Het bouwen van een evenementmenu neemt meer aandacht dan het zelf plukken van het eten
Het evenementenmenu plannen
Of u nu werkt met een privécateraar of de cateringmanager op de evenemententerrein zelf, het is altijd handig om rekening te houden met verschillende factoren voordat u het menu gaat bouwen.
Het eerste om te onthouden is dat de menu-opties die ze presenteren bijna altijd 100% flexibel zijn. En hoewel de meeste cateraars je toestaan om het menu en het aantal koppen ongeveer drie weken voorafgaand aan het evenement te bevestigen, raad ik je aan om het menu al veel eerder in het planningsproces te bevestigen. Dit is wat u moet weten voordat u begint.
Menu's voor ontbijt, lunch en diner
Het menu moet verschillende voorverpakte maaltijdopties bevatten en à la carte selecties die zijn ontwikkeld door de chef-kok of cateraar. De benadering van de verschillende maaltijden van de dag - ontbijt, lunch en diner - zijn over het algemeen uniek. Stel je de volgende situatie voor:
- Ontbijt: als het om het ontbijt gaat, zijn pakketmenu's meestal kosteneffectiever en gemakkelijker te selecteren, inclusief continentale opties, warme buffetten en ontbijtstations. Als je voor het begin van het officiële programma een ontbijt aanbiedt, kies dan de optie die het beste past bij het schema van je evenement.
- Lunch: de meeste cateraars bieden verschillende lunchbuffetten, keuzemogelijkheden voor "werklunch" (zoals à-la-cartesandwiches en geschikte zijkanten) en zelfs lunchpakketten in een doos. Nogmaals, de beste keuze van het type maaltijd zal volledig afhankelijk zijn van het programma van uw programma, dus bedenk hoeveel tijd de gasten zullen moeten eten.
- Diner: u heeft altijd de keuze uit een verpakt dinerbuffet of geplateerde diners, en beide bieden een keuze uit drie tot vijf gangen. Hier vindt u items die de persoonlijke voorkeuren van de chef-kok weerspiegelen en is meestal ook een tijd om het eten te laten schijnen.
Break Foods and Reception Menu's
Als het gaat om het plannen van het eten tijdens een evenement, is de planning niet altijd beperkt tot drie vierkante maaltijden. Veel meerdaagse conferenties vereisen cateringplanning buiten het ontbijt, de lunch en het diner, misschien tijdens geplande pauzes of ontbijt- en cocktailrecepties. De chef-kok of cateraar kan u verschillende meer voorverpakte maaltijdopties aanbieden, evenals à-la-carteselecties:
- Break-items: als uw budget het kan veroorloven, zijn thema-breaks altijd interessanter dan standaard drankjes en snacks.
- Recepties: De meeste cateraars bieden à-la-carteopties voor gekoelde en warme hors d'oeuvres en gehoste bar-ontvangstpakketten (per uur of per verbruikte consumptie in rekening gebracht). Ze bieden ook koude en warme schotels en dessertstations.
The Big Dinner Question: Buffet or Plated?
Ongeacht de maaltijd in overweging, ben ik tegengekomen dat het managementteam dat een evenement host, het verkeerde formaat heeft aangevraagd voor het serveren van een maaltijd.
De volgende tijdoverwegingen moeten dienen als een goede handleiding om te bepalen hoe de maaltijd het beste kan worden geserveerd:
- Verguld : vergulde maaltijden vereisen ten minste 1,5 uur, zo niet 2 uur, van de agendatijd om de ruimte goed te kunnen bedienen en schoonmaken. Verzorgde maaltijdservice wordt het meest gebruikt voor diners en ontspannen senior executive meetings.
- Buffet : probeer maximaal 1 uur agendatijd toe te staan voor elke buffetmaaltijd. Buffetten zijn een geweldig formaat voor ontbijt en lunch.
- Passende items: hoewel een goede optie voor hors d'oeuvres, wordt het serveren van porties meestal alleen tijdens recepties gebruikt.
Bijzondere aandachtspunten
Last but not least van de menu-planning overwegingen houdt rekening met speciale voedingsbehoeften. Het is van cruciaal belang om uw cateringmanager te informeren over speciale verzoeken en behoeften van uw gasten, inclusief, maar niet beperkt tot:
- Voedsel allergie
- Religieuze vereisten
- Andere dieetbeperkingen
De enige manier om over dergelijke speciale behoeften te weten is om te vragen, en de enige manier om voor hen te plannen, is ze zo snel mogelijk met uw cateringprofessional te bespreken.
Een order voor een feestevenement voltooien
De banketgebeurtenisorder is het formele verslag dat alle elementen van uw cateringbehoeften beschrijft zodra u alle overwegingen en planningsstappen hierboven hebt doorlopen. Het vereist uw handtekening (als de evenementenplanner), dus bekijk dit document zorgvuldig, want zowel u als de cateraar zullen er later naar verwijzen. Het bevat de volgende beslissingen, verzoeken en vereisten:
- Eten & Drinken
- Ruimte setup
- Audio-visuele
- Entertainment en inrichting
- vergoedingen
Evenement Eten en drinken Budget Items om te weten
Zorg bij het opstellen van uw cateringbudget voor de volgende kosten:
- Minimums voor de catering: de meeste maaltijden hebben een minimum aantal personen en kosten per persoon.
- Personeelskosten: een minimumheffing toegepast op het instellen van uw evenement; echter vaak onderhandelbaar en kwijtgescholden als het evenement voldoet aan minimumvergoedingen.
- Chef-prijs: in rekening gebracht als je evenement een carving-station gebruikt.
- Barmanvergoeding: in rekening gebracht als uw evenement bartenderservices vereist.
- Zaalhuur: vaak verhandelbaar en kwijtgescholden als het evenement aan minimumvergoedingen voldoet.
- Servicekosten en omzetbelasting: anticipeer op 20% of percentage geïdentificeerd als servicekosten en lokale belastingen.