Er zijn variabelen waarmee u rekening moet houden bij het maken van uw selectie. Deze omvatten het doel van uw evenement, het budget waarmee u werkt, uw reden om extern in te huren en de beschikbare kandidaten voor de taak, en gelukkig zijn er enkele uitstekende bronnen die bedrijven kunnen gebruiken om de beste evenementplanner of -producent te kiezen voor helpen bij het opzetten van hun bedrijfsevenement.
Gebruik de volgende gids om te bepalen of u een evenementenplanner nodig hebt voor uw volgende bedrijfsevenement en, zo ja, hoe u de beste kandidaat voor de taak selecteert.
Bepaal uw evenementdoel en de noodzaak voor de evenementenplanner
De meeste mensen denken dat het inhuren van een externe evenementenplanner of traiteur begint met het bepalen van het budget van het evenement , maar de waarheid is dat het belangrijker is om te beginnen met het definiëren van waarom je een evenement wilt houden in de eerste plaats. Voordat u contact opneemt met een externe of interne hulpbron die u helpt bij het plannen van die gebeurtenis, wilt u in staat zijn om de belangrijke doelen van het evenement te delen. Beantwoord uw relevante vragen over wie, wat, waar, wanneer, waarom en hoe, er is voldoende tijd om later aanpassingen aan te brengen.
Zodra je je doelstellingen hebt gedefinieerd, zullen een paar duidelijke ideeën naar boven komen over welk thema en bericht je op je evenement wilt overbrengen, maar wat nog belangrijker is, je zult willen bepalen welke activiteiten en services je nodig hebt om de externe hulpbron te hanteren namens u.
Je zult willen bepalen welk budget je hebt voor een planner en of ze helpen bij het kiezen van de locatie, de menu's samenstellen en aanbevelingen doen over eten en drinken, bronnuidsprekers en entertainment, ter plaatse zijn voor de dagelijkse productiebehoeften, en / of help bij het maken van de belangrijke communicatiedocumenten zoals uitnodigingen en gastenlijst.
Als je je evenement alleen plant en nog steeds aan een van deze behoeften voldoet, is de kans groot dat je een evenementenplanner wilt inhuren om deze taken en verantwoordelijkheden te beheren.
Gebruik Lokale bronnen om een Gekwalificeerde Evenementplanner te vinden
Mensen denken vaak dat mond-tot-mondreclame de beste manier is om een evenementenplanner in te huren voor hun jubileumfeest, zakelijke ontbijtvergadering, weekendretraite of een ander soort evenement, en hoewel het zeker helpt, is dit waarschijnlijk niet de meest effectieve aanpak.
Als je de beste evenementenplanner voor je zaak wilt vinden, is het het beste om iemand te onderzoeken die ervaring heeft en een sterke reputatie heeft binnen de community van evenementplanners. Word of mouth biedt een gelegenheid voor eenvoudige verkoop voor een planner die nieuwe klanten wil vinden, maar peerreputatie is zeer effectief.
Ongeacht of het een sociaal evenement of een zakelijke bijeenkomst is, over het algemeen blijven de regels voor het inhuren van een evenementenplanner of cateraar hetzelfde: u wilt iemand inhuren die ervaring heeft met het maken van uw type evenement.
Overweeg hoofdstukken van professionele lidmaatschapsgroepen of neem contact op met het nationale of lokale hoofdstuk van Meeting Professionals International, de International Special Events Society, de National Association of Catering Executives.
Het is ook relevant om erachter te komen wie artikelen in hun branche publiceert.
Als u wilt weten wie een reputatie heeft als leverancier van services of expertise op een bepaalde markt, neemt u contact op met de plaatselijke conventie en het bezoekersbureau, want veel evenementplanners zijn actieve leden en onderhouden ook relaties met lokale kamers van koophandel; Een andere manier om experts te vinden, is door contact op te nemen met de verkoopafdeling van de hotelcongres - zij zullen met u delen wie zij vertrouwen.
Interviews en bespreking van event-behoeften met aanvragers
De meeste evenementplanners zullen graag over uw specifieke evenement horen, maar eerst in het begin korte details verstrekken en zich iets meer richten op hun expertise in de eerste ronde van interviews, gedurende welke tijd u het aantal kandidaten naar beneden moet terugbrengen tot de drie sterkste aanvragers.
Vraag vervolgens aan elke evenementplanner of hun bedrijf om informatie over hun bedrijf, ervaringen met gebeurtenissen in het verleden en hoe ze onvoorziene gebeurtenissen plannen, zorgvuldig te letten op de manier waarop de aanvrager reageert en eventuele vervolgvragen die hij of zij kan hebben. voor uw bedrijf, het evenement of zijn doelen.
Goede planners zullen u door een discussie leiden om meer te weten te komen over de algemene doelstellingen, tijdlijn, budget, aantal gasten en persoonlijke voorkeuren van uw evenement. Goede planners zullen u vragen over uw organisatie stellen en meer te weten komen over uw doelstellingen en uw specifieke evenement - zoek naar deze signalen tijdens het sollicitatiegesprek om kandidaten te vinden die zich onderscheiden van de rest.
Hoewel het niet altijd mogelijk is om persoonlijk iemand te ontmoeten tijdens de eerste ronde van interviews, vooral als uw programma buiten de stad is, kan dit een kritieke stap zijn bij het kiezen van de juiste planner of producent voor uw evenement en bedrijf.
