Het seminar is misschien wel de meest voorkomende gebeurtenis die planners zullen organiseren. En de meeste seminars zijn gepland als een ½ dag of een volledige dag. Voor diegenen die geïnteresseerd zijn in het maken van een checklist voor het plannen van een seminar , biedt het volgende een structuur op hoog niveau voor het plannen en uitvoeren van een seminar.
En voor diegenen die een meerdaagse of multisession-conferentie willen plannen, overweeg een vergelijkbare aanpak te volgen. Uw controlelijst voor het plannen van seminars zal echter eenvoudigweg langer zijn.
01 - Bevestig het doel van het evenement
- Wie is het publiek?
- Wat is het onderwerp van het seminar?
- Waar moet zich bevinden?
- Waarom zullen mensen aanwezig zijn?
- Wat is de agenda van het seminar?
02 - Bekijk de Apex-handleiding met eventspecificaties
De Conventie Industry Council heeft een reeks hulpmiddelen opgesteld die moeten worden beschouwd als een uitstekende bron van beste praktijken die het evenement of de vergaderingplanner zullen helpen bij het bijhouden van de details voor het plannen van evenementen. Met gratis downloadtools helpt het elke evenementplanner om een lijst met relevante details te maken. Dit omvat, maar is niet beperkt tot:
- Evenementenprofiel (datum, tijden, locatie, contacten, etc.)
- Evenement organisator / host contact informatie
- Contactinformatie van de leverancier
- Bezoekerprofiel
- Benodigde ruimte
- Eten en drinken
- A / V-vereisten
- Functie / ruimte instellen
03 - Creëer een evenementprofiel
Zodra een planner een aantal van de basisvragen rond het evenement heeft behandeld, is het tijd om mogelijke locaties voor de vergadering te onderzoeken. Het is belangrijk om nauw samen te werken met de organisator / gastheer van het evenement om het type locatie te bepalen en waar het seminar het handigst is voor zowel organisator als gast (de lijst met ideeën kan eindeloos zijn):
- Lokaal hotel
- Lokale conferentiefaciliteit
- Eigen restaurantruimte
- Privéclubmuseum / kunstgalerie
04 - Overzicht van Seminarbehoeften en Reqeuest Venue-voorstellen.
De meeste locaties geven graag een schatting voor een mogelijk seminar. Het catering- of verkoopcontact heeft de volgende BEO- informatie nodig:
- Mogelijke datum (s) voor het evenement
- Aantal deelnemers
- Stijl van zaalopstelling (klaslokaal, u-vorm, etc.)
- Tijd van het evenement (account voor instellen / afbreken)
- Vereisten voor eten en drinken
- A / V behoeften (inclusief schermen, microfoons, etc.)
- Ruimte setup
Tip: huur een A / V-technicus in voor uw evenement vanuit het hotel.
05 - Bevestig en / of ontwikkel de agenda
Het is van cruciaal belang voor de evenementplanner om nauw samen te werken met de organisator / gastheer van het evenement, omdat de agenda van het evenement vaak zal veranderen van het eerste gesprek tot de daadwerkelijke dag van het evenement. De evenementenplanner moet klaar zijn om het plan aan te passen en nauw samen te werken met de locatie om te zorgen dat alles soepel verloopt.
06 - Bevestig de BEO-overeenkomst
Nadat de planner het beoogde aantal deelnemers en logistieke vereisten voor het seminar kent, moet hij of zij de evenementruimte en gerelateerde vereisten beveiligen. De meeste overeenkomsten moeten de planner in staat stellen om tot een bepaald aantal dagen voorafgaand aan het evenement voedsel- en drankbehoeften te verminderen / verhogen. In veel overeenkomsten wordt echter aangegeven hoeveel ze een groep toelaten de hoeveelheden te verminderen, dus schat het goed.
07 - Creëer evenementcommunicatie en materialen
Dit is een item waarmee sommige planners mogelijk te maken hebben, andere niet. In wezen zijn sommige meetingplanners verantwoordelijk voor elk van de volgende:
- Uitnodigingen voor evenementen maken
- Afdrukagenda en ander materiaal
- Bevorderen van aanwezige geschenken / loterijen
- Het produceren van naambadges
- Scheepsgebeurtenisborden en displays
08 - Werk nauw samen met Event Host om de logistiek te voltooien
Voorafgaand aan het evenement zijn er een paar belangrijke stappen die een vergaderingplanner voorafgaand aan het evenement voltooit. Dit omvat het bevestigen van het volgende:
- Evenement sprekers
- Event A / V-vereisten
- Deelnemer evenemententelling
- Host rollen en verantwoordelijkheden
- Benodigdheden voor evenementmaterialen (meerdere keren controleren)
09 - Evenement instellen
Zorg ervoor dat u tijd vrijmaakt in het BEO-schema voor het instellen van gebeurtenissen en het wordt aanbevolen om ongeveer twee uur voorafgaand aan het evenement aan te komen.
Tip: als het seminar 's ochtends is gepland, vraagt u contact op met het verkooppunt van de locatie om uw groep de avond van tevoren in te laten stellen (maar laat niets waardevols achter op de openbare site).
Alle evenementmaterialen, hand-outs, borden, displays, geschenken, registratietabellen , naamkaartjes en meer moeten klaar zijn voor het evenement.
Waarschuwing: Luidsprekers wisselen soms de dag ervoor van dia en bieden nieuwe presentaties die 10 minuten voorafgaand aan het evenement aan het stopcontact moeten worden toegevoegd.
10 - Gebeurtenisuitvoering
Nadat je je hebt voorbereid, is het tijd voor het seminar. Verwacht het volgende:
- Sommige deelnemers zullen altijd vroeg arriveren.
- Sommige deelnemers komen altijd te laat.
- Er is vaak een soort van technische storing.