Leer de basisprincipes van het bouwen van een evenementbudget

Als een evenementenplanner is het belangrijk om binnen het budget van uw klant te blijven. En om dat te doen, hebt u een gedetailleerd evenementbudget nodig waar u en uw klant het over eens zijn. Of u nu nieuw bent bij het plannen van evenementen of een doorgewinterde professional, met het houden van een evenementbudget helpt u georganiseerd te blijven en voorbereid op vragen van klanten - en voorkomt u overschotten. Voor een eenvoudig evenement, zoals een seminar of een diner, kan Excel of andere spreadsheetprogramma's nuttig zijn.

Noem de volgende vier categorieën bovenaan:

• Item
• Geprojecteerde uitgave
• Werkelijke kosten
• Details

Sorteer en volg vervolgens de onkostenposten.

Beheer van een evenementenbudget

1. Houd de huurkosten van de site bij. Terwijl u het evenement zelf plant en terwijl u uw verkoopmanager van de locatie ontmoet, volgt u alle verwachte huurprijzen voor de evenement- en evenementenruimte, het huishouden, de bagageafhandeling en de bijbehorende uitgaven.

2. Schat cateringkosten. Dit omvat alle kosten voor eten en drinken, inclusief tips en fooien - die tot 30% kunnen bedragen.

3. Transportkosten voor documenten. Dit omvat shuttles, touringcars, evenementen en alle gerelateerde uitgaven.

4. Decor-uitgaven toevoegen. De meeste evenementen omvatten uitgaven voor decor, zoals centerpieces, bloemen, tentenverhuur, enz. Dit is waar u die kosten opgeeft.

5. Kosten voor documententertainment en apparatuur. Veel voorkomende uitgaven in deze categorie zijn de A / V-apparatuur, maar het is ook een goede plek om honoraria op te lijsten voor sprekers of als u entertainers inhuurt.

1. Vat afdrukkosten samen. Verschillende kleine artikelkosten worden zelfs gecombineerd om een ​​regelitem met een hogere kosten te maken. Deze omvatten uitnodigingen, naambadges, programmaboekjes, evenementenborden en banners.

2. Regelitem voor geschenken. Een gebruikelijke tip voor een evenement is om nooit een gast met lege handen te laten vertrekken. Dus, welke gift of geschenken u ook geeft, volg de kosten apart voor hen op; je zou versteld staan ​​hoeveel deze dingen kunnen kosten.

1. Identificeer activiteitenuitgaven. Als uw evenement activiteiten omvat zoals golfen, tennis, spa, raften, fietsen of andere activiteiten, wilt u de kosten van deze kosten apart vermelden. Overweeg de totale kosten in uw spreadsheet samen te vatten en een uitsplitsing toe te voegen.

2. Andere kosten boeken. Als een uitgave niet in een van de bovenstaande categorieën valt, kunt u deze hier als divers onkostenitem vermelden.

3. Geef jezelf een categorie voor onvoorziene fondsen. Afhankelijk van de grootte of complexiteit van een evenement, wil je jezelf misschien wel 20% van het evenementbudget geven. Ondanks de beste planning gaan de kosten de geplande plannen overtreffen met uitgaven die u nooit in overweging neemt. Zo voorkom je dat je elke keer het budget overschrijdt.

4. Vat de geprojecteerde uitgaven samen. Terwijl je je evenementprogramma opbouwt, heb je een goede projectie van de totale uitgaven. Dit is de informatie die u met de evenementcliënt deelt om ervoor te zorgen dat ze op de hoogte zijn van het evenementbudget, zodat er later geen verrassingen zijn.

5. Vat de werkelijke uitgaven samen. Dit gebeurt nadat het evenement is afgelopen. Subtotaal de facturen in de bovengenoemde 10 categorieën en documenteer het werkelijke budget. Als het zeer gunstig is, identificeert u de besparingen in het werkelijke budget ten opzichte van het geplande budget, waarmee u aantoont welke waarde u aan de rol heeft gegeven.