Reel in Your Numbers
Er is een wetenschap voor het beheer van gastellingen en RSVP-nummers waarmee zelfs eventplanners worstelden.
Aan de ene kant heb je het aantal deelnemers dat zich heeft geregistreerd voor het evenement, en aan de andere kant moet je rekening houden met "no shows" en onverwachte gasten. Gratis evenementen hebben een hoger percentage niet-shows (25% of meer), terwijl de meeste ticketsevenementen een uitvalpercentage van 10% hebben. Gebruik deze gemiddelden om onnodige uitgaven te beheersen. Om veilig te zijn, neem een bufferzone van 2% op voor aankomst op het laatste moment.
Bezuinigen op een continentaal ontbijt
Weinig catered maaltijden genereren meer afval dan het continentale ontbijt. Feit is dat mensen bewuster zijn geworden van koolhydraten en calorierijk gebak. Dat gezegd hebbende, moet je nog steeds voldoende koffie, thee en water hebben voor je ochtendsessies. In veel gevallen kunt u geld besparen door een ontbijt à la carte te kopen in plaats van de standaard per persoonspakketten. Figuur 0.5 gebakjes en 1.25 drankjes per persoon voor een zakelijke bijeenkomst, en iets meer voor familiegroepen met aanwezige kinderen.
Overweeg vergulde maaltijden boven buffetten
Er is een wijdverspreide mythe dat het kiezen voor een buffetmaaltijd u geld bespaart over een geserveerd voorgerecht. Als u echter de meeste cateringgidsen bekijkt, ziet u dat dit gewoon niet waar is. Cateraars moeten meer voedsel per persoon bereiden voor buffetten, wat leidt tot meer verspilling.
En hoewel de servicedesultaten bij tableside minder zijn met buffetten, hebben floormanagers nog steeds een volledig personeel nodig om de tafels in te stellen en borden na de maaltijd leeg te maken. De bottom line is dat een eenvoudig vergulde voorgerecht de meest kostenefficiënte selectie tussen de twee is .
Beperk uw bardienst
Open bars kunnen een hit zijn voor deelnemers, maar het zijn misschien wel de moeilijkste kosten om van te voren te projecteren. Als u met een krap budget werkt, is uw beste optie om een ticketsysteem te gebruiken om het drankverbruik te regelen. Hiermee geeft u elke gast bij aankomst een of twee drankkaartjes, in wezen betaalt hij voor zijn eerste drankronde. Als een deelnemer geen tickets meer heeft, kunnen ze ervoor kiezen om drankjes rechtstreeks met contant geld van de barman te kopen. Het is een systeem waarmee u uw gasten kunt behandelen en tegelijkertijd de kosten kunt beheersen.
Maximaliseer elke beet bij Recepties
Recepties en "by the bite" -functies met voorgerechten kunnen elk budget schaden, als je bedenkt dat de meeste hotels $ 3 in rekening brengen voor elke hors d'oeuvre. De standaardrichtlijn is om 3-5 stuks per persoon te serveren voor een pre-diner receptie en 10-15 stuks per persoon voor maaltijden door de beet. Je kunt deze getallen inkorten door dips op te nemen met brood of chips en cocktail snacks zoals Chex mix en noten.
De sleutel is om vulsubstituten te vinden voor de dure voorgerechten. Desserts zoals koekjes of brownies (in tweeën gesneden) kunnen ook meetellen voor uw wensen per gast, en ze zijn relatief goedkoop in vergelijking.
Bekijk het plan
Als het gaat om het plannen van uw porties, is de beste manier om geld te besparen de redenering achter elk item op uw menu te bekijken. Voeg niet zomaar een item toe als gesneden fruit om een categorische behoefte te vullen. Denk na over wat uw gast daadwerkelijk zal eten en bestel op de juiste manier. Neem een enquête met uw werknemers over welke items naar hun mening het populairst zijn. Deze eenvoudige oefening op zich kan veranderingen in uw menu inspireren.