Betaalt u een werknemer of een onafhankelijke aannemer?
Maar welke loonmeldingen geeft u aan welke werknemers? Eerst moet u bepalen of iemand die voor uw bedrijf werkt een werknemer of een niet-werknemer is, dan weet u welk meldingsformulier die persoon moet geven.
Medewerkers ontvangen W-2-formulieren
Medewerkers krijgen W-2-formulieren. De moeilijkheid is om te bepalen of werknemers werknemers zijn.
De meeste van uw niet-werknemers zullen onafhankelijke contractanten zijn . Normaal gesproken hebben ze hun eigen bedrijf gescheiden en afgezien van uw bedrijf. Maar het is niet altijd zo duidelijk.
De IRS gebruikt drie algemene criteria om te bepalen of een persoon een werknemer of een onafhankelijke contractant is: gedragscontrole, financiële controle en de relatie tussen de werknemer en de werkgever.
Gedragscontrole
Heeft het bedrijf controle over wat de werknemer doet en hoe, wanneer en waar de werknemer het doet? Als dit het geval is, is dit gedragscontrole.
Zie het als iemand inhuren om een website voor uw bedrijf te maken. Ja, je vertelt hem wat je wilt, bij voorkeur in een contract, maar als het werk niet iemand is waarmee hij betrokken wil raken, kan hij altijd zeggen: "Nee, dank je." Een werknemer heeft deze optie niet ... althans niet als hij voor u wil blijven werken.
U hebt geen controle over wanneer die onafhankelijke contractant werkt aan het maken van uw website. Hij rapporteert niet op uw werkplaats op uren die u opgeeft. Je kunt hem niet zeggen dat hij een tijdje niet meer op de website moet werken en moet rapporteren aan een shorthanded afdeling om daar te helpen.
Financiële controle
Financiële controle is van toepassing op hoe het individu wordt betaald.
Ja, je hebt misschien een contract dat aangeeft hoeveel je de onafhankelijke contractant zult compenseren voor het bouwen van die website voor jou. Het contract geeft hoogstwaarschijnlijk aan wanneer uw betalingen aan hem verschuldigd zijn.
Maar nogmaals, hij moet instemmen met deze voorwaarden. Als het helemaal aan jou is wanneer de werknemer wordt betaald, hoeveel hij wordt uitbetaald en of je hem vergoed krijgt voor onkosten, geeft dit aan dat je financiële controle hebt over het werk dat hij voor je doet. Wanneer u een werknemer inhuurt, vertelt u hem wanneer de betaaldag is. Hij heeft niets te zeggen.
Uw relatie met de werknemer
Zijn er voordelen van het personeelstype betrokken bij uw relatie met de werknemer? Denk aan pensioenplannen, verzekeringen en vakantietoeslagen. Dit geeft aan dat hij een werknemer is.
Is de relatie open of heeft hij een contract met u waarin staat dat deze eindigt wanneer een bepaalde taak is voltooid? Is het werk dat is uitgevoerd een belangrijk aspect van uw bedrijf? Al deze factoren bepalen het type relatie dat u hebt met de werknemer.
Voordelen worden aan werknemers verstrekt en zij werken voor u totdat u hun dienstverband beëindigt.
Dus welk belastingformulier moet u gebruiken?
Formulier W-2 rapporteert het totale inkomen en de sociale zekerheid en Medicare inkomsten betaald aan een werknemer.
Het laat zien hoeveel er is ingehouden op haar beloning voor federale, provinciale en lokale belastingen.
W-2's zijn uiterlijk op 31 januari aan de werknemer verschuldigd. Wanneer u de W-2's hebt voltooid en naar uw werknemers hebt gestuurd, moet u vervolgens kopieën en een compilatie met de naam W-3 naar de Social Security Administration verzenden.
Gebruik formulier 1099-MISC om inkomsten te rapporteren die u aan onafhankelijke contractanten hebt betaald. Je moet alleen een onafhankelijke contractant een 1099-MISC sturen als je hem gedurende het jaar $ 600 of meer hebt betaald. U rapporteert geen inhouding, sociale zekerheid of Medicare-lonen op een 1099-MISC omdat u geen inkomstenbelastingen achterlaat voor onafhankelijke contractanten.
Verzamel alle 1099-MISC-formulieren en stuur ze naar de IRS met een 1096-compilatieformulier, net zoals u deed met het W-3-formulier dat naar de socialezekerheidsadministratie voor uw werknemers ging.