Persoonlijke vergaderingen bieden meer dan alleen de expertise of ervaring van een planner in zijn of haar relatie met het team in uw bedrijf dat zal helpen bij het maken van dit evenement - u wilt een kandidaat kiezen die niet alleen een geweldige staat van dienst heeft voor het produceren van kwaliteitsevenementen, maar ook iemand die het goed doet met uw team.
Opties beperken en een selectie maken
Het is niet goed genoeg om te gaan met je instinct, het advies van je vrienden of zelfs collega's en collega's, of de persoonlijke ontmoeting alleen - dit is je evenement, en je naam en je reputatie worden ermee geassocieerd - je zult moeten ook de referenties van uw kandidaten controleren. Vergeet niet om namen op te vragen van klanten waar de kandidaten eerder mee hebben gewerkt, maar ook om in de geschiedenis van elke planner te graven om gebeurtenissen te vinden die hij of zij misschien niet genoemd heeft. Misschien ontdekt u dat hij of zij een paar gebeurtenissen heeft verknald met een bepaalde klant die dat niet deed maak zijn of haar CV niet.
Nadat je hebt geverifieerd dat een kandidaat goed samenwerkt met jouw bedrijf, expertise in het vakgebied vertoont en een redelijk goed begrip heeft van het evenement dat je met hem of haar wilt produceren, is het tijd om je selectie te beperken tot één en luister je naar zijn of haar ideeën over het evenement. Op basis van uw doelen en ideeën, zal een goede evenementenplanner u een plan voorleggen dat u helpt uw thema te bereiken - als het een besloten avond en een diner voor een intieme groep mensen is, moet de planner naar u toe komen met ideeën die veel van de details voor je programma.
Op dit moment moet de evenementenplanner u ideeën voorleggen die u het gevoel geven dat ze uw budget hebben genomen en de waarde ervan hebben verdubbeld. Het moet duidelijk zijn in de manier waarop ze hun visie voor uw evenement pitchen.
Uw budget vergelijken met de evenementenplanner
Op basis van uw evenementendoelen, is het mogelijk om een algemeen idee te krijgen van hoeveel het zal kosten voor verschillende elementen van uw programma, wat zal variëren afhankelijk van het type evenement dat u host en wat het bevat. Veel mensen die voor de eerste keer een evenement organiseren, hebben de neiging in de val te trappen dat ze een champagne-evenement met een bierbudget willen plannen. Daarom zullen veel mensen hun hulp inroepen bij hun evenementenplanner.
Een ideale kandidaat zal nemen welk budget u hen aanbiedt en het in iets magisch veranderen, maar die ideeën zullen aan een prijs komen, en het is belangrijk voor u om de planner te vragen al zijn of haar kosten en mogelijke bronnen van hoe deze vergoedingen te onthullen, te onthullen. wordt gedekt en opgenomen in de algehele budgetplanning. Planningskosten variëren van planner tot planner of evenementbedrijf tot evenementbedrijf.
Afhankelijk van de aard van uw evenement, wordt u gevraagd deposito's, papierwerk en contracten te verstrekken aan de evenementenplanner en de evenementenlocaties en -diensten die zij aanbieden. Het is een volledig acceptabele manier om zaken af te handelen, maar het beste advies is om professioneel advies in te winnen en nooit een contract te ondertekenen dat niet is beoordeeld door uw eigen juridisch adviseur, vooral wanneer het gaat om particulieren die mogelijk niet over de juiste voorwaarden beschikken. dezelfde middelen van een groot bedrijf.
Blijf bij je planner en wees voorbereid om te ontslaan en te verhuren
De meeste slechte verhalen die verband houden met de planning van evenementen zijn meestal het gevolg van een gebrek aan doorwerking. Evenementplanning vereist een effectieve coördinatie van de logistiek en het uitstellen van deze naar een externe partij kan averechts werken als de door u ingehuurde evenementplanner niet volledig verantwoording aflegt aan de doelstellingen van uw bedrijf voor het evenement.
Om deze reden moet u als personeelsmanager nauw samenwerken met de planner of producent om ervoor te zorgen dat elk onderdeel van de productie zonder problemen verloopt - van het zorgen dat locaties en leveranciers klaar zijn voor het evenement om ervoor te zorgen dat betalingen aan elk bedrijf worden gedaan leverancier voor en na. Het is niet te zeggen dat de meeste evenementenplanners hun beloofde diensten niet waarmaken; het betekent gewoon dat u ervoor moet zorgen dat de logistiek is bevestigd.
Als alles volgens plan verloopt, hebt u een succesvol evenement en een uitstekend evenementplannerhulpmiddel voor de toekomst, maar als het planningsproces niet soepel verloopt voor de schriftelijk overeengekomen diensten, dan is het belangrijk om te beoordelen of het project is voltooid. een goede pasvorm met de planner.
Hoewel het redelijk is om geduldig te zijn en onderweg door de logistiek en mogelijke misverstanden te werken, zou u, als u niet de gewenste diensten wilt ontvangen, klaar moeten staan voor serieuze discussies. Als dat moet, wees dan klaar om een slechte planner te ontslaan en te allen tijde een back-upoptie te hebben.