10 tips voor succesvolle interne bedrijfsevenementen
Als u bent belast met het plannen van het jaarlijkse personeelsfeest voor uw bedrijf, volgt u enkele basisrichtlijnen om het maximale uit uw speciale evenement te halen en kunt u kosten besparen zonder de kwaliteit ervan te beïnvloeden. Door zorgvuldig te evalueren wat de beste manier is om dit vakantiefeest te benaderen en uit te voeren, kunt u een ervaring creëren die niet alleen het moreel van het bedrijf stimuleert, maar ook de tevredenheid van medewerkers en het aantal bewaarplaatsen over de hele linie verhoogt.
Het is belangrijk om te beginnen met de basis: welk thema moet de partij hebben, waar moet het gebeuren, hoeveel mensen komen eraan, wanneer moet het gebeuren en welk eten en drinken wordt er tijdens de gelegenheid gegeven - voordat het gaat over gespecialiseerde planning en uiteindelijk de uitvoering van een evenement.
01 - De basiselementen van een Holiday Company-evenement
Natuurlijk, net als bij elk ander evenement of project, moet u een projectplan maken dat de details van de gebeurtenis identificeert voor de feestdag van de medewerker. Thema, locatie, tijd, datum, aantal gasten, selectie van eten en drinken, decor en evenementenagenda moeten allemaal in overweging worden genomen voordat je je evenement begint uit te voeren.
Elk goed feestje heeft deze kernelementen nodig om succesvol te zijn, maar niet alles moet in de haak worden gezet voordat u begint met het uitvoeren van uw behoeften (zoals het beveiligen van een locatie, het boeken van een cateraar of het plannen van een agenda).
Hoewel er vele manieren zijn om deze beslissingen te nemen, en beslissingen voor ideeën van hoger niveau zoals thema en timing vaak vallen onder leidinggevenden van het bedrijf in plaats van bij de evenementproducent, is het het beste om samen met een team te beslissen welke details geschikt zijn voor uw specifieke situatie. bedrijf.
02 - Kies de meest effectieve tijd om uw evenement vast te houden
Helaas heeft niet iedereen de mogelijkheid om deel te nemen aan het evenement, omdat iemand anders moet blijven en oproepen en vragen van klanten moet beantwoorden. Maar een lunchpauze biedt de organisatie de mogelijkheid om de kosten te beheersen en de verplichtingen voor de persoonlijke tijd en verplichtingen van medewerkers te verminderen.
Het is duidelijk dat als de organisatie geen lunchprogramma organiseert, ze een avondevenement organiseren, waardoor meer werknemers aanwezig kunnen zijn, maar vaak hogere kosten hebben, afhankelijk van welke avond van de week het evenement wordt gehouden.
Dus hoe krijg je de grootste waar voor je geld ? Terwijl sommigen misschien denken dat vrijdag de beste dag is om het evenement te houden, omdat de meeste werknemers voor het weekend uit zijn, is vrijdag de populairste dag van de week in restaurants en andere locaties - de duurste tijd. Weinig organisaties zullen zondagavond willen overwegen, dus het lijkt erop dat de volgende beste optie maandagavond kan zijn.
03 - Overweeg een feest te organiseren in het laagseizoen
Begin oktober en eind januari zijn geweldige tijden om een jaarlijks appreciatie-feest te houden, omdat je een grotere beschikbaarheid van off-site locatie-opties kunt vinden, geld kunt besparen op horecakosten en mogelijk betere deals kunt krijgen voor feestpakketten tijdens dit evenement buiten het seizoen.
Een nadeel van het creëren van een jaarlijkse appreciatiepartij in plaats van het vieren van de gemeenschappelijke jaarlijkse vakantie, is dat werknemers dit niet alleen als een traditie kunnen onthouden, maar ook kerst- of nieuwjaarsfeesten. Je moet ervoor zorgen dat je een hype rond het evenement opbouwt als het geen traditioneel vakantiefeest is.
04 - Kies een team om te helpen bij het uitvoeren van het evenement
Het bepalen van de juiste teamgrootte en het selecteren van de beste teamleden zijn essentieel om uw evenement met zo min mogelijk moeite tot een succes te maken. Uiteindelijk is het echter niet de grootte van de commissie, maar de kwaliteit van degenen die eraan werken die het kaliber van een evenementplanningsteam bepalen.
Een kleinere groep individuen zal de planning waarschijnlijk sneller en kosteneffectiever maken, maar veel organisaties hebben een groot comité van individuen, zodat de stemmen van meer werknemers in de plannings- en uitvoeringsfasen worden vertegenwoordigd. De tijd die u besteedt aan het plannen van dit soort evenementen kan echter de dagelijkse productiviteit van de betrokkenen wegnemen, dus u kunt overwegen een kleiner team van individuen op te richten die bevoegd zijn om beslissingen voor de grotere groep te nemen.
Selecteer die personen voor hun vermogen om andere werknemers positief te beïnvloeden en gebruik de opdracht als een beloning of stimulans voor de gekozenen. De evenementenplanner van de organisatie moet samenwerken met een gemachtigde leider op het gebied van human resources of marketing, iemand die gemachtigd is om het plan goed te keuren, om deze beslissingen te helpen nemen en de beste leden van het team te kiezen.
