Dagdromend vanuit je eigen kubus of thuiskantoor over het idee om een evenementplanningsbedrijf te starten? Misschien werk je al meerdere jaren in de evenementen- en vergaderindustrie en denk je dat het nu een goed moment is om erachter te komen hoe je voor jezelf kunt werken. Of misschien heb je meegeholpen een aantal evenementen in het verleden te organiseren en het gevoel te hebben dat dit de passie van je leven zou kunnen zijn. Allemaal goede redenen om dit beroep uit te oefenen. Maar iedereen die de fantasie van het starten van een eigen evenementplanningsbedrijf overweegt, moet enkele belangrijke stappen volgen voordat je zelfs met klanten begint te praten.
01 - Krijg evenementplanningervaringen en -ervaring
- Verbale en schriftelijke communicatie
- Organisatie en tijdbeheer
- Onderhandelingen en budgetbeheer
- Creativiteit, marketing, public relations en meer
Het zou ook nuttig zijn om professionele certificering te verkrijgen in de branche, waaronder CMP-aanduiding of betrokkenheid bij MPI.
02 - Bepaal uw evenementplanning Markt / Forte
Oké, laten we zeggen dat je vijf jaar in zakelijke bijeenkomsten hebt gewerkt en klaar bent om een bedrijf te starten. Het eerste dat je moet realiseren, is dat je sterke punten in de zakelijke arena liggen. Een veelgemaakte fout die veel planners maken, is om te zeggen dat ze bereid zijn allerlei soorten evenementen te coördineren, waaronder zakelijke bijeenkomsten, bruiloften, fondsenwervinggala's en meer.
Hou op. Hoewel de drang aanwezig kan zijn om een verscheidenheid aan diensten aan te bieden, is de reden dat je er klaar voor bent gebaseerd op je collectieve eerdere ervaringen. Na verloop van tijd kun je een hele reeks evenementen afhandelen, maar in eerste instantie erkennen dat er onderscheidende verschillen zijn tussen bedrijfs-, associatie-, non-profitorganisaties en sociale evenementen. Bepaal uw markt dienovereenkomstig.
03 - Ontwikkel een businessplan
Omdat u op uw markt besloot, denkt u misschien dat dit een goed moment is om het nieuws te delen over wat u de wereld kunt bieden. Niet zo snel. Je eigen bedrijf starten is niet zo glamoureus als zulke fantasieën. Net als al het andere vereist het starten van een evenementplanningsbedrijf een bedrijfsplan.
Het goede nieuws is dat er verschillende bronnen beschikbaar zijn om te helpen. Expert to Home Business Randy Duermyer biedt enkele inzichten in de basisprincipes van het businessplan en begeleidt u door het proces. De Amerikaanse Small Business Administration is een goede bron die ook materiaal publiceert over het schrijven van bedrijfsplannen.
04 - Aanwijzen welke bedrijfsentiteit het beste bij uw bedrijf past
Nu u zich realiseert dat het maken van een evenementplanningsbedrijf moet worden gezien als een 'work in progress', is het erg belangrijk om in het begin uw bedrijfsstructuur te bepalen. De meest fundamentele stap is om ervoor te zorgen dat u beslist welk type bedrijfsentiteit het beste werkt voor uw plan. Hiervoor is het belangrijk om professioneel advies te verkrijgen.
Er zijn verschillende opties voor u beschikbaar en het is belangrijk om het type bedrijfsorganisatie te selecteren dat het beste overeenkomt met uw interesses. De expert voor belastingplanning William Perez schetst de zes vormen van bedrijfsorganisaties die binnen de VS worden erkend door de IRS: eenmanszaak, C-Corporation, S-Corporation, Partnership, Trust en non-profitorganisatie.
05 - Zakelijke verzekeringen verkrijgen
Zakelijke verzekering is verplicht. Evenementenplanningsbedrijven moeten algemene aansprakelijkheid en andere vormen van verzekering verzekeren om de belangen van de ondernemer te beschermen. Er zijn verschillende vormen van verzekering, dus het is het beste om met een verzekeringsadviseur te praten om alle vereisten te leren kennen.
