Helaas is het antwoord niet eenvoudig. Er zijn verschillende factoren die bepalend zijn voor iemands tarief, inclusief de kosten voor het plannen van de gebeurtenis , salarissen en winst.
De realiteit is dat de tarieven variëren op basis van waar u uw bedrijf bestuurt, soorten projecten die u opneemt en wat de markt bereid is te betalen.
Het hangt ook af van uw doelmarkt. Dat wil zeggen dat uw klant of prospect een doelbudget in gedachten heeft en dat uw services concurrerend moeten zijn binnen die parameters.
Manieren Evenementenplanners structureren hun tarieven
Als u echter een parttime of zelfs fulltime bedrijf wilt starten, zijn er grofweg vijf manieren om uw evenemententoeslag te structureren en uw vergoedingen aan uw klanten te vermelden:
- Platte projectkosten
- Percentage kosten
- Uurtarief
- Percentage kosten plus uurtarief
- Toezichtbare tarieven
Laten we voor de volgende uitleg en voorbeelden aannemen dat u gemiddeld $ 75 per uur voor uw services wilt verdienen.
Kosten op basis van een Flat Project Rate
Veel klanten willen weten hoeveel een project gaat kosten, inclusief alle kosten. Als een evenementenplanner , om dit aan te bieden, moet u een vaste vergoeding bepalen en bepalen welke services voor dat bedrag worden gedekt.
Dit legt de verantwoordelijkheid voor het beheren van een budget rechtstreeks bij u, de planner, en vereist het anticiperen op verschillende scenario's waarin de omstandigheden kunnen veranderen. In dit scenario kan de klant rechtstreeks contracteren met de evenementenplanner om alle logistiek, catering, locatie, verblijfskosten, etc. te coördineren.
Platte projectkosten worden meestal gebruikt voor verpakte evenementen, zoals die worden gevonden bij sportmarketingprogramma's, en kunnen per persoon worden berekend met veel bepalingen en kanttekeningen.
Stel bijvoorbeeld dat je wordt ingehuurd om een eendaagse historische stadstour voor 15 gasten te organiseren. Uw klant wil dat u een vast bedrag opgeeft voor vervoer, een privégids, lunch en eventuele / alle toegangsprijzen voor locaties; Ze vraagt u echter ook om een uitsplitsing op hoog niveau van elke onkostenpost.
In dit scenario moet u onderhandelen / de kosten van alle services berekenen, inclusief uw tijd, en een gecombineerd totaal voor uitgaven opgeven. Het is de verantwoordelijkheid / het risico van de planner om de vereiste aanbetalingen te identificeren, alle diensten te betalen en verantwoordelijkheid te nemen voor alle serviceovereenkomsten.
Kosten op basis van een percentage kosten
Gemiddeld moeten de meest gekwalificeerde evenementenplanners zich comfortabel voelen bij het opladen tussen 15-20% van de totale kosten van een evenement als onderdeel van hun vergoeding. Afhankelijk van de complexiteit van het programma en de hoeveelheid tijd die het kost om een evenement te plannen en uit te voeren, is dit soms genoeg om de volledige kosten en winstbron van een planner te dekken.
Stel dat u bijvoorbeeld wordt ingehuurd om een privédiner te organiseren in een exclusief restaurant voor 40 gasten met een gemiddelde van $ 175 per persoon.
Laten we schatten dat het u in totaal 15 uur kost om uw cliënt te ontmoeten, te plannen, deel te nemen en alle follow-up van dit evenement te voltooien. Als u een tarief van 18% van de totale uitgaven in rekening brengt, verdient u net iets meer dan uw beoogde uurtarief van $ 75 / uur:
$ 175 x 40 gasten = $ 7000 x 18% = $ 1,260
15 uur x $ 75 / uur = $ 1,125
Als de klant rechtstreeks met u contracteert voor alle services, zou de totale kosten van de subtotaalgebeurtenis aan de klant in totaal $ 8.260 bedragen.
Kosten op basis van uurtarief
Sommige klanten geven er de voorkeur aan dat de evenementplanner een uurtarief voor services opgeeft en een schatting maakt van het totale aantal uren om een bepaald clientprogramma te beheren en uit te voeren. Het lijkt misschien op de flat project rate, maar het biedt meer flexibiliteit van beide partijen om zich aan te passen aan de veranderingen die mogelijk nodig zijn.
Veel planners van bedrijfsevenementen zullen elk uur voor services factureren. Het stelt een klant in staat om te weten hoeveel het kost om uw diensten in te huren en hem / haar in staat te stellen een redelijk budget te berekenen. Vaak is de reden hiervoor dat de klant beter op onverwachte uitgaven wil letten.
Onthoud altijd dat u zorgvuldige parameters moet definiëren rond verwachtingen, zodat beide partijen het eens zijn over welke diensten worden aangeboden. Als een evenementenplanner moet u een verwijzing naar de facturering opnemen voor alle redelijke zakelijke onkosten die kunnen worden gemaakt.
Sommige evenementplanners kunnen bedrijfskosten, zoals verzending, autoverhuur en andere diverse onkostenposten met wel 15-20% verhogen, terwijl andere dat niet doen; Als u dat doet, moet u dergelijke markups onthullen en van tevoren een overeenkomst met uw klant verkrijgen.
