om de locaties te identificeren waar het evenement kan worden gehouden. Hotels en evenementen- of congrescentra zijn enkele van de meest populaire evenementenruimtes voor zakelijke evenementen en bruiloftsrecepties, maar ze zijn niet de enige opties.
Dit is een tijd om creatief te zijn in je denken. Stel je de volgende situatie voor:
- Op basis van het thema van uw vergadering, welke drie beste locaties komen voor de geest?
- Waar willen uw gasten deze vergadering graag bijwonen?
- Wat is het handigst voor uw gasten?
- Anders dan een hotel, welke onverwachte locaties zouden het RSVP-tarief kunnen verhogen?
Vind het juiste type evenementruimte
De locatie die u kiest, moet een geschikte ruimte hebben voor het soort evenement dat u plant. Heeft jouw evenement een dansvloer nodig? Hebt u een PA-systeem nodig? Hoe zit het met het podium van een spreker of met een projectiescherm? Wat voor soort tafelopstelling heb je nodig? Naast het overwegen van dit soort vragen, zijn hier enkele van de beste planningsvragen om jezelf af te vragen:
- Voldoet het evenemententerrein aan de speciale criteria van uw programma of evenement?
- Kan de locatie geschikt zijn voor uw productie, entertainment, A / V, geluid en andere technische behoeften?
- Weerspiegelt de staat van de faciliteit de hoge normen van uw organisatie?
Overweeg locatieservices en -beperkingen
Naast het vinden van het juiste type evenementruimte, wil je ook kijken naar de soorten andere services die door de locatie worden aangeboden en de waarde ervan voor je evenement bepalen. Sommige locaties hebben ook een voorkeurslijst van leveranciers waaruit u moet werken om leveranciers of leveranciers voor andere services te vinden. Andere locaties hebben beperkingen op het decor of andere aspecten van het evenement zelf. Enkele vragen die u kunt stellen, zijn onder andere:
- Biedt deze locatie goede parkeermogelijkheden of valet?
- Biedt deze locatie beveiliging?
- Biedt deze locatie extra diensten zoals catering, bloemstukken, linnengoed en tafelverhuur, enz.?
- Heeft deze locatie een opstel- en opruimpersoneel?
- Beperkt deze locatie wat andere leveranciers waarmee u werkt?
- Bevat deze locatie voedsel- en drankminima?
Overweeg Venue Reputation
De reputatie van een locatie voor service is van cruciaal belang. Dit is vaak het verschil tussen het houden van een goed evenement en het produceren van een geweldig evenement. De manier waarop een locatie haar faciliteiten, personeel en klanten beheert, zal altijd onthouden worden. Om een idee te krijgen van de reputatiewaarde van een locatie, overweeg dan deze vragen:
- Wat is de ambtstermijn van de conferentiemanager, cateringmanager of chef-kok?
- Zal het management je behandelen als een VIP-klant of gewoon als een van meerdere programma's?
- Hoeveel flexibiliteit is de locatie bereid om aan jou uit te breiden?
- Zijn er getuigenissen of beoordelingen beschikbaar?
- Biedt de locatie foto's van soortgelijke evenementen als de uwe?
Plan een Venue-bezoek
Tenzij logistiek en tijd dit absoluut voorkomen, moet elke evenementplanner een inspectie van de locatie uitvoeren voordat hij een overeenkomst aangaat. Foto's kunnen zeer nuttig zijn, maar er zijn veel aspecten die alleen persoonlijk kunnen worden geëvalueerd. Vraag een rondleiding door de locatie, inclusief alles van de parkeerplaats tot de ingang en de evenementruimte tot de badkamers. Je zult blij zijn dat je dat gedaan hebt!
Neem klantvoorkeuren op
Aan het einde van de dag moeten evenementplanners hun locatieaanbevelingen presenteren aan hun klant (of dat nu een interne klant is zoals bedrijfsleiders of management of een externe klant) en goedkeuringen verkrijgen. De enige vraag die je jezelf moet stellen met betrekking tot de klant tijdens de planningsfase van de locatie, is of de klant mijn aanbeveling (en) goedkeurt? Om die vraag met enig zelfvertrouwen te kunnen beantwoorden, moet u ervoor zorgen dat u vanaf het begin de verwachtingen en voorkeuren van de klant begrijpt.