U kunt in feite worden gevraagd of u een feestplanner of een vergaderplanner bent. In het geval van het planningsberoep zijn de functietitels net zo divers en talrijk als de aangeboden diensten en kan het vaak moeilijk zijn om de ene van de andere te beschrijven en te onderscheiden.
Het kan een uitdaging zijn bij het voorbereiden van een evenementenplanningsportfolio, op zoek naar werk of bij het werken met een klant die niet het juiste begrip heeft van uw functie en verantwoordelijkheden.
Evenementbeheer versus Evenementplanning
Hoewel nauw verwant, zijn event management en event planning twee heel verschillende functies. Het belangrijkste verschil ligt in deze twee woorden: management en planning. In zeer eenvoudige bewoordingen beheren eventmanagers de evenement- en evenementplanners om het evenement te plannen .
Dat gezegd hebbende, kunnen evenementmanagers ook aspecten van evenementen plannen en kunnen evenementplanners bepaalde componenten van het proces voor evenementplanning beheren. Evenementmanagers en evenementplanners werken zij aan zij en hun verantwoordelijkheden kunnen elkaar overlappen.
Om het nog ingewikkelder te maken, bieden individuele evenementplanners vaak evenementenbeheerdiensten en kunnen evenementmanagers ook evenementenplanningservices aanbieden. Als je dit allemaal op je hoofd hebt zitten, laten we beginnen met het eventbeheer van dichtbij te bekijken.
Event Management omvat projectmanagement
Eventmanagement omvat het creëren en ontwikkelen van grootschalige evenementen, waaronder conferenties, congressen, concerten, beurzen, festivals en ceremonies. Eventmanagement omvat het identificeren van de doelgroep, het formuleren van het evenementconcept, het plannen van de algehele logistiek van het evenement en het uitvoeren van projectbeheer van het evenement als geheel - inclusief het managen van de teams die verantwoordelijk zijn voor elke functie, het budget en het toezicht houden op de uitvoering van de gebeurtenis.
Eventmanagers begeleiden ook de diensten van alle externe leveranciers en professionals, waaronder ook evenementenplanners.
Specifieke verantwoordelijkheden van een evenementmanager kunnen zijn:
- Plaatsen selecteren en reserveren
- Externe leveranciers coördineren
- Sprekende sprekers of entertainment
- Regelen voor transport en parkeren
- Het verkrijgen van de nodige vergunningen en een passende verzekering
- Verantwoordelijkheid voor naleving van gezondheids- en veiligheidsnormen
- Ontwikkeling van calamiteitenplannen voor noodgevallen
- Crisis- en situatiebeheer bij evenementen
- Een beveiligingsplan ontwerpen
- Monitoring van het evenement
Deze lijst is zeker niet compleet. Afhankelijk van de omvang van het evenement en de andere ingehuurde professionals, kunnen de functieverantwoordelijkheden verschillen.
De rol van Event Management Services
Evenementenbeheerfirma's worden vaak ingehuurd om grootschalige bedrijfsbijeenkomsten en speciale evenementen te plannen en uit te voeren. Hoewel bruiloften en concerten veel voorkomende evenementen zijn voor een professional in het evenementenmanagement, zijn sportevenementen, reünies en grote feesten ook gelegenheden die kunnen profiteren van evenementenbeheer.
Overheidsentiteiten, non-profitorganisaties, verenigingen en bedrijven maken allemaal gebruik van evenementenbeheermaatschappijen om belangrijke evenementen en vergaderingen te coördineren. De functie voor evenementbeheer is vaak te vinden binnen een afdeling voor bedrijfsmarketing of public relations of als onderdeel van hun personeelsbezetting voor speciale evenementen.
Vaardigheden om te slagen
Zoals met de meeste evenementenplanningsfuncties vereist evenementmanagement uitstekende organisatorische vaardigheden om te slagen. Het vermogen om veel bewegende delen te multitasken en te jongleren, is essentieel en, samen met die toporganisatie, komt de behoefte aan efficiënte tijdmanagementvaardigheden.
Het kunnen prioriteren en bij de taak blijven, leidt tot een succesvol evenement. Event management begint met het proces van het creëren van een visie voor het evenement en het vervolgens door te voeren tot uitvoering, wat zowel creativiteit als flexibiliteit vereist.
Omdat projectmanagement een sleutelelement is en niet alleen functies maar teams van mensen betreft, zijn interpersoonlijke vaardigheden ook belangrijk. Interactie met individuen op alle niveaus van een organisatie is een deel van het werk en het hebben van uitstekende communicatievaardigheden en comfortabel en persoonlijk zijn, zal een grote bijdrage leveren aan het ontwikkelen van die relaties.