Hoe onttrekkingen te berekenen en te rapporteren
Basisformule voor nettoloon:
Brutoloon van werknemer (loonpercentage x gewerkte uren)
minus Wettelijke aftrek van loonheffingen
minus Vrijwillige loonaftrek
is gelijk aan Net Pay.
Wettelijke afdelingen voor loonbelasting
De wet vereist dat loonheffingen moeten worden ingehouden op het salaris van een werknemer. Werkgevers moeten deze inhoudingen vervolgens aan verschillende belastingdiensten doorgeven. Loonheffingen zijn onder meer de volgende:
- Btw-bronbelasting (op basis van brontafels in publicatie 15)
- Sociale zekerheid belastingheffing (6,2 procent tot de jaarlijkse maximale belastbare winst van $ 127,200 vanaf 2017)
- Medicare belastingheffing (1,45 procent)
- Bijkomende belastingvermindering voor Medicare (0,9 procent) voor werknemers die meer dan $ 200.000 verdienen (dit is een nieuwe bronbelastingvereiste die begint in het jaar 2013)
- Staatsbelastingheffing
- Verschillende lokale belastingweigeringen (zoals stads-, districts- of schooldistrictsbelastingen, staatshandicaps of werkloosheidsverzekering).
Vrijwillige loonaftrek
Vrijwillige loonaftrek wordt alleen aan het loonstrookje van de werknemer ingehouden als de werknemer akkoord is gegaan met de aftrek.
Vrijwillige aftrekkingen betalen voor of dragen bij aan verschillende voordelen die de werknemer heeft uitgekozen om deel te nemen. Vrijwillige afdrachten van de loonsom kunnen het volgende omvatten:
- Ziekteverzekeringspremies (medische, tandheelkundige en oogzorg)
- Levensverzekeringspremies
- Pensioenregeling bijdragen (zoals een 401 (k) plan)
- Aandelenplannen voor personeelsaankopen (ESPP- en ESOP-plannen)
- Maaltijden, uniformen, vakbondscontributies en andere werkgerelateerde uitgaven
Vrijwillige aftrekposten kunnen worden betaald met dollars vóór belasting of dollars na belasting, afhankelijk van het type voordeel waarvoor wordt betaald. Sommige aftrekposten vóór belastingen verlagen de lonen die onderworpen zijn aan de federale inkomstenbelasting, terwijl andere aftrekken de lonen verminderen die onderworpen zijn aan de socialezekerheids- en Medicare-belastingen. IRS-publicaties 15 en 15-B leggen uit welke voordelen vóór belastingen voor verschillende doeleinden zijn en professionele salarissoftware helpt u bij het bijhouden van alle belastinggerelateerde loonberekeningen.
Werkgever Payroll Tax Verantwoordelijkheden
De verantwoordelijkheid voor loonheffingen blijft bestaan, zelfs nadat loonstroken zijn uitgegeven aan werknemers. Het bedrijf is verantwoordelijk voor:
- Het betalen van het werkgeversaandeel van loonheffingen
- Voor het storten van belastingdollars die zijn ingehouden op de loonstrook van de werknemers
- Verschillende afstemmingsrapporten voorbereiden
- Administratieve verwerking van de loonkosten via hun financiële rapportering
- En het indienen van loonaangifte
Werkgever loonheffingen
Bedrijven zijn ook verantwoordelijk voor het betalen van hun deel van de loonbelasting. Deze loonheffingen zijn een extra last bovenop de kosten van het brutoloon van een werknemer. Het werkgeversgedeelte van de loonbelasting omvat het volgende:
- Sociale zekerheid belastingen (6,2 procent tot het jaarlijkse maximum)
- Belasting op Medicare (1,45 procent van de lonen)
- Federale werkloosheidsbelastingen (FUTA)
- Staatsbelasting op werkloosheid (SUTA)
VAIS Belastingen
VAIS staat voor de Federal Insurance Contributions Act. De VAIS-belasting bestaat uit zowel socialezekerheids- als Medicare-belastingen. Sociale zekerheid en Medicare belastingen worden zowel door de werknemer als door de werkgever betaald. Elke partij betaalt de helft van deze belastingen. Samen bedragen beide delen van de VAIS-belastingen 15,3 procent, als volgt verdeeld:
- Sociale zekerheid (werknemer betaalt 6,2%)
- Sociale zekerheid (werkgever betaalt 6,2%)
- Medicare (werknemer betaalt 1,45%)
- Medicare (werkgever betaalt 1,45%)
Vanaf 2013 wordt een aanvullende Medicare-belasting toegepast op werknemers die belastingen indienen als gezinshoofd, alleenstaande of als een kwalificerende weduwe (er) met een kind ten laste en wier Medicare-loon hoger is dan $ 200.000.
De drempel is veel lager voor getrouwde personen die afzonderlijke belastingaangiften indienen: $ 125.000. De aanvullende Medicare-belasting is van toepassing op inkomsten van meer dan $ 250.000 voor gehuwde belastingplichtigen die gezamenlijke aangiften indienen.
Dit is een belasting voor alleen werknemers. Er is geen overeenkomstige belasting opgelegd aan de werkgever.
Het werknemersgedeelte van de sociale zekerheid is gestegen van de 4,2 procent die werd ingesteld in 2011 en 2012. Die loonbelastingvakantie was wettelijk vastgelegd als onderdeel van de belastingvrijstellingswet van 2010, die vervolgens werd uitgebreid met HR 3765 en opnieuw werd verlengd met HR 3630 Maar het werknemersgedeelte van de Sociale Zekerheid keerde in 2013 terug naar de volledige 6,2 procent.
Loonheffingen rapporteren
Werkgevers moeten hun loonbelastingverplichtingen melden en tijdig loonbelasting betalen. Rapportagevereisten zijn onder meer:
- Federale belastingaanslagen doen
- Jaarlijkse federale werkloosheidsbelastingaangifte (formulier 940 of 940EZ)
- Werkgeversaangifte kwartaalaangifte loonbelasting (formulier 941)
- Jaarlijkse opbrengst van inhouding van de federale inkomstenbelasting (formulier 945)
- Loon- en belastingafschriften (formulier W-2)
Werkgevers hebben ook eisen om verslagen in te dienen bij verschillende nationale en lokale instanties. Werkgevers kunnen via de website van de American Payroll Association links naar overheidsinstanties vinden.
Oorspronkelijk geschreven door Diana Van Blaricom, een gecertificeerde Professional in Human Resources (PHR). Bewerkt en herzien door Beverly Bird.