De meest voorkomende soorten zakelijke evenementen

by Rob Hard

De top soorten bedrijfsevenementen die elke evenementplanner moet weten

Volgens Meeting Professionals International wordt er jaarlijks meer dan $ 122 miljard uitgegeven aan de Amerikaanse vergaderindustrie. Dit geld wordt meestal uitgegeven in resorthotels, stadshotels, hotels in de voorsteden, congrescentra, restaurants, country clubs en congrescentra, maar aan het einde van de dag wordt een deel van dat zakelijke vergadergeld besteed aan bijna elke unieke locatie die je je kunt voorstellen. . Het is dan ook geen verrassing dat zakelijke evenementenplanning en alles wat daarbij hoort big business is. Terwijl sommige grotere bedrijven en organisaties planners van bedrijfsevenementen op personeel hebben of een contract hebben met een evenementenbureau, geven vele anderen (met name de kleinere bedrijven en organisaties) eenvoudigweg het plannen van bedrijfsevenementen door aan iemand in HR of een andere afdeling.

Of het nu gaat om een bedrijfsomgeving, een vereniging, een non-profitorganisatie of een overheidsinstelling, de meest populaire bedrijfsevenementen vallen meestal in een van de volgende programma's:

01 - Seminars en conferenties

Doel: Organisaties plannen en houden deze vergaderingen met doelgroepen en voorzien hen van relevante informatie.

Beschrijving: seminars zijn meestal kortere evenementen die een paar uur, een halve dag of zelfs een hele werkdag in beslag nemen. Ze hebben één of meerdere sprekers en houden over het algemeen alle deelnemers bij elkaar in dezelfde ruimte. Conferenties , aan de andere kant, hebben meestal meerdere sessies die gelijktijdig plaatsvinden en zijn gericht op verschillende interesses, verschillende posities of rollen en zelfs op competentieniveau. Ze worden meestal in hotels gehouden, beginnen met een keynote-sessie en houden vervolgens breakout-sessies per onderwerp. Een conferentie is meestal gepland voor minimaal een halve dag, hoewel conferenties over het algemeen één tot twee dagen of soms langer duren.

02 - Beurzen

Doel: Organisaties nemen beurzen deel aan een lead generation-activiteit. Ze kunnen er ook voor kiezen een beurs te hosten of te sponsoren om hun imago als marktleider onder de aanwezigen te versterken, zoals leden, klanten, prospects en leveranciers.

Beschrijving: evenementplanning voor beurzen houdt onder meer in dat je onderhandelt over de hoogte van het sponsorschap op de beursplaats, reclame en promotie tijdens het evenement en soms spreekmomenten op het evenement om het leiderschap van je bedrijf te laten spreken. Er zijn veel logistieke details om ervoor te zorgen dat de beursstand, promotiemateriaal, weggeefacties en personeel op tijd voor uw bedrijf aankomen.

03 - Executive retraites en incentives

Doel: dit is waar het grote geld per persoon wordt uitgegeven. Executive retreats en incentive-programma's worden vaak gehouden in luxe resorts op exclusieve bestemmingen en krijgen de meeste visibiliteit in een organisatie. Bedrijfsontwikkeling en organisatieplanning zijn typisch de onderwerpen van de agenda, maar er wordt evenveel belang gehecht aan plezierige activiteiten als onderdeel van de oorspronkelijke incentive en beloning.

Beschrijving: Executive retreats en incentivereizen duren meestal tussen drie en vijf dagen en vereisen aandacht voor selectie van de site, accommodatie, transport, catering, zakelijke bijeenkomsten en golf en andere activiteiten. De onderhandelingsvaardigheden moeten scherp zijn omdat deze programma's alle aspecten van de evenementenplanning omvatten.

04 - Golfevenementen

Doel: een favoriet evenement bij elke organisatie is om zijn jaarlijkse golfuitstap te houden. Relatiemanagement is het primaire doel; Zakelijke inhoud moet echter altijd de planning van de gebeurtenis stimuleren, en niet andersom.

Beschrijving: De meeste golfbanen geven de voorkeur aan het reserveren van starttijden voor hun klanten, hetzij 's ochtends vroeg of om 13.00 uur als u de golfbaan en het clubhuis de hele dag niet verhuurt. Dat kan planningsproblemen veroorzaken als het betrekking heeft op de inhoud van de zakelijke vergadering. Tijdens de planningsfase is het belangrijk om interne klanten op het goede spoor te houden, en hen niet in staat te stellen de bedrijfstijd te minimaliseren.

