2018 Deadlines voor jaarlijkse loon- en belastingrapporten 2017
Een van uw taken als werkgever is om rapporten te verstrekken aan werknemers en onafhankelijke contractanten die hun inkomsten van het voorgaande jaar hebben getoond. Het rapport aan werknemers wordt gemaakt op formulier W-2; degene voor contractarbeiders staat op formulier 1099-MISC. Deze rapporten zijn eind januari van het volgende jaar te wijten aan werknemers en onafhankelijke contractanten. Dus voor de lonen en betalingen in 2017 zijn de rapporten 31 januari 2018.
U moet eind januari ook kopieën van deze rapporten samen met samenvattingrapporten indienen bij de IRS en de Social Security Administration (SSA) voor verificatiedoeleinden.
Nieuwe deadlineveranderingen
De deadlines voor het indienen van Form W-2 (bij de Social Security Administration) en Form 1099-MISC (bij de IRS) zijn eerder gemaakt, te beginnen in 2017 voor het belastingjaar 2016, en gaan door in de komende jaren. De nieuwe deadline is 31 januari voor elk jaar. Deze deadline is hetzelfde voor zowel papieren als elektronische archivering en het is dezelfde datum als de deadline voor het leveren van W-2's aan werknemers en 1099-MISC-formulieren aan onafhankelijke contractanten.
Hoe de einddatums worden bepaald
Als een van deze archiveringsdata op een weekend of nationale feestdag valt, zijn de deponeringen de eerste normale werkdag daarna verschuldigd. Als 31 januari bijvoorbeeld op een zaterdag valt, is de vervaldatum maandag 2 februari.
01 - Per 31 januari 2017 - Geef exemplaren van formulier W-2 aan werknemers
W-2-formulieren moeten uiterlijk 31 januari 2018 aan werknemers worden verstrekt voor de belastingen van 2017. U moet uiterlijk op 31 januari 2018 alle W-2-formulieren voor 2017, samen met een samenvattend rapport over formulier W-3 , indienen bij de Social Security Administration.
U kunt W-2-formulieren voorbereiden door het stapsgewijze proces te volgen , inclusief het verzamelen van informatie over de werknemer en inkomsten en het invullen van de vakjes.
02 - Per 31 januari 2018, Kopieën van 1099-MISC-formulieren verstrekken aan niet-werknemers
Dit artikel bevat alle informatie die u nodig hebt om Form 1099-MISC voor te bereiden en in te dienen voor onafhankelijke contractanten en bedrijven die u betaalt.
Voordat u een 1099-MISC kunt voorbereiden en verzenden naar een niet-werknemer, moet u een W-9-formulier van die persoon ontvangen om de identiteit van de belastingplichtige te verifiëren.
U moet een 1099-MISC sturen naar een niet-werknemer aan wie u gedurende het jaar $ 600 of meer heeft betaald. De meeste niet-werknemers moeten een 1099-MISC ontvangen, maar er zijn uitzonderingen voor wie een 1099-MISC moet ontvangen.
03 - Per 31 januari 2018, bestandsformulier 1096 bij de IRS (samen met 1099s)
Leer hoe u formulier 1096 (jaaroverzicht en verzending van retourgegevens) kunt voorbereiden en indienen bij de IRS, samen met kopieën van 1099-MISC-formulieren die u naar onafhankelijke contractanten en bedrijven hebt gestuurd die u hebt betaald.
U moet een 1096-formulier invullen voor elk verschillend type 1099-formulier dat u opstelt, als u deze formulieren per post indient. Als u 1099-MISC en andere 1099-formulieren elektronisch indient , hoeft u geen 1096-formulier in te vullen.
04 - Per 31 januari 2018, bestandsformulier W-3 met sociale zekerheid (met W-2s)
Formulier W-3 is een verzendformulier, dat de informatie over alle W-2-formulieren die u indient bij de socialezekerheidsadministratie samenvat. Het W-3-formulier moet worden verzonden als u per post verzendt. De verzendformulieren, samen met al uw W-2-formulieren voor werknemers, zijn eind januari te danken aan de Social Security Administration.
U kunt deze formulieren mogelijk ook online indienen via de portal Business Services Online van de socialezekerheidsadministratie. Als u online W-2-formulieren indient, hoeft u geen W-3-verzendformulier in te vullen.
05 - Hoe een verlenging van de tijd aanvragen voor het opslaan van W-2's van 1099-MISC-formulieren
Als u denkt dat u laat moet indienen, kunt u een verlenging van 30 dagen aanvragen voor het indienen van W-2's. Extensies worden niet automatisch verleend en u zult een gedetailleerde uitleg van de reden voor de uitbreiding moeten geven. Gebruik Formulier 8809 om een extensie-aanvraag in te dienen, vóór 31 januari. De IRS zegt dat het de extensie alleen toestaat in 'buitengewone omstandigheden of catastrofen'. De omstandigheden zijn beperkt tot die van invloed zijn op de werking van het bedrijf:
- Catastrofale gebeurtenis in een door president uitgeroepen rampgebied
- Dood, ernstige ziekte of onvermijdelijke afwezigheid van de persoon die verantwoordelijk is voor het indienen van de aangiften
- Vuur, gewonde of natuurramp, of
- Het bedrijf was in het eerste bedrijfsjaar.
Het indienen van een aanvraag voor een verlenging kan u helpen boetes en boetes te vermijden voor het laat indienen van W-2- en 1099-MISC-formulieren.
06 - Medewerkers versus onafhankelijke contractanten - Wat is het verschil?
Het is belangrijk om zeker te weten dat u mensen correct betaalt voor hun type werk en om het juiste formulier te gebruiken om lonen en betalingen te melden.
Het verschil tussen het feit of iemand een W-2 of een 1099-MISC ontvangt om inkomsten te rapporteren, hangt af van de vraag of de persoon een werknemer of een onafhankelijke contractant is.
Als u niet zeker weet of een werknemer een werknemer of een contractmedewerker is, kan dit artikel over de status van werknemer versus aannemer helpen. Dit artikel over Wat is een werknemer bevat de drie belangrijkste criteria die de IRS gebruikt om de status van werknemers te evalueren,