Voortgang gezondheidsplan voor beëindigde werknemers
Hoe beïnvloedt COBRA mij als werkgever?
Als u een groter bedrijf bent (met meer dan 20 werknemers) en u een door het bedrijf betaalde dekking voor het gezondheidsplan hebt,
- U moet COBRA-dekking bieden voor werknemers die zijn beëindigd.
- U hoeft de kosten van ziekteverzekering voor beëindigde werknemers niet te betalen, maar u moet ze voor een bepaalde tijd op uw gezondheidsplan houden tegen dezelfde tarieven als werknemers.
- Op het moment van beëindiging moet u werknemers informatie over COBRA geven zodat zij een beslissing kunnen nemen.
Dat is uw verantwoordelijkheid in een notendop. Nu, de details.
Wat is COBRA?
COBRA staat voor de Consolidated Omnibus Budget Reconciliation Act, een onderdeel van de ERISA (Employee Retirement Income Security Act) uit 1974. Omdat de voordelen voor de gezondheid van werknemers gekoppeld zijn aan het bedrijf waarvoor ze werken, werd de COBRA-wet vastgesteld om werknemers in geval van beëindiging van de behandeling blijvende gezondheidsvoordelen te bieden.
De COBRA-wetten worden afgedwongen door het Amerikaanse ministerie van arbeid, via de Employee Benefits Security Administration.
Dit artikel biedt algemene antwoorden op veelgestelde vragen van werkgevers over de COBRA-wetten en hun verantwoordelijkheden.
Het is niet bedoeld als een gedetailleerd rapport, maar alleen om u een overzicht te geven van uw verantwoordelijkheden als werkgever. Elke situatie is anders, en als u specifieke vragen heeft, raadpleegt u uw voordelenbeheerder of neemt u contact op met het ministerie van arbeid. Als de ziekteverzekering van uw bedrijf via een planbeheerder verloopt, hebben zij informatie over deze verordening.
Moet mijn bedrijf de COBRA-voorschriften naleven?
Vanwege de kosten van aanhoudende gezondheidsplannen voor werknemers hoeven kleinere werkgevers zich niet aan de voorschriften te houden. Het is alleen van toepassing op bedrijven met winstoogmerk "met ten minste 20 werknemers op meer dan 50 procent van de normale werkdagen in het vorige kalenderjaar." Zowel voltijdse als deeltijdse werknemers worden meegeteld in deze berekening. Deeltijdwerknemers worden geteld op basis van het percentage van hun tijd naar een fulltime werknemer.
Als een deeltijdmedewerker bijvoorbeeld 20 uur per week werkt en uw fulltime werknemers 40 uur per week werken, telt de deeltijdwerker als 50 procent van een fulltime persoon. Tel alle voltijdse en deeltijdse werknemers bij elkaar om te zien of uw bedrijf aan het minimum voor de vereiste voldoet.
Moet ik de voordelen van COBRA alleen aan de werknemer aanbieden? Hoe zit het met echtgenoot en kinderen?
U moet gedekte werknemers, voormalige werknemers, echtgenoten, voormalige echtgenoten en kinderen ten laste opnemen in de COBRA-dekking die u verstrekt. De persoon die de voordelen ontvangt, moet "gekwalificeerd" zijn. De DOL zegt: "Een gekwalificeerde begunstigde is een persoon die werd gedekt door een groepsgezondheidsplan op de dag voordat zich een kwalificerende gebeurtenis voordeed waardoor hij of zij de dekking verloor."
Natuurlijk is het ingewikkelder dan dit. De werkgevershandleiding voor ... COBRA Benefits heeft een diagram dat meer uitleg geeft over kwalificatie.
Wanneer moet ik COBRA-voordelen bieden aan werknemers?
U moet COBRA-dekking bieden bij overlijden van een werknemer (aan de afhankelijke echtgenoot en kinderen ten laste) of bij beëindiging of "vermindering van uren." (Deze term betekent waarschijnlijk dat de werknemer van een voltijd- naar een deeltijdstatus gaat en geen voordelen verliest.)
Mogelijk moet u ook COBRA-dekking bieden aan kinderen ten laste, als uw zorgplan op een bepaalde leeftijd voor hen stopt.
Maar u hoeft geen COBRA-dekking te bieden:
- aan een werknemer die werd opgezegd wegens "grove fout" (DOL-definitie) of
- als de werknemer in aanmerking komt voor Medicare.
