Hoe werkgevers zich moeten houden aan back-up bronbepalingen
Welke betalingen zijn onderhevig aan back-uphouden?
Betalingen die kunnen worden onderworpen aan back-up bronbelasting zijn onder meer:
- Rentebetalingen ( formulier 1099-INT )
- Dividenden ( formulier 1099-DIV (PDF));
- Huurprijzen, winst of andere inkomsten ( formulier 1099-MISC (PDF));
- Commissies, vergoedingen of andere betalingen voor werkzaamheden uitgevoerd als een onafhankelijke contractant ( formulier 1099-MISC (PDF));
- Betalingen door makelaars en ruiltransacties ( formulier 1099-B (PDF));
- Betaalkaart en netwerktransacties van derden ( formulier 1099-K (PDF)); en
- Royaltybetalingen ( formulier 1099-MISC (PDF)).
Voor de meeste bedrijven hebben betalingen aan onafhankelijke contractanten en freelancers hoogstwaarschijnlijk back-up-inhouding nodig. Lees dit artikel voor meer informatie over wie een 1099-MISC-formulier moet ontvangen .
Wanneer moet ik inkomstenbelasting op een betaling achterhouden?
U als bedrijfseigenaar en betaler moet belastingen op een betaling inhouden als:
- De belastingbetaler heeft u geen identificatienummer voor belastingbetalers gegeven (burgerservicenummer, ID-nummer werkgever of ID van individuele belastingbetaler)
- De IRS heeft u laten weten dat het ID-nummer van de belastingbetaler onjuist is
- De IRS heeft u laten weten dat de belastingbetaler in voorgaande jaren niet alle rente- of dividendinkomsten heeft gerapporteerd
(Er zijn verschillende andere omstandigheden die van toepassing zijn op banken en makelaars maar niet op bedrijven.)
Hoe krijg ik de belastingbetaler-ID van het individu?
Gebruik formulier W-9 om het identificatienummer van het individu op te vragen.
Als u de informatie niet ontvangt, start u onmiddellijk een back-up van inhouding en gaat u door totdat u deze ontvangt.
Hoe weet ik hoeveel ik moet achterhouden?
Het bronheffingspercentage bedraagt momenteel 28% van het totale bedrag dat aan de werknemer is betaald.
Hoe en wanneer moet ik formulier 945 opslaan?
Eerst moet u formulier 945 indienen bij de IRS. Formulier 945 is een jaarverslagformulier dat wordt gebruikt voor het rapporteren van alle back-up-inhouding voor alle begunstigden voor het jaar. U kunt dit formulier e-mailen of per post verzenden. Als u per post verzendt, is het verzenden van het formulier afhankelijk van het feit of u een betaling uitvoert. Zie het IRS-artikel over Instructies voor formulier 945 voor een volledige lijst met betalingsadressen.
Hoe rapporteer ik back-up achterhouden aan de begunstigde?
Voor individuele begunstigden moet u hen informatie verstrekken over de bedragen die zijn ingehouden voor elke cheque. Aan het eind van het jaar moet u de totale back-up-inhouding, samen met het totale bedrag dat voor het jaar is betaald, melden op formulier 1099-MISC.
Hoe stort ik de back-up-inhoudingbedragen?
Over het algemeen zijn de stortingsregels voor formulier 945 hetzelfde als die voor formulier 941 (loonheffingen). U bent een halfweekse of maandelijkse deposant , afhankelijk van het gedeponeerde bedrag. U kunt het IRS e-file (EFTPS) -systeem gebruiken of stortingen doen met behulp van de aanbetalingsbon .
Er zijn een aantal speciale regels die betrekking hebben op het deponeren van back-up-inhouding; lees de instructies voor formulier 945 voor meer informatie.