05 - Maak een kosteneffectief feestmenu voor de feestdagen
Vergulde maaltijden zijn vaak kosteneffectiever dan buffetten, en ze kunnen veel eleganter worden gepresenteerd dan dat iedereen in de rij staat en zichzelf serveert.
Natuurlijk moet je menu het thema van je evenement versterken, en je moet proberen items te kiezen die je evenementkleuren of -merk bevatten, maar dat betekent niet dat je dure linnengoed voor vakanties en ander materiaal moet huren.
Het selecteren van bescheiden items of vers fruit voor centerpieces, het beperken van alcoholgebruik en het hosten op een locatie met standaard kerstversiering en voedselprijzen zijn allemaal uitstekende manieren om kosten te besparen en uw medewerkers een goede ervaring te bieden.
06 - Bepaal alcoholconsumptieniveaus en -limieten
Toch willen de meeste werknemers geen bedrijfsevenement bijwonen dat geen enkele vorm van alcoholische drank bevat. Om deze reden wilt u uw drankselectie verfijnen of zelfs goedkope signature-cocktails maken om de kosten te verlagen en de intoxicatie te beperken.
U kunt ook overwegen om de selectie te beperken tot alleen wijn, de bar vroegtijdig te sluiten en alleen drankjes aan te bieden tijdens de maaltijd om de kosten verder te verlagen en het aantal medewerkers te beperken terwijl u het bedrijf op uw evenement vertegenwoordigt.
07 - Herinner medewerkers van de juiste etiquette eraan
Etiquette-fouten die op het vakantieavont worden vermeden, zijn onder meer het vermijden van overmatig alcoholgebruik, eten, praten of klagen, te laat komen of te laat weggaan, het dragen van onjuiste kleding en het brengen van overmatige gasten. Dit alles kan niet alleen de ervaringen van anderen beïnvloeden tijdens het evenement. maar ook bedrijfskosten.
Hoewel een jaarlijks bedrijfsfeestfeest bedoeld is om het team bij elkaar te brengen en lagere remmingen die vaak op de werkplek worden aangetroffen, moet u uw gasten eraan herinneren dat zij het bedrijf nog steeds vertegenwoordigen, zelfs wanneer zij dit evenement na het werk bijwonen, en daarom wordt verwacht dat zij zich zo gedragen geschikt voor de werkplek.
08 - Overweeg een Gift Exchange in te stellen
Over het algemeen bevatten veel organisaties een geschenkuitwisseling tussen werknemers op hun vakantiefeesten. Als de organisatie echter groter is, kan deze misschien het best op afdelingsniveau worden achtergelaten in plaats van op het evenement voor alle medewerkers, omdat organiseren op een dergelijke schaal moeilijk kan zijn, vooral als u niet bekend bent met bepaalde afdelingen en hun werknemers.
Als er echter een geschenkuitwisseling is, is het misschien het beste als de gastheer of organisator een financieel maximum voor het geschenk vraagt (misschien $ 10) om problemen in verband met geschenken te voorkomen.
Daarnaast kan het opzetten van een "witte olifant" of een soortgelijke vorm van een all-inclusive geschenkuitwisseling waarbij iedereen in het bedrijf wordt uitgenodigd om op individueel niveau deel te nemen, voorkomen dat organisatorische nachtmerries of -gebeurtenissen optreden waarbij een gast geen geschenk ontvangt omdat een ander het heeft vergeten om er een te brengen.
09 - Overweeg of fondsenwerving geschikt is voor jouw evenement
Eten, kleding en speelgoedritten maken in veel organisaties deel uit van de cultuur, terwijl sommigen geldschenkingsacties stimuleren, maar dit betekent niet noodzakelijk dat uw personeelsbrede personeelsgroet de juiste plaats is voor een kans op fondsenwerving.
Hoewel het erg handig is om een specifieke reden voor het vakantiefeest te associëren, kan het nuttig zijn als de organisatie alleen niet-giften en donaties in natura aanmoedigt die nuttig kunnen zijn voor het goede doel dat wordt ondersteund. Op deze manier heeft iedereen de mogelijkheid om een geschenk aan te bieden tegen een waarde die past bij hun eigen persoonlijke budget.
10 - Evalueer leverancierspromoties voor uw evenement
Sommige mensen denken misschien dat het krijgen van leverancierssponsors een geweldige manier is om de kosten van hun jaarlijkse feestdag te compenseren; Eventplanners en hun klanten willen misschien wel gefocust blijven op het doel van hun vakantiefeest om medewerkers te waarderen in plaats van kosten uit te besteden aan gesponsorde leveranciers.
Medewerkers zijn vaak van mening dat de kosten voor deze speciale evenementen moeten worden gedekt door het werkingsbudget van een werkgever. Als de organisatie het zich niet kan veroorloven om een waarderingsevenement voor haar werknemers te organiseren of als het om wat voor reden dan ook geen deel uitmaakt van het bedrijfsplan, dan zou de werkgever geen externe inkomsten moeten zoeken om de kosten via sponsoring te dekken.