Wat zijn de opties voor het opzetten van een besturingssysteem voor mijn bedrijf?
Bedrijfswerkkrachten worden steeds mobieler, met meer werknemers die dagelijks voor zaken aan het rijden zijn.
U hebt twee alternatieven voor uw bedrijf : een wagenparkprogramma met auto's van het bedrijf of een vergoedingsprogramma voor werknemers die met hun eigen auto rijden.
Een vlootprogramma (bedrijfswagens) is een aantrekkelijke optie voor werkgevers die transport moeten bieden voor specifieke functies, zoals servicetrucks, bestelwagens, bestelwagens of voertuigen met andere apparatuurvereisten. Het vlootprogramma geeft uw bedrijfscontrole en overzicht van zaken als verzekering en voertuigonderhoud en de mogelijkheid om voertuigkenmerken te kiezen die het bedrijf belangrijk vindt. Deze omvatten functies zoals corporate branding, veiligheidselementen en telematica om 24/7 inzicht te krijgen in waar hun voertuigen zich bevinden en worden bestuurd.
Een vergoedingsprogramma voor werknemers die hun eigen auto rijden, wordt gebruikt door bedrijven die geen speciale voertuigen of vrachtwagens nodig hebben voor hun werknemers, zoals verkoop- en servicebedrijven.
Vergoeding biedt flexibiliteit en keuzevrijheid voor werknemers, vereist minder intern beheer en vereist geen kosten vooraf of een verlies van kapitaal.
Wat is belangrijk bij het beslissen welk systeem te gebruiken?
Ongeacht het model - vloot of vergoeding - u moet werknemers goed vergoeden voor het zakelijke gebruik dat aan hun voertuigen is gekoppeld, of de gevolgen hiervan ondervinden, zoals kostbare IRS-audits of erger nog, class-action rechtszaken .
Vraag uzelf voor een vlootprogramma van het primaire doel van het programma - als een voordeel voor de werknemer (voordeel) of om te zorgen voor de transportbehoeften van uw bedrijf. Als het uw primaire doel is om een bedrijfshulpmiddel te bieden, moet het u in staat stellen de kosten van uw vloot te verminderen door de kosten te recupereren die gepaard gaan met het persoonlijke gebruik van voertuigen door werknemers.
Met een terugbetalingsprogramma kunt u kiezen voor een flat-autotoelage, een cent-per-mijl-programma of de standaard IRS-kilometerprijs om hun werknemers te vergoeden. Maar alle drie deze opties kunnen ervoor zorgen dat bedrijven elk jaar duizenden dollars per werknemer verliezen, omdat ze niet nauwkeurig rekening houden met de kosten van elke individuele bestuurder, zoals variërende gasprijzen en het aantal gereden mijlen.
Wat is FAVR en waarom is het het beste alternatief voor kilometervergoeding?
FAVR is een IRS-inkomstenprocedure die werknemers belastingvrij vergoedt voor vaste en variabele kosten in verband met autorijden. Vaste kosten kunnen verzekerings-, licentie- en registratiekosten omvatten, terwijl variabele kosten brandstof en onderhoud omvatten.
FAVR is de meest accurate terugbetalingsoplossing omdat het een aangepaste vergoeding biedt aan elke mobiele medewerker op basis van de lokale kosten en zakelijke kilometers van de persoon, die van maand tot maand kunnen variëren.
Maar het accuraat registreren van alle vaste en variabele kosten kan complex zijn om te beheren - dat is de reden waarom de meeste werkgevers het niet gebruiken.
Veel werkgevers kiezen in plaats daarvan voor eenvoudigere autotoelagen als een "one size fits all" -benadering (bijvoorbeeld $ 500 per werknemer per maand). Maar deze methode houdt geen rekening met het feit dat geen twee dienstreizen hetzelfde zijn, dus geen twee werknemers zouden hetzelfde bedrag moeten worden terugbetaald. Een terugbetaling van een cent per kilometer is eerlijker, maar nog steeds niet correct.
Waarom is de IRS standaard kilometerstand niet het beste alternatief?
De meeste bedrijven gebruiken het IRS-kilometerrendement van bedrijven om te berekenen wat elke individuele werknemer moet terugbetalen. Maar de IRS-rentevoet is geen verplicht terugbetalingspercentage omdat deze is gebaseerd op de nationale gemiddelde kosten van het besturen van een voertuig in het voorgaande jaar.
Het IRS-tarief is een gemiddelde van de kosten op basis van gegevens van voorgaande jaren en niet een reëel terugbetalingspercentage. Medewerkers zouden meer kunnen uitgeven aan reizen dan dat ze worden vergoed, of ze zouden te hoog kunnen worden terugbetaald als de gasprijzen zijn gedaald - en er zouden geen aanpassingen worden doorgevoerd in wat er wordt betaald omdat het gebaseerd was op de cijfers van vorig jaar.
Wat krijgen de meeste bedrijven fout als het gaat om autokostenvergoeding versus vergoeding?
Toeslagen voor platte auto's zijn gewoon niet eerlijk als het gaat om het vergoeden van werknemers die op verschillende locaties wonen. Een medewerker kan bijvoorbeeld in een gebied wonen waar de gasprijzen 12 cent goedkoper zijn dan de prijzen in de volgende stad waar een andere werknemer woont. Ook verschillen de vaste kosten van zakenreizen , zoals de prijs van autoverzekeringspremies en belastingen, aanzienlijk per locatie.
