Afhankelijk van de omstandigheden van een evenementplanner, helpen deze tips u bij het realiseren van enige besparingen met kamers, vergaderdiensten en catering.
Maak meerdere vergaderingen op dezelfde locatie
Een van de effectievere strategieën om geld te besparen is om het grootste deel van uw evenementen het hele jaar door op hetzelfde terrein te houden. Hotelverkoopmanagers proberen bepaalde omzetcijfers te behalen, zodat ze waarschijnlijk meer flexibiliteit tonen aan een klant waarvan zij weten dat deze het hele jaar door zal terugkeren ten opzichte van een eenmalige klant .
Gebruik het totale aantal gastenkamers voor het evenement
Hotelverkoopmanagers tonen flexibiliteit in vergaderruimtekosten en zelfs horecakosten als ze weten dat een evenement een blok kamers zal bevatten. De kamers bieden een grotere winstmarge dan enige andere evenementenservice.
Gebruik extra kortingen op gastenkamers
Verkoopmanagers geven ook korting op de kamers of bieden hun klanten het laagste tarief op dat moment. Evenementenplanners moeten de prijzen vergelijken die verkoopmanagers bieden voor elk zakelijk contract dat al met dat hotel is gesloten - vooral als het een keten is - om de beste prijs te garanderen.
Onderhandel over voedsel en dranken
Veel planners zullen kosten besparen door deze categorie aan te passen en hotelmanagers helpen u graag. De menu's zijn ontworpen om te worden aangepast aan ieders budget. In mijn ervaring is het echter beter om de behoeften van uw voorkeur voor eten en drinken te identificeren en kortingen aan te vragen als de prijs het budget overschrijdt.
Hotelmanagers begrijpen het: evenementenplanners houden hun gasten tevreden, en dat geldt ook voor het hotel.
Onderhandel de audio- / visuele kosten
A / V is een gebied waar verborgen uitgaven snel kunnen oplopen en soms kan worden onderhandeld, maar niet altijd. Het huren van LCD-projectoren varieert van locatie tot locatie en kan heel waanzinnig geprijsd zijn. Zolang je locatie geen vakbondswerk eist, wees dan vet en stel voor hier kortingen te geven, zelfs met vermelding van je eigen voorkeurstarief. En vraag indien mogelijk om een vrijstelling van kostenposten. Uurtarieven op arbeid zijn niet onderhandelbaar. Locaties zijn op de hoogte van klantfrustraties met A / V-vergoedingen en zijn in plaats daarvan outsourcingactiviteiten aan externe bedrijven; het elimineren van onderhandelingsverantwoordelijkheid.
Gebruik totale evenement in het hotel
Verkoop zal een gebeurtenisplanner voorzien van kosten voor elke onkostenpost en / of service afzonderlijk. Deze "regelitem" -benadering geeft de voorkeur aan het hotel of de locatie en niet aan de klant. Als dit gebeurt, moet een evenementenplanner de totale investering in hun programma bij een accommodatie verzamelen en reducties bespreken op basis van de totale hoeveelheid geld die aan alle services wordt besteed. Aan het einde van de dag weet de hotelverkoper hoe veel geld ze zouden willen ontvangen in ruil voor hun diensten.
Voor degenen die hun kosten berekenen en de bedrijfsresultaten aanpakken, zullen er meer besparingen volgen.
Wees uiterst flexibel op tijd, ruimte en datums
Houd een programma bij tijdens niet-piekdata en kijk hoe flexibel de hotelverkoper zal worden. Als een planner flexibel is in zijn ruimtevereisten, zal de verkoop van het hotel hen waarschijnlijk een plekje en een optimale prijs vinden. Terwijl een evenementenplanner in een klein tijdsbestek naar die ene ruimte op zoek is wanneer het hotel al het andere heeft geboekt en niet verwacht die ruimte te verkopen, biedt dit een mogelijkheid voor beide partijen.
Laatste tip
Vergelijk de geciteerde hotelgastonkortingen met online zoekmachines voor consumentenreizen. Het is verbazingwekkend hoe vaak u zult opmerken dat zoekmachines zoals Expedia of Travelocity en andere sites die kosteneffectiever zijn dan die aangeboden door een hotelverkoper voor een zakelijke of organisatorische klant.