Kies uw onderwerp en locatie
Deze stap vertegenwoordigt de twee variabelen die uw publiek eerder wil weten.
Het 'waar en waarom' van de vergadering heeft direct invloed op wie wordt uitgenodigd en of ze al dan niet aanwezig zullen zijn.
De locatie die je kiest, heeft invloed op de algemene vergadering en beïnvloedt de andere beslissingen die je moet nemen bij het plannen van het evenement.
Identificeer deelnemers
Een groot deel van het leiden van een gerichte en productieve vergadering is afleiding vermijden en dat betekent dat uitnodigingen tot de beste besluitvormers worden beperkt. Er is een tendens in de bedrijfscultuur om alle gerelateerde partijen in communicatie op te nemen, maar u kunt de productie stimuleren door medewerkers te elimineren die de voortgang met onbelangrijke discussies kunnen vertragen. In plaats van niet-stemgerechtigde deelnemers uit te nodigen, moedig dan de belangrijkste deelnemers aan om met hun ondergeschikten te praten voordat ze naar de vergadering komen.
Aanbieding drie data en tijden
Wees voorzichtig met hoe u informeert over de beschikbaarheid van elke deelnemer. Het is gemakkelijk om een "doos met Pandora" te openen als het gaat om het plannen van een voor beide partijen voordelige datum voor uw vergadering.
Een manier om dit te voorkomen, is door een paar datums en tijden aan te bieden, en vervolgens aan elke persoon te vragen welke het beste werkt. Als je geluk hebt, komt een van de datums overeen voor iedereen. Zo niet, wees niet bang om de uitschieters te vragen of ze hun kalender kunnen aanpassen om de meerderheid te herbergen.
Maak een reisplan
Het is cruciaal om een schema te hebben voor welke onderwerpen zullen worden besproken, samen met wie elk segment van de vergadering zal leiden.
Planners moeten mogelijk advies inwinnen bij de topmanagers om een routebeschrijving accuraat aan te maken. Zodra de eerste versie is voltooid, moet deze ter goedkeuring aan de groep worden voorgelegd.
Bespreek presentatiebehoeften
Er zijn veel verschillende manieren om ideeën aan de groep te presenteren, en elke geplande spreker heeft zijn eigen voorkeur. PowerPoint-functionaliteit, internettoegang en whiteboards zijn slechts enkele van de componenten die u mogelijk moet regelen. Wees proactief bij het aanvragen van deze gegevens en volg deze op om ze een paar dagen voor de vergadering te bevestigen.
Catering plannen
De sleutel tot het bestellen van eten voor kleine vergaderingen is om het menu functioneel te houden. U wilt niet dat de catering zich met enig aspect van het bedrijf bemoeit, dus vermijd, indien mogelijk, overdreven formele maaltijden. Als een sit-down lunch wordt aangevraagd, probeer dan een aangrenzende ruimte voor de maaltijd te reserveren, zodat deelnemers zo snel mogelijk terug kunnen naar de vergadering.
Verzend laatste details
Ongeveer zeven dagen vóór het evenement wilt u een definitieve kopie van het reisplan en de details naar elke deelnemer sturen. Dit moet alles omvatten dat voor de dag is besteld. Vermeld ook de routebeschrijving, parkeerinformatie, kamernummers en contactpersonen voor noodgevallen.
Als u met leidinggevenden werkt, kopieert u ook hun administratieve assistenten op de e-mail.
Meeting Day
Als vergaderplanner is het jouw taak om ervoor te zorgen dat het evenement met succes van start gaat. Natuurlijk wilt u vroeg op de locatie aankomen om de ruimte te inspecteren en de catering en A / V-coördinatoren te ontmoeten. Afhankelijk van de locatie kun je ook signage plaatsen zodat iedereen zijn weg naar de kamer vindt.
En daar heb je het - acht relatief eenvoudige stappen om een succesvolle kleine vergadering te plannen.
Het uitvoeren van elke stap kost uiteraard tijd en toewijding van uw kant, maar het communiceren van uw plannen aan de deelnemers is de helft van de strijd. Hoe meer mensen weten wat ze van de vergadering kunnen verwachten, hoe beter ze voorbereid zijn om hun slag te slaan.