05 - Waardering Evenementen

Doel: Met deze programma's kan een gastheer van een evenement informele tijd doorbrengen met zijn gasten in een niet-traditionele omgeving, waardoor beide partijen de gelegenheid krijgen om een rapport op te bouwen en meer te weten te komen over wederzijdse zakelijke prioriteiten. Appreciatie-evenementen kunnen variëren van programma's die zijn gericht op waardering van werknemers tot klanten die waardering van klanten laten zien, die beide een belangrijk onderdeel zijn geworden in het Amerikaanse bedrijfsleven.

Beschrijving: er zijn onbegrensde mogelijkheden en soorten waarderingstochten die organisaties het hele jaar door houden. Gemeenschappelijke programma's omvatten:

Diner en theater
Dag op het circuit
Suites in sportarena's
Dag- en avondcruises
Privéfeesten op muziekfestivals
Feestdagen
Kaartjes voor de meest populaire evenementen in de stad

06 - Mijlpalen van het bedrijf of de organisatie

Doel: bedrijfsmijlpalen bieden een bedrijf of organisatie de mogelijkheid om een grootse opening of een andere belangrijke mijlpaal of jubileum te vieren.

Beschrijving: mijlpaalgebeurtenissen van bedrijven variëren aanzienlijk in de uitvoering, maar hebben de neiging soortgelijke programma's te volgen als evenementen voor werknemers en klanten. Dit soort evenementen hebben de neiging feestelijk van aard te zijn en kunnen worden beperkt tot werknemers van het bedrijf of uitgebreid worden naar klanten, verkopers en zelfs de lokale gemeenschap, afhankelijk van de grootte en status van het bedrijf in de gemeenschap.

07 - Teambuilding-evenementen

Doel: De evenementen voor het bouwen van teams zijn bedoeld om voort te bouwen op de sterke punten van het bedrijf en tegelijkertijd het vertrouwen van werknemers, de goodwill en het moreel te vergroten. Teambuildingsevenementen bieden de unieke gelegenheid voor werknemers om samen tijd door te brengen in een niet-werkomgeving die samenwerkt om puzzels op te lossen en activiteiten te voltooien. Teambuilding-evenementen zijn bedoeld om dat te doen - sterkere teams bouwen.

Beschrijving: Teambuilding-evenementen worden belichaamd door activiteiten in de buitenlucht en fysieke groep zoals een touwenparcours. In feite zijn er bedrijven overal in het land die gespecialiseerd zijn in het hosten van teambuildingsevenementen in hun ingewikkelde binnen- en buitencursussen. Dat gezegd hebbende, kunnen teambuildingsevenementen zich ook richten op andere soorten teambuildingactiviteiten, van workshops tot gevoeligheidstraining.

08 - Productlanceringsgebeurtenissen

Doel: productlanceringsgebeurtenissen kunnen interne productlanceringsbijeenkomsten omvatten om alle werknemers in het hele bedrijf te informeren over alle aankomende producten voor complete productlanceringspartijen om zo een buzz te creëren rondom de release van het product onder klanten en de media. Productlanceringsgebeurtenissen zijn het meest gebruikelijk voor B2C- bedrijven (Business to Consumer).

Beschrijving: productlanceringsgebeurtenissen zijn over het algemeen bedoeld om media-aandacht te genereren en de industrie te laten bruisen voor de release van een product. De lanceringsgebeurtenis kan een flitsende introductie van het product omvatten, samen met een adres van de belangrijkste managers van het bedrijf. Grote productlanceringen zijn ook vaak een groot feest met bekende gasten, diner en entertainment, afhankelijk van de branche.

09 - Bestuursvergaderingen en aandeelhoudersvergaderingen

Doel: vergaderingen van de raad van bestuur en aandeelhoudersvergadering zowel voor server extreem belangrijke doeleinden voor zowel particuliere als openbare bedrijven. Bestuursvergaderingen dienen als een gelegenheid voor bestuursleden om elkaar te ontmoeten om de bedrijfsprestaties te beoordelen en om leidinggevenden van het bedrijf te ontmoeten om belangrijke beslissingen te nemen. Aandeelhoudersvergaderingen, aan de andere kant, bieden bedrijven de mogelijkheid om recente prestaties, doelstellingen, toekomstige doelen en bedrijfsstrategieën met hun aandeelhouders te delen.

Beschrijving: Jaarlijkse, halfjaarlijkse of zelfs driemaandelijkse vergaderingen kunnen kleine interne vergaderingen van bestuursleden zijn of grootschalige prestigieuze zakelijke evenementen voor aandeelhouders die variëren in grootte afhankelijk van de grootte van het bedrijf en de opkomst van de aandeelhouders.