Het is moeilijk om een evenementenbudget te plannen, tenzij u een goed beeld hebt van de uitgaven die u moet maken. Dit lijkt voor de hand te liggen, maar de kosten in verband met het plannen van evenementen kunnen van verschillende plaatsen komen. Net als je denkt dat je al je uitgavencategorieën hebt geïdentificeerd, verschijnt er weer een nieuwe om je terug te sturen naar de tekentafel. Om te voorkomen dat dit bij u gebeurt, heb ik deze schets van de uitgaven voor evenementplanning samengesteld om rekening mee te houden bij het maken van uw budget.
On site-uitgaven
Inbegrepen hier zijn de kosten en vergoedingen die doorgaans in rekening worden gebracht door de locatie van het evenement . Dit is vaak de duurste categorie, maar het is ook het gemakkelijkst om te voorspellen, omdat u van tevoren een formele kostenraming krijgt om te beoordelen. Vergeet daarbij niet om variabele kosten mee te rekenen die veranderen met uw aanwezigheidsgetallen. Catering is daar een goed voorbeeld van omdat uw voedselkosten zullen stijgen bij elke toevoeging aan uw rooster.
Locatie Kosten
- Kamer verhuur
- Borg
- Verzekeringsdekking
- parkeren
Eten en catering
- maaltijden
- dranken
- Barman / Server Labor Fees
- Belasting en service / fooi vergoedingen
Audio / Visual
- Microfoons
- Schermen en projectoren
- Internet toegang
- Andere gespecialiseerde apparatuur
Externe leveranciers
Deze categorie geeft alle items en services weer die worden geleverd door leveranciers buiten de hostlocatie. Elke factuur zal u onafhankelijk factureren, dus het is belangrijk om iedereen met wie u werkt nauwlettend in de gaten te houden.
Als u een spreadsheet gebruikt, kunt u uw leverancierscontacten organiseren, samen met de kosten die aan hun services zijn verbonden.
Event Rentals
- Linnen, tafelplint en stoelbekleding
- Tenten, enscenering en amusementsmogelijkheden
- Fysieke items niet verstrekt door Locatie
- Arbeid en levering voor installatie / uitschakeling
Décor Vendors
- Accentverlichting
- Bloemen en centerpieces
- ballonnen
vermaak
- Muzikanten of DJ
- Lesprijs
- Contract Riders (eten, overnachten, vervoer)
Productiekosten
De productie omvat alle medewerkers en middelen die nodig zijn om het evenement te plannen en uit te voeren. Deze kosten beginnen op het moment dat het evenement is bedacht en gaan door het papierwerk na het evenement. Samengevat vertegenwoordigt deze categorie de kosten van het organiseren van het evenement, het aantrekken van deelnemers en het beheren van de administratieve elementen.
Marketing en registratie
- Drukwerk en ontwerpwerk
- advertenties
- Uitnodigingen
- Registratiebeheer
Planning en organisatie
- Event Planner-tarieven
- Deeltijd- en tijdelijke werknemers
- Kantoor artikelen
- Communicatiekosten
- Reiskosten
Administratieve lasten
- Bezoldigde werknemersopdrachten
- Boekhoudkosten
- Juridische kosten
- Consultantskosten
Kostenoverschotten en noodfondsen
Er is geen magisch nummer voor wat je moet reserveren voor niet-geplande uitgaven, maar je moet absoluut het onverwachte verwachten. Sommige evenementplanners suggereren een budget van vijf tot tien procent over de verwachte uitgaven, terwijl anderen een rond getal kiezen om mee te werken. Grotere evenementen moeten natuurlijk meer worden toegewezen, omdat een overzicht dat per persoon wordt gefactureerd, duizenden dollars kan oplopen.
Het doel van dit overzicht is om u bewust te maken van de verschillende soorten uitgaven voor eventplanning die kunnen optreden. Elke gebeurtenis is uniek , dus de jouwe kan meer of minder items bevatten die hier worden vermeld. Het belangrijkste is om te weten waar uw kosten vandaan komen. Uitkijken op uitgaven in verband met een bepaalde leverancier of categorie kan grote schade aanrichten aan uw budget, maar in het slechtste geval vergeet u volledig een uitgave totdat de rekening arriveert.