Bedrijfsrecords herstellen
Wat gebeurt er als u uw bedrijfsgegevens verliest in een ramp? Het is een dubbele klap. Je hebt hier twee problemen:
Ten eerste hebt u niet de administratie om belastingaftrek in het algemeen te ondersteunen en,
Ten tweede, u beschikt niet over gegevens om verliezen als gevolg van de ramp te ondersteunen.
Ondersteuning van belastingaftrek wanneer documenten niet beschikbaar zijn
De IRS vereist dat bedrijven (en individuen) gegevens verstrekken om hun zakelijke of persoonlijke belastingaftrek te ondersteunen. Als u geen zakelijke administratie heeft om aftrekposten te ondersteunen en u bent gecontroleerd, heeft u een dilemma. Belastingverordeningen stellen dat "het niet beschikbaar zijn van de administratie van een belastingplichtige de belastingbetaler niet ontlast van het aantonen van zijn of haar recht op afgetrokken claims."
U moet proberen om die verloren zakelijke records te reconstrueren. Maar als de records zijn verloren of vernietigd tijdens een bedrijfsramp, wat doet u dan?
Ondersteuning van schade door rampen als documenten niet beschikbaar zijn
In het geval van een ramp die uw bedrijfsgegevens schaadt, volgt u een proces in twee stappen.
Leg eerst vast dat de ramp heeft plaatsgevonden. In een recente (2014) zaak van de belastingrechter heeft het Hof de belastingbetaler verweten dat hij de ramp nooit had gemeld.
In dit geval had een belastingbetaler aangevoerd dat overstromingsschade ertoe had geleid dat zijn bedrijfsgegevens niet konden worden teruggevorderd, maar hij heeft de overstromingsschade niet vastgelegd met een claim of ander bewijsmateriaal. Als u niet kunt bewijzen dat de records verloren of vernietigd zijn, kan de IRS ervan uitgaan dat u ze niet in de eerste plaats had.
De beste manier om een ramp te documenteren, is door een verzekeringsclaim in te dienen . Zelfs als u in een rampgebied woont, kan de IRS niet weten of uw bedrijf verlies heeft geleden, tenzij u het verlies schriftelijk vastlegt.
Hoe bedrijfsverlies te documenteren
U hebt uw activumadministratie nodig om de verliezen aan bedrijfsmiddelen te documenteren, inclusief voertuigen, uitrusting, meubels en armaturen. Meld slachtofferverlies over uw bedrijf of uw persoonlijke belastingaangifte. IRS-publicatie 547 beschrijft het proces voor het bepalen van verminderingen voor verliezen, inclusief verlaging van eerlijke marktwaarde.
U kunt ook een dossier indienen voor hulp bij FEMA (het federale agentschap voor noodhulp bij rampen) of een claim voor rampenbijstand indienen bij de Small Business Administration.
Per geval van de Belastingbank hierboven, als uw zakelijke gegevens verloren of vernietigd zijn, moet u een "serieuze en overtuigende poging doen" om uw bedrijfsgegevens te reconstrueren.
Reconstructie van records na een ramp
De IRS heeft een uitstekende publicatie waarin wordt besproken hoe u uw records kunt reconstrueren in het geval van verlies van een ramp.
Op deze formulieren moet u de " kostenbasis " en "aangepaste basis" opgeven voor alle eigendommen van uw bedrijf.
Kan je dit doen? Heb je records die laten zien wat je voor dit spul hebt betaald?
Bedrijfsrecords beschermen tegen rampen
Natuurlijk is de beste manier om ervoor te zorgen dat uw bedrijfsdossiers een ramp overleven, door ze te beschermen voordat de ramp toeslaat.
Maak een back-up van records en breng ze naar een veilige plaats, weg van uw bedrijf. Maak ook een back-up online.
Lees meer over hoe bedrijfsrecords te beschermen tegen rampenverlies .
Wat te doen nu voordat rampen uw bedrijf staakt
- Stel uw systeem voor het bijhouden van bedrijfsgegevens in, zodat u alle belastingaangiften heeft die u nodig hebt.
- Maak uw bedrijfsgegevens zoveel mogelijk tegen rampen.
- Maak een back-up van uw records.
Voor meer informatie
Bron: TC Summ. Op. 2014-75 (PDF)
IRS-referenties die u mogelijk nuttig vindt:
IRS-publicatie 547: slachtoffers, rampen en diefstallen
IRS-publicatie 584-B: werkboek bedrijfsongevallen, rampen en diefstal