Hoe W-2-formulieren en W-3-formulieren online te e-mailen
Wat zijn W-2-formulieren en W-3-formulieren?
W-2-formulieren worden gebruikt om de lonen en salarissen van werknemers aan de IRS te rapporteren voor doeleinden van inkomensrapportage. De W-2 wordt voorbereid door de werkgever en wordt eind januari voor het vorige belastingjaar aan de werknemer en de Social Security Administration (SSA) verstrekt. De SSA gebruikt de informatie voor sociale zekerheid en deelt de informatie met de IRS voor de inkomstenbelasting.
W-3-formulieren worden 'verzendformulieren' genoemd.Ze vatten de informatie samen op alle W-2-formulieren die naar de SSA zijn verzonden.W-3-formulieren zijn niet nodig als u W-2-formulieren online archiveert met de SSA.
Hoe kan ik W-2-formulieren en W-3-formulieren online opslaan?
W-2 Loon- en belastingafschriften voor elke werknemer moeten elk jaar voor al uw werknemers voor het vorige kalenderjaar worden ingediend bij de Social Security Administration (SSA). W-2-formulieren voor werknemers worden ingediend samen met Form W-3 , een samenvattingsformulier.
W-2-formulieren zijn, samen met W-3 summiere verzendformulieren, uiterlijk 31 januari voor het voorgaande jaar. Aangezien zowel de formulieren voor werknemers als de SSA-formulieren op dezelfde datum moeten worden ingediend, is het een goed idee om de W-2-formulieren eerder in januari aan werknemers te geven, zodat ze deze kunnen overzien en indien nodig kunnen corrigeren.
U kunt formulieren W-2 online deponeren via de BSO-website (Business Services Online) van de SSA. U kunt invulversies van deze formulieren maken, exemplaren afdrukken voor archivering bij staats- of lokale overheden, voor verspreiding onder werknemers en voor uw eigen administratie.
Het indienen van 250 of meer W-2-formulieren? U MOET Online een bestand aanvragen
De socialezekerheidsadministratie zegt,
Als u tijdens een kalenderjaar 250 of meer formulieren W-2 archiveert, moet u deze elektronisch indienen tenzij de IRS u een vrijstelling verleent. (Er kan een boete in rekening worden gebracht als u niet elektronisch kunt indienen wanneer dat nodig is.)
Voordelen voor E-Filing W-2-formulieren
- E-indienen, volgens de IRS, bespaart tijd en moeite en zorgt voor nauwkeurigheid.
- U hoeft geen W-3-verzendformulier te berekenen en in te dienen; de socialezekerheidsadministratie genereert automatisch een W-3.
- U kunt de BSO-site gebruiken om socialezekerheidsnummers te verifiëren voor loonrapportage.
- De BSO-site biedt een zelfstudie, handboeken, een checklist en veel andere nuttige informatie om u te helpen deze W-2-formulieren elektronisch te archiveren.
- Als u een fout maakt in een of meer W-2-formulieren nadat u een aanvraag hebt ingediend, kunt u W-2c-formulieren indienen om de fout te corrigeren.
Voordat u deze formulieren elektronisch verzendt
Om W-2-formulieren online in te dienen, moet u zich eerst registreren bij de sectie Business Services Online van de socialezekerheidsadministratie.
Vervolgens moet u uw W-2-formulieren maken en opslaan met een speciaal bestandsformaat en ze indienen bij BSO.
Nadat de bestanden zijn ingediend, kunt u de geüploade bestanden bekijken en foutrapporten bekijken, inclusief naam en burgerservicenummers, en correcties aanbrengen.
U kunt ook de status van uw inzending bekijken en zien of het bestand is geaccepteerd.
Nog steeds verward over vorm W-2? Antwoorden op uw vragen over het W-2-formulier