Hoe u de aanwezigheid op seminars en zakelijke evenementen kunt verbeteren

by Rob Hard

Tips voor het vergroten van uw bedrijfsevenement

De belangrijkste stap om angsten te overwinnen over een gebrek aan aanwezigheid bij een evenement of om de RSVP-lijst te vergroten, is te erkennen dat mensen het echt leuk vinden om goed uitgevoerde seminars en andere evenementen bij te wonen. Door het bijwonen van zakelijke bijeenkomsten, krijgt de deelnemer een kans om nieuwe informatie te leren en interactie te hebben met peers en leiders in hun vakgebied. Maar de meest succesvolle bijeenkomsten gaan verder dan de met sterren bezaaide keynotes en inspirerende presentaties; ze creëren een warme, vriendelijke omgeving voor iedereen, waardoor ze aangenamer worden. Hier leest u hoe u een aangenaam zakelijk evenement kunt plannen met een geweldige opkomst.

01 - Maak een geweldige agenda

Zodra hosts begrijpen dat mensen het leuk vinden om naar evenementen te gaan, is het belangrijk om een programma te maken dat de moeite waard is om bij te wonen. De agenda moet op één thema zijn gericht om de aanwezigen niet te overrompelen, maar moet voldoende variatie hebben om de belangstelling van de aanwezigen te behouden. Het volgende seminaruurschema van een halve dag van een semester bijvoorbeeld, houdt rekening met de behoeften van de deelnemers aan de vergadering, van eten tot pauzes en presentaties:

08:00 Aankomst en ontbijt
08:45 uur Welkomstbericht
9:00 Keynote Speaker
10:00 uur Pauze
10:15 uur Paneldiscussie
11:30 Sluitings opmerkingen

02 - Wees gevoelig voor de kalender en de klok

Ondanks de beste agenda, hebben deelnemers aan een evenement voorkeuren over wanneer ze dergelijke programma's willen bijwonen en wanneer ze dat niet doen. In sommige seizoensindustrieën is het soms een kwestie van kan het minder goed. Houd rekening met het volgende bij het plannen van datums en tijden voor uw evenement:

Deelnemers geven de voorkeur aan ochtendroosters voor seminars
Deelnemers geven de voorkeur aan waardering voor evenementen direct na het werk
Dinsdag en donderdag zijn populaire ontmoetingsdagen
Vermijd zo mogelijk vergaderingen op vrijdag
Vermijd het plannen van vergaderingen op feestdagen en de vooravond van feestdagen
Wees alert op de reisbehoeften van deelnemers aan het evenement

Even belangrijk is het vestigen van een reputatie voor het op tijd beginnen en op tijd afronden - met name voor jaarlijkse of herhaalde evenementen.

03 - Identificeer een unieke en handige locatie

De meeste zakelijke bijeenkomsten worden gehouden in hotels en dat type locatie op zich is niet zo uniek. U kunt ervoor kiezen om de mal te doorbreken en een geweldige locatie buiten het hotel te vinden, of u kunt herkennen dat alle hotels niet gelijk zijn en een goed hotel vinden. Het belangrijkste punt hier is om een locatie te selecteren waar uw gasten naartoe willen. Ze maken tenslotte een omweg uit hun routine en willen van het evenement genieten. Houd rekening met de volgende factoren:

Selecteer een locatie die zich in de buurt van de meerderheid van de aanwezigen bevindt
Selecteer een locatie waar aanwezigen plezier zouden hebben
Selecteer een locatie die ervaring heeft met soortgelijke evenementen

Kijk voor meer tips over het kiezen van een locatie in An Event Planner's Guide to Venue Planning .

04 - Stel een geschikte gastenlijst samen

Succesvolle vergaderingen hebben een specifiek onderwerp of bericht en doelgroep voor dat bericht. Het is waardevol om een gastenlijst samen te stellen met de juiste deelnemers, zelfs als deze gerangschikt zijn in volgorde van belangrijkheid. Te vaak stellen hosts een hoofdlijst samen van potentiële gasten om vervolgens de vergadering voor de massa te openen. Dit werkt alleen als je zitplaatsen wilt vullen op basis van het getallenspel.