Of u nu van plan bent om een thuisbedrijf op te starten of dat u ergens anders een klein kantoor heeft, stel vragen over deze verzekeringsvormen (maar niet beperkt tot) als volgt:
- Algemene aansprakelijkheid
- Productaansprakelijkheid
- Eigen verzekering
- Werkvergoeding
- Strafrechtelijke verzekering
- Gezondheid en andere voordelen
06 - Ontwikkel uw netwerk van leveranciers en personeelsmiddelen
Het is tijd om de last van de bedrijfsstructuur even te verlichten. Nu is het tijd om te overwegen wie u in uw netwerk van leveranciers wilt opnemen. Evenementenplanners werken met een verscheidenheid aan leveranciers, waaronder cateraars , bloemisten, fotografen en meer.
En hoewel je misschien denkt dat je alle taken aankan, moet je uiteindelijk een infrastructuur van middelen opzetten om je evenementen en algehele operaties te ondersteunen. Dit omvat personeel voor administratieve, verkoop, marketing, communicatie, juridische, boekhoudkundige en andere functies.
07 - Definieer uw Event Planning Services
Sommigen van u zijn misschien ontmoedigd door de verwijzing naar "legaal" en "boekhouding". Wees niet. Het zijn erg belangrijke vrienden en middelen. Maar nu is het ook een tijd om een beetje dieper na te denken en te blijven nadenken over welke soorten evenementenplanningservices u zult aanbieden.
We weten dat velen van u dit waarschijnlijk al hebben overwogen, maar het is belangrijk om gefocust te blijven op uw kernservices. Wat is jouw product? Wie is je doelmarkt ?
Biedt u full-service planning en uitvoering namens uw klant voor locaties, catering, productie, sprekers, geschenken, transport, accommodatie en meer? Ben je gespecialiseerd in een bepaald aspect van de planning? Hoe zit het met communicatieservices voor communicatie met evenementen en meer?
08 - Stel een structuur voor de planning van evenementplanning op
Met het oog op de services is het belangrijk om uw tariefstructuur te bepalen. Veel onafhankelijke en kleine evenementenplanners moeten zich bewust zijn van de verschillende manieren om hun uitgaven te dekken en een redelijke winst te maken. Dit zal u tenslotte helpen om u over vijf jaar in bedrijf te houden. De meeste eventplanners rekenen op basis van het volgende:
- Vast bedrag
- Percentage kosten
- Uurtarief
- Percentage kosten plus uurtarief
- Commissiebaar tarief
09 - Veilige financiering voor uw bedrijf
In de meeste gevallen zou dit geen stap 9 moeten zijn, maar het is belangrijk gemotiveerd te zijn door het werk dat uw nieuwe bedrijf zal brengen, zodat u niet ontmoedigd raakt wanneer u de noodzakelijke realiteit in overweging neemt. En elke bedrijfseigenaar zal variëren hoe hij of zij ervoor kiest om dergelijke fondsen te beveiligen en te kopen.
De meeste bedrijven hebben een werkingsbudget nodig, en het zal belangrijk zijn om toegang te hebben tot een comfortabele basis van contanten tijdens het vestigen van het bedrijf. Hoewel het mogelijk is om een bedrijf op te zetten met beperkte middelen, is het nog steeds belangrijk om genoeg geld te hebben om uw bedrijf te starten en alle kosten van levensonderhoud te dekken terwijl u wacht om winstgevend te worden.
10 - Focus op bedrijfsontwikkeling en marketing voor uw evenementen
Met uw bedrijfsmodel op zijn plaats, een goed begrip van uw diensten, een idee van hoe u kosten in rekening brengt voor uw diensten, is het nu tijd om belangrijke zakelijke en marketingmaterialen te ontwikkelen.
Welnu, nu bent u klaar om de juiste naam voor uw bedrijf te kiezen en uw bedrijfsontwikkelingsplan uit te werken. U moet ook visitekaartjes, briefpapier, een website, verkoopmateriaal, voorstellen, klantovereenkomsten en meer maken.