De grootte en reikwijdte van elke gebeurtenis kan snel veranderen en u moet zich op uw gemak voelen bij de persoon die de rekeningen betaalt. Dit is de reden waarom uw eerste klanteninterview zo belangrijk is.
Als je niet de antwoorden krijgt die je nodig hebt, of als dingen gewoon raar lijken, wil je misschien je diensten ergens anders nemen om een catastrofe onderweg te voorkomen.
Hieronder staan de belangrijkste vragen die ontwerpers moeten stellen voordat ze een contract voor hun klant opstellen.
Wat is de geplande datum en locatie voor uw evenement?
Dit is misschien de meest elementaire vraag, maar het is belangrijk dat uw cliënt een direct antwoord geeft. Het kan een slecht teken zijn als u veel besluiteloosheid of conflict met dit onderwerp voelt. Nu zullen sommige klanten natuurlijk je hulp nodig hebben bij het kiezen van een locatie, maar ze moeten op zijn minst een paar plaatsen in gedachten hebben. U kunt veel tijd besteden aan winkelgelegenheden en u zult nog meer uitgeven als de klant geen idee heeft wat hij of zij wil.
Hoeveel gasten zullen het evenement bijwonen?
Het verschil in kosten tussen 200 en 500 deelnemers is enorm, dus als een potentiële klant een uitgebreide telling geeft, hebben ze waarschijnlijk geen onderzoek naar de kosten gedaan.
In dit geval wilt u onmiddellijk doorgaan met de volgende vraag in de lijst.
Wat is uw budget per persoon?
Ik geef de voorkeur om te leiden met een budgetonderzoek per persoon, omdat het een beter idee geeft van hoeveel nadenken de klant heeft ingebracht. Antwoorden met algemene nummers zoals $ 5.000 of $ 20.000 zijn te ver verwijderd van de gastervaring.
Ongeacht het aantal dat uw klant gebruikt om zijn budget te vertegenwoordigen, moet u het opsplitsen in een tarief per persoon, zodat u allebei kunt zien waarmee u echt moet werken.
Wat zijn 3 Must-Have-elementen voor uw evenement?
Nadat u meer weet over het budget, is het tijd om erachter te komen of het groot genoeg is om aan de verwachtingen van uw klant te voldoen. Must-haves kunnen in bepaalde situaties een grote wegversperring vormen. Stel je voor dat je klant een bepaalde beroemdheid wil laten optreden tijdens hun evenement, maar ze hebben geen idee hoeveel van de kosten of dat die persoon zelfs beschikbaar is. Dit zijn de soorten problemen die u in het begin moet aanpakken en u kunt er niet altijd op vertrouwen dat de klant ze vermeldt.
Wat zijn drie dingen die je niet wilt bij je evenement?
Hoewel vergelijkbaar met de vorige vraag, kan het toevoegen van de negatieve connotatie aanzienlijk inzicht toevoegen voor de planner. Zeg bijvoorbeeld dat de klant onvermurwbaar is om kip te serveren voor het avondeten. Een weerslag hiervan zou een stijging van de voedselkosten zijn . Zonder kip als optie, moet je rekening houden met rundvlees of vis, die beide meestal duurder zijn. Inzicht in de manier waarop een "geen lijst" het grote plaatje beïnvloedt, is een kritische vaardigheid bij het beoordelen van clientcompatibiliteit.
Het oude gezegde over het niet hebben van cake en het opeten ervan illustreert het punt perfect.
Deze vijf eenvoudige vragen over evenementplanning zullen u veel vertellen over uw cliënt voordat u ermee instemt om samen te werken. En hoewel nieuwe prospects essentieel zijn voor uw evenement , verbruikt het verkeerde type klant al uw resources en kost u op lange termijn geld.