Niet voldoende tijd laten instellen
Er is altijd een race tegen de tijd wanneer je een evenement opzet , maar je moet een schatting hebben van hoeveel tijd je nodig hebt om alles op orde te krijgen. Niets ziet er slechter uit dan dat er een kamer vol werknemers rondrennen is wanneer de eerste gast arriveert. Het doel zou moeten zijn om alles ten minste 15 minuten voordat de deuren opengaan in te stellen.
Geen walkthrough plannen met clients
Spreadsheets, e-mails en evenementen voor feestevenementen zijn uitstekende hulpmiddelen voor het communiceren van de details van een evenement. Alleen vertrouwen op documenten om een beeld te schetsen van de gelegenheid kan echter leiden tot onoplettendheid. De betere strategie is om, waar mogelijk, de reisroute met je klant ter plaatse te doorlopen. Bespreek elk moment en detail alsof het evenement zich voor je afspeelt.
Vergeten om uw leveranciers te bevestigen
Uw gemiddelde evenementverkoper bedient meerdere klanten in verschillende categorieën.
Kortom, dit betekent dat ze veel te onthouden hebben. U wilt altijd een mondelinge of e-mailbevestiging ontvangen van alle leveranciers, 48 uur vóór de installatietijd. E-mail is meestal beter omdat u uw verwachtingen kunt omschrijven en hen kunt vragen om schriftelijk te antwoorden.
Met uitzicht op concurrerende evenementen
Als je ooit een "luidruchtige buurman" hebt gehad, weet je al hoe afleidend deze situaties kunnen zijn.
Het tegengaan van andere evenementen in uw locatie kan een grote uitdaging zijn, daarom zou u dit scenario van tevoren moeten bespreken met het locatiebeheer en uw klanten. Zoek uit wie dezelfde gemeenschappelijke delen en openbare bronnen met uw partij deelt en identificeer wie de bevoegdheid heeft om lawaaikwesties op te lossen als ze een probleem worden.
Geen noodplan hebben
Wat gebeurt er met je evenement in het geval van slecht weer of zelfs met de sluiting van je locatie? Dit zijn geen gemakkelijke dingen om te plannen, maar ze worden onmogelijk te beheren op de dag van de show. Zet uw onvoorziene strategie ten minste 2 weken van tevoren uit voor een goede maatregel. Zelfs als je van plan bent het evenement te annuleren, heb je nog steeds een georganiseerde methode nodig om contact op te nemen met al je gasten.
Niet genoeg hulp hebben op Event Day
Arbeidskosten zijn altijd een probleem bij het in evenwicht brengen van de budgetten voor evenementen . Dat gezegd hebbende, het tekortschieten van helpende handen kan grotere problemen veroorzaken dan het overschrijden van het budget. Je kunt niet verwachten dat je alles zelf doet als je de evenementenplanner bent. Medewerkers, verkopers en details coördineren is voldoende om je bezig te houden. Wees niet bang om een paar honderd dollar te spenderen om extra werknemers in dienst te nemen, omdat je niet in staat bent om een keer dingen in beweging te krijgen.
Geen paklijst gebruiken
Het beheren van een off-site evenement vereist meestal een uitgebreide lijst met benodigdheden. Natuurlijk heb je meestal enkele weken om al deze benodigdheden op orde te krijgen, maar ze zullen er niets aan doen als ze de locatie nooit bereiken. Een paklijst biedt een onmiddellijke opfrissing van de dingen die u in de auto moet laden. Natuurlijk vind je waarschijnlijk pennen en tape om te lenen op de locatie, maar wat gebeurt er als je je naamplaatjes of je laptop bent vergeten? Maak een paklijst en controleer deze twee keer voordat u vertrekt.
Het goede nieuws is dat fouten bij het plannen van evenementen allemaal gemakkelijk te voorkomen zijn. In feite zou je dit artikel kunnen afdrukken en plaatsen om te herinneren aan wat je niet moet doen. Onthoud dat voorkomen altijd gemakkelijker is dan herstel!