Andere rijkosten variëren ook. Autoverzekeringspremies variëren bijvoorbeeld sterk van staat tot staat, van $ 825 in Charlotte, North Carolina tot $ 3.150 in Detroit, Michigan. Belastingen voor dezelfde $ 21.000-sedan kosten $ 249 in Nevada, maar kunnen in Rhode Island zelfs $ 1.689 kosten. Jaarlijkse reparatiekosten zijn in alle staten niet hetzelfde, gemiddeld $ 393 in New Jersey, maar slechts $ 270 in Vermont. Het betalen van hetzelfde vast tarief aan werknemers die op verschillende locaties wonen negeert deze verschillen volledig.
Omdat autotoelagen worden behandeld als compensatie, zijn ze ook belastbaar voor zowel de werkgever die VAIS-belastingen betaalt (sociale zekerheid en Medicare-belastingen), en de werknemer die zowel VAIS als inkomstenbelastingen betaalt. Dit betekent dat het bedrijf het autotoelagebedrag plus de bijbehorende VAIS-belastingbijdrage betaalt, terwijl de werknemer het autotoelagebedrag, de inkomstenbelastingen en hun VAIS-bijdrage mee naar huis neemt. In een belastingvrije vergoedingsmodus zoals FAVR 'neemt de werknemer' het bedrag dat de werkgever vergoedt 'mee naar huis'.
Welke fouten maken bedrijven bij het in rekening brengen voor persoonlijk gebruik van een wagenpark?
Sommige werkgevers staan hun werknemers toe om vlootvoertuigen van het bedrijf te gebruiken als een extraatje voor hun persoonlijk gebruik van de auto. Maar je zou er versteld van staan hoeveel bedrijven zich niet realiseren dat dit persoonlijk gebruik belastbaar is voor de werknemer. Bedrijven hebben ook geen goede manier om het bedrag te berekenen dat elke bestuurder moet betalen voor dit belastbare voordeel.
Vaak vragen organisaties eenvoudigweg een vast bedrag om het persoonlijk gebruik van al hun chauffeurs te dekken, ongeacht hoeveel persoonlijke mijlen ze rijden. Dit kan een groot financieel voordeel zijn voor werknemers die wagenparkvoertuigen veel gebruiken voor persoonlijk gebruik. Maar werknemers die uitsluitend voor zakelijk gebruik voertuigen besturen en hun eigen auto's voor persoonlijk gebruik buiten de werkomstandigheden houden, kunnen onterecht worden overladen.
Wat gebeurt er als een bedrijf zijn werknemers niet correct terugbetaalt?
Het onterecht vergoeden van werknemers voor bedrijfsgerelateerde reiskosten kost vele bedrijven duizenden dollars per jaar (ongeveer $ 3.000 dollar per werknemer per jaar, zoals berekend door Motus). Dit is echter niets vergeleken met de kosten van collectieve rechtszaken. In de afgelopen jaren hebben werknemers met succes hun werkgevers aangeklaagd voor maar liefst $ 7 miljoen dollar ter compensatie van ongerechtvaardigde vergoedingspraktijken. In de staat Californië zijn deze rechtszaken snel de regel aan het worden, en niet de uitzondering, omdat California Labor Code sectie 2802 bijzonder streng is.
De Californische code zorgt ervoor dat: "Een werkgever zal zijn of haar werknemer schadeloos stellen voor alle noodzakelijke uitgaven of verliezen die de werknemer heeft opgelopen als gevolg van de uitvoering van zijn of haar taken." Dit werd door werkgevers gewoonlijk als beperkt geïnterpreteerd. tot de kosten van apparatuur of hulpmiddelen die op het werk worden gebruikt, maar wordt nu meer en meer gebruikt in gevallen van vergoeding van kilometers (voorbeeld Radio Shack en speelgoed "R" Us).
Vlootprogramma's komen ook met hun eigen uitdagingen als het gaat om het nauwkeurig in rekening brengen van werknemers voor persoonlijk gebruik van deze voertuigen. Het persoonlijke gebruik van bedrijfsvoertuigen moet op de juiste wijze worden gedocumenteerd en werknemers moeten worden teruggerekend voor persoonlijk gebruik. Als de persoonlijke afstanden niet worden gerapporteerd, riskeren bedrijven dure IRS-audits en kunnen ze het bedrijf kosten in gemiste terugboekingen.
Wat zijn enkele bronnen die mijn bedrijf kunnen helpen?
Uw bedrijf kan dezelfde technologie gebruiken die de nieuwe digitale werkplek ondersteunt om de kosten van hun zakelijke kilometers te volgen. Hier zijn enkele voorbeelden:
- Slimme apparaten met GPS voor het verzamelen en opslaan van zakelijke reisinformatie voor werknemers
- Mobiele apps om het bijhouden van kilometers van werknemers te automatiseren en nauwkeurig rekening te houden met de exacte bedrijfs-, woon-werk- en persoonlijke mijlen van elke medewerker.
Met de juiste mobiele applicaties en het softwareplatform kunt u handmatige taken voor chauffeurs elimineren om de productiviteit te verhogen, de kosten te verlagen en de IRS-naleving te waarborgen - en dit allemaal terwijl u inzicht krijgt in rijgedrag en efficiëntie van mobiele medewerkers.