Wordt dus gewaarschuwd is tweearmig. Voordat u W-2-formulieren naar werknemers verzendt en deze formulieren bij de Social Security Administration indient (samen met verzendformulier W- 3 ), bekijkt u deze veelvoorkomende fouten om problemen te voorkomen.
W-2-formulieren te laat indienen
Vanaf het belastingjaar 2016 is de indieningstermijn voor W-2-formulieren (en 1099-formulieren) verlengd tot 31 januari. Dus uw W-2-formulieren voor werknemers voor 2017 moeten uiterlijk op 31 januari worden ingediend bij de Social Security Administration. , 2018.
Er zijn boetes voor late indiening. Lees meer over de nieuwe deadlines voor W-2- en 1099-formulieren.
Het W-2-formulier van het verkeerde jaar gebruiken
Gebruik het W-2-formulier voor het jaar dat het inkomen belastbaar was, niet het jaar waarin u het formulier indient. Voor werknemerslonen in 2015 bijvoorbeeld, gebruik het 2016 W-2-formulier ; dit formulier wordt aan medewerkers gegeven en in 2017 bij de Social Security Administration ingediend.
Ontbrekende inzendingsdata. U moet W-2-formulieren uiterlijk eind januari aan werknemers verstrekken. U moet deze formulieren uiterlijk eind februari indienen bij de Social Security Administration. De deadlines veranderen elk jaar, afhankelijk van wanneer de datum op de kalender valt. Als de deadline op een weekend of feestdag is, wordt de datum verplaatst naar de volgende werkdag. Dit zijn de exacte deadlines voor de loonheffingen aan het einde van het jaar voor het lopende jaar.
Het goedgekeurde W-2-formulier niet gebruiken
U kunt het W-2-formulier niet downloaden, kopiëren en gebruiken.
Het rood op A is een speciale inkt. U moet de goedgekeurde formulieren van een kantoorleverancier, de IRS of een softwarebedrijf verkrijgen. Lees meer over waar u goedgekeurde W-2-formulieren kunt krijgen.
Verzuimen om de inhouding van de sociale zekerheid stop te zetten
De inhouding van de sociale zekerheid moet worden gestopt bij het maximaal belastbare loon van de sociale zekerheid voor elk jaar.
(Dit maximum verandert in de meeste jaren om de kosten van levensonderhoud weer te geven.) Hoewel dit niet specifiek een W-2-fout is, is het gebruikelijk en zorgt u ervoor dat de lonen van de sociale zekerheid voor een werknemer te hoog worden. Vervolgens moet u het eigen risico terugbetalen aan de werknemer en zowel de W-2 als het formulier 941 , het kwartaalloon- en belastingrapport corrigeren voor alle kwartalen die het eigen risico weerspiegelen. Als de werknemer bijvoorbeeld in september het maximum heeft bereikt voor inhouding van de sociale zekerheid, moet u formulier 941 wijzigen voor het derde kwartaal.
W-2-formulieren verzenden naar de IRS
Sociale zekerheid formulieren moeten aan het einde van januari aan de werknemers worden gegeven en eind februari bij de Social Security Administration worden ingediend , samen met het verzendformulier W-3, dat alle informatie van alle W-2's verzamelt.
Niet slagen voor een IRS-vrijstelling voor niet E-smijten
Werkgevers die 250 of meer W-2-formulieren indienen, moeten een vrijstelling krijgen als ze geen e-file willen. Lees meer over hoe u afstand kunt doen van het elektronisch indienen van W-2-formulieren (PDF).
Het maken van deze veel voorkomende fouten in het formulier op formulier W-2
De meest voorkomende vormfouten op W-2-formulieren zijn onder meer:
- Geen decimalen en centen op bedragen opnemen
- Geen zwarte inkt gebruiken (invoer te licht maken)
- Items te groot of te klein maken. De IRS stelt voor dat u 12 pt. Type Courier-type voor afdrukken van W-2's.
- Mis-formattering werknemer naam. Werknemers voornaam en middelste initiaal gaan in het eerste vak, de achternaam van de werknemer komt in het tweede vak en elk achtervoegsel (zoals "Jr.") gaat in het derde vak.
Als u financiële software gebruikt, kunt u veel van deze fouten op W-2-formulieren vermijden, met name vormfouten, en uw software kan u waarschuwen wanneer u het maximale loonbedrag van de sociale zekerheid bereikt. Bekijk dit artikel over boekhoudprogramma's van 2012 door Rosemary Peavler, Guide to Business Finance, met de nadruk op programma's met payroll-functies.
Hoe een W-2-formulier te corrigeren
U moet elk jaar tegen het einde van januari (voor het vorige kalenderjaar) een W-2-formulier aan elke werknemer verstrekken, maar u hoeft deze formulieren tot eind februari niet bij de Social Security Administration (SSA) in te dienen. Deze vertraging biedt tijd voor het corrigeren van fouten.
Als u de fout kunt corrigeren voordat u een aanvraag indient bij SSA, voert u de correctie uit en dient u het gecorrigeerde formulier in.
Als u de fout vindt nadat u een aanvraag hebt ingediend bij de SSA, moet u een gecorrigeerde W-2 indienen samen met een gecorrigeerd verzendformulier W-3c).
Lees meer details over het aanbrengen van correcties op een W-2-formulier, nadat u het hebt ingediend bij de socialezekerheidsadministratie.