Welke Public Event Planners kunnen leren van de stad Chicago
Buurtorganisaties in steden in het land organiseren speciale openbare en community-evenementen, zoals openluchtfestivals, straatmarkten en carnaval. Veel van deze openbare evenementen - met name de succesvolle - worden verwachte festiviteiten en zijn soms een punt van trots voor de gastgemeenschap. Hoewel er aspecten zijn van de planning en uitvoering van evenementen die worden gedeeld tussen alle soorten evenementen, van bruiloften tot bedrijfsconferenties , hebben openbare evenementen de neiging hun eigen behoeften en uitdagingen te hebben. Een van deze unieke openbare factoren voor evenementplanning is het werken met en het verkrijgen van toestemming van overheidsinstanties.
Soms is de beste manier om te leren gewoon om er meteen in te springen. Andere keren is het de moeite waard om te leren van de lessen en ervaringen van anderen. In dit geval zullen we leren van de stad Chicago. Ervaren met het organiseren van ongeveer 350 speciale evenementen in Chicago, heeft het kantoor van de speciale evenementen van de burgemeester een speciale evenementenresourcegids en een vergunning voor speciale evenementen gecreëerd, met praktische ideeën die andere steden mogelijk willen opnemen in hun community-evenementen. Dit zijn de beste tips voor het plannen van succesvolle gemeenschapsevenementen van de meesters zelf.
01 - Een formeel aanvraagproces hebben
In Chicago vereist de gemeentelijke code dat organisaties die een community-evenement willen organiseren, een formele aanvraag indienen die instemt met bepaalde richtlijnen voor evenementen, zoals:
- Er worden geen kosten in rekening gebracht voor opname (stel een donatiebedrag in)
- Voedselverkopers moeten een licentie hebben en over certificering beschikken
- Drankleveranciers moeten een licentie hebben (alleen bier en wijn)
- Merchandise-verkopers moeten een licentie hebben
- Chicago Transit Authority moet op de hoogte worden gesteld
Een formeel aanvraagproces voor openbare en community speciale evenementen kan de werklast verminderen en goedkeuringen stroomlijnen, wat voor iedereen een win-winsituatie is.
02 - Vereist een speciale gebeurtenisvergunning
In aanvulling op het evenementaanvraagproces, vereist de stad Chicago ook dat organisatoren een aanvraag indienen voor een speciale gebeurtenisvergunning, die zijn eigen vereisten draagt, zoals:
- De aanvraag moet minimaal 45 dagen voorafgaand aan het evenement worden ingediend
- Aanvragen moeten zijn notarieel
- De organisatoren moeten een verzekeringsbewijs overleggen voor $ 1 miljoen aan commerciële algemene aansprakelijkheid die de City of Chicago als een extra verzekerde persoon benoemt
In eerste instantie lijkt het erop dat Chicago eenvoudig heel wat bureaucratische hoepels maakt om door te springen als het gaat om community-evenementen, zonder de applicaties al te moeilijk te maken, de stad heeft ervoor gezorgd dat alle openbare evenementen aan hun eisen voldoen - veel van die betrekking hebben op veiligheid.
03 - Vereis een gebeurteniskaart met vergunningsaanvraag
Als onderdeel van een aanvraag voor een speciale evenementvergunning, moeten de organisatoren een evenementenkaart indienen die de zones voor straatafsluiting en het herrouteringsplan identificeert. Er moet rekening worden gehouden met openbare parkeerplaatsen, toegang tot de oprit en de rijstrook. Omleidingsborden en barricades moeten voldoen aan de eisen van de stad en de organisatoren zijn verplicht om deze benodigdheden rechtstreeks te bemachtigen. De volgende items komen in aanmerking bij het verlenen van een vergunning:
- Publieke veiligheid
- Nabijheid van een andere gebeurtenis in het gebied op hetzelfde moment
- Vorige uitgifte van een vergunning voor een andere gebeurtenis op dezelfde locatiekaart
04 - Vereist tent- en luifelvergunningen
In Chicago hebben tenten of luifels die groter zijn dan 240 vierkante voet bij openbare evenementen vergunningen van de stad nodig. Als de oppervlakte groter is dan 600 vierkante voet, moeten tekeningen worden gestempeld door een erkende architect of bouwkundig ingenieur en moeten exit- en noodplannen inclusief borden en verlichting worden ingediend. Als de oppervlakte groter is dan 4.000 vierkante voet, moet de vergunningaanvraag worden ingediend door het bedrijf dat verantwoordelijk is voor het opzetten van de structuur. Dit proces zorgt ervoor dat veiligheidsmaatregelen serieus worden genomen.
