Vervaldatums, Hoe te voltooien, W-2-formulieren verzenden
Een W-2- formulier is een verklaring die elk jaar door werkgevers voor werknemers moet worden opgesteld, met de totale bruto inkomsten van de werknemer, de inkomsten uit de sociale zekerheid, de inkomsten van Medicare en federale en staatsbelastingen die aan de werknemer zijn ingehouden. Het doel van dit formulier is om de werknemer informatie te verstrekken die moet worden opgenomen in zijn of haar inkomstenbelastingformulier. Het geeft ook de Social Security Administration en de IRS informatie om de inkomstenbelastingaangifte van de werknemer te verifiëren.
Wanneer is het W-2-formulier gereed?
BELANGRIJKE WIJZIGINGEN: begin met jaarlijkse belastingaangiften van 2016 en voor alle volgende jaren moeten de formulieren W-2 en W-3 uiterlijk 31 januari van het volgende jaar bij de Social Security Administration (SSA) worden ingediend. Dus, voor belastingbetalingen in 2017 moet u zich vóór 31 januari 2018 aanmelden. De wijziging is geïmplementeerd om belastingfraude te verminderen. De jaarlijkse rapportage van de loonbelastingaangiften 2018 voor de belastingbetalingen in 2017 toont de exacte deadlines voor het lopende jaar.
Het W-2-formulier moet uiterlijk eind januari aan de werknemers worden verstrekt, met informatie van het vorige kalenderjaar. Deze deadline is niet veranderd. De W-2's moeten een verzendformulier W-3 bevatten, tenzij u online een aanvraag indient bij de SSA. De deadline van 31 januari is van toepassing op zowel gemailde als online indieningen bij de SSA. Indiening na de deadline kan leiden tot boetes wegens te late indiening.
Ja, u moet W-2's bij de Social Security Administration (SSA) indienen tegen dezelfde deadline als u formulieren verstrekt aan werknemers.
Dit is een goede reden om werknemers hun formulieren vroeg in januari te geven, zodat u fouten kunt vinden en oplossen voordat u ze bij de SSA indient.
Delen van het W-2-formulier
Een W-2-formulier is een uit meerdere delen bestaande vorm:
- Kopie A gaat naar de socialezekerheidsadministratie. Kopie A wordt meestal afgedrukt op een ruimtelijke, laserscanbare rode vorm. Als u een papieren exemplaar aanlevert, moet u alleen het papier gebruiken dat door de SSA is verstrekt.
- Kopie 1 is voor de stad, staat of plaats
- Kopie B is voor indiening bij de federale belastingaangifte van de werknemer
- Kopie C is voor de administratie van de werknemer
- Kopie 2 is een ander exemplaar voor een stad, staat of plaats
- Kopie D is voor de administratie van de werkgever.
Waar kan ik W-2-formulieren krijgen?
Je kunt het W-2-formulier niet gewoon van internet kopiëren. Zoals hierboven vermeld, wordt exemplaar A van het formulier op speciaal papier afgedrukt. U moet de officiële formulieren gebruiken. U kunt de officiële W-2-formulieren ophalen bij een copyshop, een aantal belastingsoftware (zoek de versie voor kleine bedrijven) of uw belasting bereider.
Welke informatie heb ik nodig om W-2-formulieren in te vullen?
Informatie over uw bedrijf
Voor elke W-2 moet u informatie over uw bedrijf opnemen:
- Uw werkgever-ID-nummer
- Uw bedrijfsnaam
- Uw bedrijfsadres
- Het btw-nummer van uw bedrijf (controleer dit bij de afdeling inkomsten van uw staat)
Informatie over uw werknemers
Voor elke medewerker heeft u actuele persoonlijke informatie nodig:
- Sofinummer of ander fiscaal identificatienummer
- Naam
- Adres
Informatie over de winst van werknemers
Vervolgens hebt u voor vorig jaar informatie nodig over het totale loon en de inhouding voor elke werknemer:
- Totale lonen, tip inkomen en andere compensatie
- Totale lonen sociale zekerheid (maximaal het maximum van de sociale zekerheid )
- Totale Medicare-lonen (hetzelfde als het totale loon)
- Sociale zekerheidstips en toegekende tips
Informatie over pensioenplannen
In vak 12 moet u voor elke W-2 aangeven of elke werknemer deelneemt aan een pensioenplan of een niet-gekwalificeerd plan met uw bedrijf, of deze werknemer een wettelijke werknemer is of dat de persoon een ziekengeld van derden heeft ontvangen .
Informatie over speciale voordelen
Vak 13 van de W-2 vereist informatie over aftrekposten voor personeelsbeloningen en andere aftrekken die moeten worden gerapporteerd in de aangifte inkomstenbelasting van de werknemer. De instructies voor formulier W-2 bevatten een naslaggids voor Box 13-codes.
Controlenummer (optioneel)
Misschien wilt u een intern controlenummer toevoegen op elk formulier W-2 als u veel werknemers betaalt. U kunt het nummer zelf genereren of uw loonvoorbereidingssoftware kan dit nummer genereren.
Waar vind ik de informatie voor de W-2?
De informatie voor dit formulier is afkomstig uit uw loonregister , dat de totalen voor alle werknemers voor lonen en inhouding laat zien, samen met inhoudingen voor medische plannen, gezondheidsspaarrekeningen en andere items. Je hebt ook een geldig W-4-formulier nodig voor elke medewerker. Het W-4-formulier wordt door de werknemer gebruikt om u zijn adres en sofinummer (of ID-nummer van de belastingplichtige ) te geven.
Hoe vul ik het W-2-formulier in?
Dit artikel over het invullen van het W-2 formulier leidt je stap voor stap door het proces .
Hoe verzend ik het W-2-formulier? Kan ik deze formulieren online verzenden?
U stuurt het W-2-formulier eind februari naar de Social Security Administration (SSA). Ja, u kunt deze formulieren online indienen bij de SSA met hun Business Online-service. Als u 250 of meer W-2-formulieren heeft, moet u deze online bij de SSA indienen.
Wat als ik een fout maak op een W-2-formulier?
Controleer voordat u deze formulieren naar werknemers verzendt naar deze veelvoorkomende fouten. Als u een fout maakt, kunt u het formulier eenvoudig corrigeren en het gecorrigeerde formulier teruggeven aan de werknemer. Als de fout is ontdekt nadat u de formulieren hebt ingediend bij de socialezekerheidsadministratie, volgt hier het proces voor het corrigeren van het formulier . U moet ook het verzendformulier W-3 opnieuw indienen.