Wat als u uzelf als super georganiseerd beschouwt en u al een checklist gebruikt bij het plannen van een evenement, maar situaties bent tegengekomen waarbij u zich (te laat) realiseerde dat u niet tot een aantal belangrijke details behoorde. Waar ging je fout?
Voor elk evenement is een controlelijst voor de planning van evenementen vereist, ontworpen met die specifieke gebeurtenis in het achterhoofd en aangepast aan de individuele evenementspecificaties. Dus elke checklist voor het plannen van evenementen is anders. Er zijn echter vijf items die u moet hebben in uw checklist voor de planning van evenementen, ongeacht of u een klein verjaardagsfeestje of een grote zakelijke functie plant.
Gebeurteniscontracten ondertekenen
Dit klinkt misschien voor de hand liggend, maar zorg ervoor dat u ondertekent - en ondertekende exemplaren ontvangt - alle contracten die u nodig hebt voor uw evenement. Dit omvat evenementencontracten met de klant, locatie, leveranciers, hotel, entertainment, enz. Een stevige handdruk is een leuke manier om zaken te doen, maar niet de manier om het inhuren van leveranciers te verzekeren en niet de manier om te werken aan een klant .
Krijg alles schriftelijk en doe geen werk of besteed geen cent aan het plannen van uw evenement totdat al het papierwerk is ondertekend en afgeleverd. Als je een evenementenplanner bent die een evenementencontract nodig heeft voor je evenementenservices, klik dan hier.
Bevestig de datum en tijd van het evenement
Je zit met de knie in de planningsfase van dit evenement.
Hoe kan iemand de datum mogelijk verkeerd hebben? Leveranciers komen vaak met andere zaken. Klanten kunnen akkoord gaan met een datum en tijd voor het evenement en dan gewoon vergeten om u op de hoogte te stellen van de verandering in plannen. Voordat je begint met het plannen van je evenement, controleer je de datum en de start- en eindtijd en krijg je deze schriftelijk zodat iedereen op dezelfde pagina staat.
Huur extra hulp in
Onderschat niet de waarde van extra hulp op de dag van uw evenement. Er is altijd iets dat moet worden uitgevoerd en de meeste evenementplanners zijn al te druk bezig met het evenement om hun aandacht te besteden aan situaties die zich voordoen. Het inhuren van extra hulp is een belangrijke stap die vaak over het hoofd wordt gezien totdat het misschien te laat is om het beste evenementpersoneel in dienst te nemen voor de klus. Neem geen genoegen met restjes als het gaat om het inhuren van personeel van het evenement. Plaats dit item op uw checklist voor evenementen en beveilig het best opgeleide personeel met de ervaring die u nodig hebt en aansluit op uw evenementbudget.
Loop een site door
Niets is beter dan iets in je geest te zien alsof je het uit eerste hand ervaart. Het doorlopen van de evenementensite met uw klant en leveranciers is een cruciale stap in het proces van de evenementplanning.
Het biedt de mogelijkheid om vragen te stellen, problemen aan te pakken en overeenstemming te bereiken over de inrichting van de ruimte, de inrichting, de registratie en de algemene voortgang van het evenement. Vaak, zelfs als we denken dat we duidelijk communiceren, staat onze visie op iets in schril contrast met wat iemand anders zich voorstelt op basis van onze beschrijving. Maak een wandeling door de fysieke ruimte tijdens de planningsfase, zodat er geen verrassingen zijn op de evenementendag.
Neem herinneringen op voor follow-up
In de ideale wereld zou iemand één keer vertellen voldoende zijn om ervoor te zorgen dat het werk wordt gedaan. Helaas werkt de echte werkende wereld niet op die manier of althans niet in de business van evenementenplanning. Met zoveel details om te beheren en meerdere spelers die betrokken zijn bij verschillende stadia van het evenement, is het gemakkelijk om iets te verliezen.
Dus, wanneer u uw checklist voor evenementenplanning ontwikkelt om u georganiseerd en op schema te houden, neemt u herinneringen op voor bepaalde follow-ups. Als u bijvoorbeeld met de cateraar hebt gesproken over menu-ideeën, neemt u een item op in uw controlelijst voor evenementplanning met de tekst: "Follow-up met de cateraar in het voorgestelde menu" en "Schema proeverij met de cateraar." Bij de planning van evenementen is er geen zoiets als iets te vaak bevestigen.