Wat u moet weten om verwarring met klanten te voorkomen
Het is even frustrerend voor ervaren professionals die worden geconfronteerd met klanten die de aangeboden diensten verkeerd begrijpen.
"Event management" en "event planning" worden vaak verwisseld door elkaar heen, ook al zijn het twee heel verschillende dingen. Eenvoudig gezegd, planning en beheer zijn niet hetzelfde. Hoewel de vaardigheden van deze twee functies elkaar overlappen, zijn het twee verschillende functies. Het levert problemen op voor mensen die zich bezighouden met klanten die ten onrechte denken dat ze een evenementmanager nodig hebben wanneer ze een evenementenplanner nodig hebben. En voor die klanten die de indruk hebben dat alle eventmanagers ook met eventplanning omgaan. Dus laten we de verwarring opruimen, want het is belangrijk dat u en uw klanten hetzelfde begrijpen.
Evenement planning
Laten we beginnen met het plannen van evenementen . Het belangrijkste operatieve woord hier is planning . Alle evenementen - van bruids douches tot mijlpaal verjaardagsvieringen tot grote zakelijke bijeenkomsten - beginnen met een plan van een soort.
De eerste gesprekken met klanten over evenementideeën, thema's, wenselijke datums en budgetrichtlijnen maken allemaal deel uit van het proces van evenementplanning.
Evenementplanning begint bij het begin , vanaf de allereerste fase van het concept en gaat door totdat het daadwerkelijke evenement plaatsvindt. En eerlijk gezegd, voor een paar weken na het evenement, sluiten eventplanners details af en handelen ze follow-upitems af.
Evenementenplanning houdt in dat we nauw samenwerken met de klant om een evenement te ontwerpen dat de visie van de klant op de bijeenkomst weerspiegelt en voldoet aan het doel van het evenement. Klanten die een evenementplanner inhuren, huren iemand in om alle aspecten van het evenement te plannen, inclusief de bijbehorende details en actie-items, en om dat evenement tot aan de voltooiing ervan te bekijken.
Gebeurtenisplanning verantwoordelijkheden kunnen omvatten, maar zijn niet beperkt tot:
- een algemeen thema voor het evenement selecteren
- een budget ontwikkelen
- een locatie selecteren
- onderhandelen over hotelcontracten
- het inhuren van externe verkopers
- het plannen van het menu
- het inhuren van een cateraar
- arrangeren voor gastsprekers of entertainment
- transport coördineren
- het kleurenschema kiezen
- uitnodigingen ontwikkelen
Evenementplanning is alles wat nodig is om een evenement samen te stellen. Deze functie valt onder de grotere paraplu van eventmanagement.
Evenementmanagement
Elk type evenement bestaat uit een groot aantal onderdelen die als stukjes van een puzzel bij elkaar passen. Al die stukken komen uiteindelijk samen om een evenement te creëren. Succesvolle evenementen hebben al die gerelateerde stukken bij elkaar op het juiste moment en op de juiste plaats, soepel en efficiënt en volgens plan. Dit proces wordt gebeurtenisbeheer genoemd. Het is in eenvoudige bewoordingen projectbeheer van het evenement zelf.
Eventmanagement omvat het creëren, coördineren en beheren van alle verschillende componenten van een evenement, evenals de teams van mensen die verantwoordelijk zijn voor elk aspect. Sommige aspecten van event management kunnen omvatten, maar zijn niet beperkt tot:
- een locatie reserveren voor een evenement
- externe leveranciers coördineren
- een parkeerplan ontwikkelen
- het ontwerpen van calamiteitenplannen voor noodgevallen
- zorgen voor naleving van gezondheids- en veiligheidsnormen
- het beheren van personeel dat verantwoordelijk is voor elke functie
- toezicht houden op de uitvoering van een evenement
- bewaking van het evenement
- het oplossen van gebeurtenissituaties op de site
Event Managers en Event Planners werken samen
Het definiëren van deze twee functies is een uitdaging, omdat ze niet alleen nauw verwant zijn, maar ook vaak overlappen met de verantwoordelijkheden. Individuele evenementenplanners kunnen services voor evenementbeheer aanbieden en eventmanagers kunnen ook eventplanning aanbieden.
Het hangt allemaal af van het individuele planner- of bedrijfseventmanagementteam, de locatie en het evenement zelf.
Het is belangrijk om de verschillen tussen de twee te begrijpen en om te bepalen welke diensten u zult leveren. Bijvoorbeeld; Als u evenementenplanningservices aanbiedt voor een grootschalig evenement, werkt u met een evenementmanager die uw diensten zal coördineren met die van de cateringmanager, het audiovisuele team, enz. Bepaal uw rol en de diensten die u levert en communiceer duidelijk deze aan potentiële klanten om verwarring te voorkomen tijdens het planningsproces.