Een zakelijke vergadering, conferentie of seminar moet niet worden gezien als een direct mail-inspanning met 1-3% RSVP-tarieven. Ik geef de voorkeur aan het coachen van klanten om specifieke lijsten met doelgerichte aanwezigen te genereren - mensen die ze hopelijk willen bijwonen met een RSVP-percentage van 50% of beter.

Een laatste gedachte over de aanwezigen: probeer personen met een vergelijkbare rang en ervaring uit te nodigen voor de vergadering.

05 - Uitnodigen, uitnodigen, uitnodigen!

Een van de sleutels tot het bereiken van een grote opkomst voor uw evenement is door mensen vroeg uit te nodigen en op te volgen. Dit betekent het verzenden van herinneringen aan degenen die niet hebben gerevoxed en bevestigingen aan degenen die hebben. Het verzenden van een afspraakherinnering net voor het evenement naar bevestigde gasten is over het algemeen ook geen slecht idee.

Het is belangrijk om opwinding rond het evenement te genereren. Traditionele gedrukte uitnodigingen zijn geschikt, maar het wordt de norm om ook naar e-mail en zelfs sociale media te kijken, afhankelijk van uw doelgroep. Probeer deze aanpak:

Noem het evenement op gasten die u of uw team persoonlijk kent voordat u uitnodigingen verstuurt.
Verzend de datum vroeg in het planningsproces (papier of elektronisch).
Stuur een gedetailleerde uitnodiging, inclusief agenda-hoogtepunten (op papier of elektronisch) met een RSVP-verzoek.
Stuur de gedetailleerde uitnodiging opnieuw door met een gepersonaliseerde notitie voor persoonlijke vrienden of kennissen (elektronisch). *
Follow-up met bevestigde gasten één tot twee dagen vóór het geplande evenement (elektronisch of via de telefoon).

* U kunt er ook voor kiezen om de gasten formeel te bellen en een persoonlijke uitnodiging voor het evenement uit te nodigen.

06 - Onderschat de kracht van persoonlijke uitnodigingen niet

Een fysieke uitnodiging - gedrukt of elektronisch - is leuk, maar het mag niet worden gezien als een vervanging voor een persoonlijke uitgebreide uitnodiging aan vrienden, collega's of kennissen (tenzij u natuurlijk een groot symposium of congres met 500 plant) of meer aanwezigen). Dit is de stap die ervoor zorgt dat veel hosts ineenkrimpen ... ze willen de telefoon niet opnemen, maar het kan het verschil betekenen tussen hoge RSVP-rates (met lage no-show rates) en een minder dan ideale turn-out.

Voor sommige evenementen kan het nuttig zijn om deze verantwoordelijkheid te delen. De gastenlijst van een evenement wordt vaak samengesteld uit contactlijsten die door verschillende personen worden bijgehouden, en personen met de nauwste relaties met de genodigden moeten een directe uitnodiging voor hun eigen gasten indienen.

07 - Stel een reputatie op voor het leveren van excellente programma's

Iedereen heeft goede conferenties en slechte conferenties bijgewoond. Hetzelfde geldt voor seminars en andere evenementen over waardering. Gelukkig voor evenementplanners genieten mensen vaker van de vergaderingen die ze bijwonen.

De sleutel hier is om uw klant te helpen een reputatie op te bouwen voor het leveren van uitstekende zakelijke programma's. Hoe eenvoudig het ook lijkt, als iemand het leuk vond om je laatste evenement bij te wonen, heeft hij of zij meer kans om toekomstige programma's bij te wonen en mogelijk zelfs een vriend of collega mee te nemen.

08 - Stuur follow-up communicatie en bedank aanwezigen

Omdat mensen vergaderingen bijwonen om nieuwe informatie te verzamelen, stellen veel deelnemers het op prijs dat ze extra handouts en materiaal ontvangen waarnaar door presentatoren en andere mensen in uw organisatie is verwezen. De follow-up is een uitstekende gelegenheid om die informatie te delen en bedankboodschappen uit te delen aan degenen die het evenement hebben bijgewoond.

De bedankbrief en vervolgcommunicatie is iets dat veel organisaties vaak over het hoofd zien, maar degenen die niet de vruchten plukken.