Wat voor soort voordeel moet ik bieden via deze dekking?
De COBRA-dekking die u aan werknemers verstrekt, moet hetzelfde zijn als de dekking die huidige werknemers bieden volgens uw gezondheidsplan.
Als de persoon COBRA-dekking kiest, moeten deze onder uw groepsverzekering worden gehouden.
Hoe weet ik of een van mijn werknemers COBRA-dekking heeft?
De Employee Benefits Security Administration stelt de drie basisvereisten:
- Het plan van uw bedrijf moet worden gedekt door COBRA,
- Een kwalificerende gebeurtenis moet hebben plaatsgevonden (zoals overlijden van een werknemer of beëindiging), en
- De persoon die de uitkering ontvangt, moet gekwalificeerd zijn, zoals hierboven beschreven.
Wat als de werknemer de dekking niet haalt? Moet ik iets betalen?
Sommige werknemers kunnen een alternatieve vorm van zorgdekking hebben via een echtgenoot of via de Affordable Care Act en deze personen kunnen besluiten zich niet aan te melden voor de COBRA-dekking die door uw bedrijf wordt geboden.
Hoe lang moet ik betalen voor deze COBRA-dekking?
In geval van beëindiging of vermindering van uren, moet u COBRA-dekking tot 18 maanden behouden en betalen. In andere omstandigheden kan COBRA-dekking tot 36 maanden nodig zijn. Dit is een van die ingewikkelde discussies die je het beste kunt hebben met een gekwalificeerde persoon.
Hoe en wanneer moet ik de werknemer inlichten over deze COBRA-dekking?
Wanneer u met een medewerker praat over beëindiging of reductiemomenten is het moment waarop u deze informatie moet presenteren en de mogelijkheid om u in te schrijven. De DOL noemt dit een 'kwalificerende gebeurtenis'. Dezelfde gelegenheid moet worden gegeven aan de nabestaanden van een overleden werknemer. Het is een goed idee om informatie over COBRA-dekking te verzamelen en dit item toe te voegen aan uw controlelijst voor beëindiging.
Er zijn specifieke kennisgevingsdocumenten die u aan de werknemer moet geven. Een goed document om te verstrekken is de Employee Guide to Health Benefits onder COBRA (PDF).
Wie betaalt voor COBRA-dekking?
De werknemer moet de dekking betalen, maar u moet deze beschikbaar stellen tegen de groepsverzekering van uw bedrijf. Het wordt steeds minder gebruikelijk voor werknemers om COBRA-dekking te kiezen, omdat ze andere opties hebben, zoals een van de plannen van de overheid op de markt via de Affordable Care Act (Obamacare). Degene met dekking moet ook alle aftrekbare bedragen betalen en alle betalingen voor co-assurantie doen. Verhogingen van de kosten voor dekking moeten worden betaald door de persoon die de dekking ontvangt.
Wat moet ik doen als een medewerker COBRA-dekking wil?
Laten we zeggen dat u de informatie over COBRA-dekking hebt gepresenteerd aan een werknemer die is beëindigd. Als de medewerker dekking wenst, moet u de informatie verstrekken, zodat de persoon contact kan opnemen met de verzekeringsmaatschappij van uw verzekeringsmaatschappij om zich aan te melden.
De voormalige werknemer heeft een bepaalde periode om zich aan te melden voor deze dekking, een 'verkiezingsperiode' genoemd. Als de persoon zich niet aanmeldt en de vereiste premies niet betaalt tijdens deze verkiezingsperiode, kunnen deze uit de dekking worden verwijderd.
Zijn werknemers die in aanmerking komen voor COBRA-dekking tijdens afwezigheidsweggingen?
Een verlof is geen kwalificerende gebeurtenis voor COBRA-dekking; werknemers komen niet in aanmerking tijdens FMLA (Family Medical Leave Act) verlofuren.
Moet ik iemand een melding doen?
U als werkgever moet uw zorgplanbeheerder op de hoogte brengen van een kwalificerende gebeurtenis, zoals de beëindiging van een werknemer. U hoeft het ministerie van arbeid niet op de hoogte te stellen.
Wordt COBRA vervangen door Obamacare?
De COBRA-wet is nog steeds van kracht, maar beëindigde werknemers hebben nu meer mogelijkheden om hun eigen ziektekostenverzekering na beëindiging te vinden. Die opties omvatten nu dekking onder de Affordable Care Act (Obamacare).