Het opstellen van essentiële details
Net als elk ander bedrijfsproject, is de eerste stap om alle informatie die u heeft te organiseren en de meest urgente zaken te identificeren.
Voordat u begint met het kiezen van een locatie of het inhuren van een spreker , moet u de basisparameters van uw evenement kennen. Het is bijna onmogelijk om details en kosten met een derde partij te bespreken totdat u meer van de details hebt gladgestreken. Hier zijn de belangrijkste details die u moet definiëren voordat u contact opneemt met externe leveranciers.
Datum
Alles draait om de datum van je speciale evenement. Idealiter wilt u drie mogelijke datums in gedachten hebben zodat u de beschikbaarheid en prijzen over de hele linie kunt vergelijken. Probeer verschillende dagen van de week op te nemen voor maximale flexibiliteit.
Tijdsspanne
Zelfs een verschil van één uur kan van invloed zijn op uw planning, dus u moet specifiek ingaan op uw verwachte tijdslimieten. Als u bijvoorbeeld om 10 uur in plaats van om 8 uur begint, betekent dit dat u misschien geen ontbijtbudget hoeft toe te wijzen.
Aanwezigheidsnummers
Het is een detail dat vaak te breed wordt geschat voor productieve onderhandelingen. Wordt realistisch met uw aanwezigheidsvoorspellingen . Bespreek van tevoren wie je uitnodigt en leg je projecties samen in een spreadsheet. Aanwezigheid en budget zijn direct gecorreleerd, dus maak geen grapjes over het aantal mensen waarvan je denkt dat ze aanwezig zullen zijn.
Breakout Sessions
Je hebt misschien maar één feestzaal nodig als je een diner huurt, maar een grootschalige conferentie vereist waarschijnlijk extra brainstormruimten en een tentoonstellingsruimte. Nogmaals, u kunt pas kosten meten als u definieert hoeveel ruimte u nodig heeft. Voor conferenties is de beste aanpak om een onechte reisroute te plannen tijdens uw allereerste vergadering. Ideeën delen en samen op papier zetten helpt u bij het nemen van de volgende planningsbeslissingen.
Budget versus kosten
Het lijkt misschien onpraktisch om aan een budget te werken voordat u de locatie- en cateringkosten kent, maar op deze manier werken biedt u een benchmark voor het meten van alle leveranciersvoorstellen. Begin met uw inkomstenbronnen. Hoeveel moet u rekenen voor deelname? Roep je sponsors aan om de kosten te helpen compenseren? Wat zullen exposanten betalen om deel te nemen? De inkomsten zullen uiteindelijk uw budget bepalen, dus het is alleen logisch om ze eerst te beschermen.
afzet
Nadat u uw inkomstenbronnen hebt geïdentificeerd, is de volgende stap om uw marketingplan te schetsen. Wat is de beste manier om uw inkomstengeneratoren te bereiken en te betrekken? Misschien hebt u een lijst met potentiële deelnemers als werkgever of lidmaatschapsorganisatie. Dat zou natuurlijk nuttig zijn, maar hoe zit het met sponsors en exposanten?
Als u van plan bent meer dan 20 exposanten aan te trekken, moet u ze kunnen bereiken. Gerichte marketingcampagnes kosten geld en dat verlaagt uw inkomsten.
Vervoer en accommodatie
Het uitvoeren van een lokale conferentie elimineert typisch alle zorgen over transport. U moet echter nog steeds accommodatie regelen voor sprekers, exposanten en speciale gasten. Sommige hotels bieden kortingen op vergaderruimte als u genoeg kamernachten boekt . De enige manier om hiervan te profiteren is vooraf weten wat uw onderdak nodig heeft. Ga terug door uw aanwezigheidsgegevens en projecteer hoeveel gasten van buiten uw gebied zijn.
Dit klinkt waarschijnlijk als veel informatie om van voren te verzamelen, en dat is het ook. Maar onthoud dat dit de details zijn die van invloed zijn op al het andere in het planningsproces.
U kunt zich in eerste instantie aangetrokken voelen tot de meer "glamoureuze" taken, zoals sitebezoeken en menuplanning. Onthoud alleen dat hun tijd zal komen. Maar voor nu, focus je op de feiten zodat je later de beste beslissingen kunt nemen.