Formulier W-9 is een belastingdocument dat moet worden ondertekend door onafhankelijke contractanten om een ID-nummer van de belastingplichtige (sofinummer of werkgever-ID) te verstrekken. Als de werkgever geen ID van de belastingplichtige heeft, of als de ID van de belastingplichtige onjuist is, moet de onafhankelijke contractant federale inkomstenbelastingen hebben ingehouden (dit wordt "back-up bronheffing" genoemd). Hier zijn enkele van de belangrijkste punten uit zijn artikel, met mijn opmerkingen.
Formulier W-9 is een standaard belastingdocument dat vaak wordt gebruikt in zakelijke en financiële transacties. Dus op zich vormt een W-9-vorm niet veel problemen. Toch zijn er enkele eenvoudige zaken om op te letten.
Zorg ervoor dat u weet dat de persoon of het bedrijf u vraagt om het W-9-formulier in te vullen
Omdat het formulier W-9 om uw naam, adres en socialezekerheids- of werkgeversidentificatienummer vraagt, moet u voorzichtig zijn met het verstrekken van die informatie. Zorg ervoor dat u weet wie u om het formulier vraagt, en waarom, en hoe uw belastinginformatie zal worden gebruikt.
Zorg ervoor dat u uw bedrijfsinformatie correct hebt ingevuld
Het W-9-formulier vereist dat u informatie over uw bedrijfstype opneemt.
De IRS heeft de W-9-vorm vereenvoudigd (enigszins). Volg deze stappen om het nieuwe W-9-formulier te voltooien:
- Zorg ervoor dat u uw belastingbetaler-ID correct invoert en dat u de juiste belastingbetaler-ID invoert. Dit is het hoofddoel van het formulier om deze informatie te verifiëren. De vragen komen wanneer uw bedrijf een LLC is. Een LLC- bestand met één lid geeft federale inkomstenbelastingaangiften weer als eenmanszaak en LLC-bestanden met meerdere leden als een partnerschap. Dit artikel bevat meer informatie over welk belastingbetaler-ID moet worden gebruikt.
- U wordt gevraagd of u onderhevig bent aan back-up-inhouding. De meeste mensen zijn dat niet, maar als je vragen hebt, lees dan dit artikel over back-up achterhouden .
- U wordt gevraagd of u onderworpen bent aan het melden van buitenlandse activa. Tenzij u bezittingen in een ander land hebt, is deze sectie niet op u van toepassing.
Zorg ervoor dat u de W-9 veilig verstuurt
De W-9 bevat gevoelige informatie die privé en veilig moet worden gehouden. Verstuur uw voltooide W-9 niet als onbeveiligde of niet-gecodeerde e-mailbijlage. Gebruik in plaats daarvan beveiligde verzendmethoden, zoals handaflevering, e-mail of gecodeerde bestandsbijlagen, naar een e-mail aan de persoon die deze heeft aangevraagd. (Werkgevers van onafhankelijke contractanten zenden geen W-9-formulieren uit, ze worden bewaard in het arbeidsbestand.)
Een W-9 ontvangen wanneer u in plaats daarvan een W-4 verwachtte
Als je een nieuwe baan begint en je nieuwe werkgever je een W-9 geeft om in te vullen, vraag dan of je nieuwe baan als zelfstandige of als een werknemer is. Medewerkers vullen het formulier W-4 in om hun belastingheffing in te stellen.
Zelfstandigen (onafhankelijke contractanten) hebben geen inkomstenbelastingen of socialezekerheids- / Medicare-belastingen ingehouden. U en uw werkgever kunnen de kwestie van uw status bespreken, maar het is de IRS die uiteindelijk beslist of een werknemer een werknemer of een onafhankelijke aannemer (zelfstandige) is.
Als u niet zeker weet wat uw status is, lees dan meer over het verschil tussen werknemers en onafhankelijke contractanten .
Houd rekening met back-up bronregels
De IRS wil ervoor zorgen dat alle belastingbetalers alle inkomstenbronnen rapporteren. Ze hebben dus regels opgesteld om ervoor te zorgen dat alle W-9-formulieren een correct en volledig ID-nummer van de belastingbetaler hebben. Als u een W-9 zonder geldige ID van de belastingplichtige indient, of als uw btw-nummer ongeldig is, moet uw werkgever federale inkomstenbelasting van uw betalingen inhouden. Deze verordening wordt " back-up bronhouden " genoemd.