Als het gaat om de planning per uur van het evenement, is het ook belangrijk om te bepalen hoe vaak u uw tijd in rekening brengt.
Laten we bijvoorbeeld aannemen dat een klant u in oktober aanneemt om in maart een eendaags seminar te organiseren. Uw diensten worden contractueel onderhandeld en onderhandeld voor de locatie, cateringdiensten , A / V, en dragen bij tot het creëren van inhoud voor een beperkt aantal communicatie-items (dwz uitnodigingen, agenda, evaluatieformulieren, enz.).
Uw klant huurt u ook in om on-site management te verzorgen. U stelt vooraf een overeenkomst op die u op verschillende tijdstippen voor geïdentificeerde services factureert en facturen zult indienen voor alle tot op heden wekelijkse services op wekelijkse, tweewekelijkse of maandelijkse basis.
Op basis van deze overeenkomst moeten u en uw klant een gedetailleerde werkopdracht opstellen waarin de verwachte verantwoordelijkheden van beide partijen zijn opgenomen. Dan kunt u een totaalbudget van zoveel uren plus redelijke kosten schatten (wees duidelijk over wat die details kunnen bevatten).
Vergoedingen op basis van het percentage van kosten plus vaste kosten / uurtarief
Soms wordt u ingehuurd om een evenement te organiseren en om welke reden dan ook, de klant geeft de voorkeur aan een tarief op basis van een percentage van de kosten. Dit is echter niet genoeg om de kosten van uw totale tijd en diensten te dekken. In dergelijke situaties is het redelijk om uw kosten tegen een gecombineerde prijs in twee verschillende categorieën te presenteren.
Een klant huurt u bijvoorbeeld om evenementen te organiseren die aan een conferentie zijn gekoppeld. Uw opdracht is om twee privédiners en een golfuitje te organiseren, elk met 50 gasten. De totale kosten voor deze gecombineerde evenementen bedragen ongeveer $ 20.000, maar het vereist ongeveer 60 uur van uw tijd en de complexiteit van dit project kan een hogere winstmarge rechtvaardigen. Als u dat in gedachten houdt, kunt u uw definitieve vaste prijs + uurtarief bereiken met de volgende berekeningen:
Geschatte percentage van uitgaven:
$ 20.000 x 18% = $ 3.600Uurtarief schatting:
60 uur x $ 75 / uur = $ 4.500Uurentekort: $ 900
Als u een tekort heeft, zoals in het bovenstaande voorbeeld, kunt u ervoor kiezen om 15 uur te citeren om de logistiek van meerdere externe leveranciers te beheren. Uw offerte kan dan het volgende weerspiegelen:
Subtotaal Eventuitgaven: $ 23.600
Flat Fee: $ 1,125 (op basis van 15 uur voor $ 75 / uur)
In dit scenario moet u zorgvuldig bepalen of u uw uren naar behoren hebt ingeschat (een account om niet-standaard bedrijfskosten te dekken, zoals persoonlijk reizen). Zoals verwacht, zijn weinig klanten verheugd om later stijgingen in de kosten te zien, tenzij gerechtvaardigde redenen worden gegeven.
Kosten op basis van commissie tarieven
Een andere manier waarop evenementplanners vergoedingen voor services kunnen innen, is door evenementenruimte te beveiligen via locaties met een commissiepercentage. Dit zijn vergoedingen die doorgaans worden verstrekt aan reisbureaus voor het boeken van tickets, hotelkamers en andere vormen van vervoer.
Veel hotels kunnen bijvoorbeeld een commissiepercentage van maximaal 10% voor kamers en andere onkosten hanteren.
Hoewel sommige evenementplanners commissionable rates als een bron van inkomsten voor zichzelf zullen omarmen, kunnen ervaren klanten het loyaliteitsgevoel van de evenementplanner betwisten wanneer er provisietarieven in het spel zijn. Om deze reden zullen veel doorgewinterde planners alle planningsselecties beperken die een commissiepercentage bevatten of onderhandelen over niet-commissiebare prijzen voor hun programma's en die bron van sparen direct doorgeven aan de winst van hun klant.
Verder zijn sommige klanten zich ervan bewust dat er provisie-tarieven bestaan en verwachten niet van hun externe consultants dat zij facturen zullen gebruiken met een van de andere geïdentificeerde factureringsmethoden die we hebben geschetst en nog steeds een commissie-tarief betalen. Over het algemeen wordt het door veel planners van evenementen niet goed bevonden om hun inkomstenstroom op deze manier in wezen "dubbel te dopen".
Als u tarieven in opdracht accepteert, kunt u het best uw klanten geen kosten in rekening brengen voor uw services met behulp van alternatieve factureringsmethoden.
Er zijn scenario's waarbij provisiepercentages het meest logisch zijn, zoals een kleinere non-profitorganisatie of vereniging die mogelijk uw diensten inhuurt voor een lidmaatschapsevenement of vergadering en het grootste deel van de kosten wordt rechtstreeks door de deelnemers betaald in plaats van door de organisatie.
Een ander scenario kan zijn dat uw klant klantgeschenken van u koopt en u kunt ook distributiediensten voor promotieartikelen aanbieden. Onderhandel in dat geval eenvoudigweg voor de promotieartikelen en reken niet elk uur voor uw diensten in rekening, tenzij uw klant vooraf op de hoogte is van alle kosten.