05 - Vereisen partnerschappen met Official Safety Officials
Bij speciale evenementen in Chicago moeten zowel de politie als de brandweer worden betrokken. Organisatoren moeten een ontmoeting hebben met de politiecommandant (en / of zijn vertegenwoordiger) om zaken als een rijstrook voor hulpvoertuigen, beveiligingsplannen en aangewezen commandopost op het evenement aan te pakken. Organisatoren moeten een persoon aanwijzen die optreedt als een liaison voor de politie, brandweer, straten en sanitaire afdelingen, het kantoor van speciale evenementen en anderen. Het zal helpen om één deskundige en ervaren persoon in uw team te hebben die als coördinatiepunt fungeert voor al deze openbare afdelingen.
06 - Geef een checklist voor de brandveiligheidscode
Organisatoren van festival- en outdoorevenementen in Chicago krijgen een checklist en moeten voldoen aan bepaalde brandveiligheidscode-eisen, waaronder:
- Tenten moeten zijn gemaakt van brandvertragend materiaal (certificering vereist)
- In elke stand zijn brandblussers vereist
- Tijdelijke zitrijen bieden plaats aan 5 tot 14 personen (maximaal)
- Tijdelijke zitpaden zijn minimaal 36 inch
- Ontvlambare vloeistoffen mogen niet in een tent, luifel of cabine worden opgeslagen
- Afval mag zich niet ophopen
- Elektrische kabels moeten worden afgeplakt en er zijn meerdere stopcontacten aanbevolen
- Brandgangen voor voertuigen in noodsituaties worden aanbevolen (10 voet brandstapel)
- Basis CPR- en EHBO-cursussen worden aanbevolen voor personeelsleden
Ervaren of nieuwe planners van openbare evenementen waarderen allemaal een goede checklist.
07 - Zorg voor veilige praktijken bij het hanteren van voedsel
De stad Chicago vereist dat verkopers een klasse bijwonen door het ministerie van Volksgezondheid voordat ze een aanvraag indienen. Ook moeten leveranciers een Summer Festival Sanitation Training and Certification (aangeboden door de Illinois Restaurant Association) verkrijgen. De gezondheidsfunctionaris, die bepaalt of een verkoper een vergunning voor gebruik krijgt, behoudt de bevoegdheid om op elk moment een vergunning op te schorten.
De stad schetst gedetailleerde regels voor voedsel, containers, etiketten, voedselbescherming, persoonlijk personeel, hygiëne, voedselapparatuur, afval, standbouw en giftig materiaal. Het vereist ook dat leveranciers een verplichte sanitaire seminar bijwonen.
Op een aanverwante nota s speciale evenement, moet liquor licentie (s) 20 dagen voorafgaand aan het evenement ontvangen.
08 - Heb een plan voor het verlenen van stadsdiensten
Openbare of particuliere aannemers moeten worden ingehuurd voor een reeks diensten, waaronder het plaatsen van parkeerborden , het bieden van barricades, slepen, vaten weigeren, hergebruik van vaten, voeringen, vegen, vuilophaling, elektrische voorzieningen en / of geluidsapparatuur. In Chicago is het Department of Streets and Sanitation beschikbaar om dergelijke services te bieden tegen een uurtarief dat is gepland op basis van expertise.
Ook is een recyclingprogramma vereist als onderdeel van het speciale evenementvergunningpakket in Chicago. Met de stijgende populariteit van groene evenementen is dit geen slecht idee!
09 - Vereis dierenvergunningen
Als dieren op enigerlei wijze bij het evenement betrokken zijn, vereist de stad Chicago dat de naam van een plaatselijke dierenarts die aanwezig zal zijn bij het evenement moet worden ingediend bij de evenementaanvraag. Deze persoon is verantwoordelijk voor het verzorgen van zieke of gewonde dieren. Ook kan de Commissie voor dierenverzorging en -controle dieren inspecteren voorafgaand aan hun gebruik bij openbare activiteiten.
10 - Beheer bewegwijzering en promotie
Organisatoren van openbare evenementen in Chicago hebben de mogelijkheid om extra evenementbelichting te krijgen met lichtpaalbanners. Uiteraard beheert de stad deze verzoeken waarbij de organisatoren een bannervergunningaanvraag moeten voltooien die een kopie van de voorgestelde bannerafbeeldingen, de datum van het evenement en alle andere belangrijke aspecten van het verzoek bevat. De afdeling straten en sanitaire voorzieningen beheert dit soort verzoeken.