Hoe uw kritieke bedrijfsgegevens te beschermen
Data verlies
Om Paul Simon te parafraseren, zijn er 50 manieren om je gegevens te verliezen:
- Een crash van de vaste schijf van een desktop / laptop of schade aan uw mobiele apparaat kan uw gegevens onherstelbaar maken
- Uw computer of telefoon kan worden gestolen - bedrijfsonderbrekingen komen vaak voor en volgens de FBI-statistieken wordt 97% van de gestolen laptops / desktops nooit teruggevonden
- Gegevens kunnen per ongeluk worden verwijderd (of opzettelijk worden verwijderd door een ontevreden werknemer)
- Uw computer kan worden gekaapt door malware
- Uw online opslagaccounts kunnen worden gehackt
- Een ransomware-aanval kan uw bestanden ontoegankelijk maken totdat een aanzienlijke vergoeding wordt betaald
Een dataregister voor gegevens is een must
Voor een adequate gegevensbescherming moet u een systeem voor gegevensback-up instellen dat de volgende drie stappen volgt:
- Maak regelmatig back-ups van zakelijke gegevens
- Maak back-ups op betrouwbare media of in de cloud
- Als u media voor back-ups gebruikt, bewaart u de apparaten op een veilige, off-site locatie
De basisregel voor de bescherming van bedrijfsgegevens is dat als het verliezen van gegevens het ondernemen belemmert, een back-up wordt gemaakt.
Desktopsoftwareprogramma's kunnen indien nodig opnieuw worden geïnstalleerd, maar het herstellen van de details van transacties of zakelijke correspondentie is onmogelijk als die bestanden verloren gaan of onherstelbaar beschadigd raken.
Gegevensarchief versus gegevensback-up
Back-ups zijn normaal gesproken periodieke, korte termijnafbeeldingen van gegevens voor noodhersteldoeleinden.
Archivering verwijst over het algemeen naar langdurige opslag van gegevens die niet langer regelmatig worden gebruikt, maar die desgewenst kunnen worden hersteld (bijvoorbeeld een voltooid project of gegevens van een vorige klant).
Back-up van kritieke bedrijfsgegevens
Er zijn twee stappen om een succesvolle back-up van gegevens te maken;
- Identificatie van de kritieke gegevens waarvan een back-up moet worden gemaakt
- Back-ups van de gegevens volgens een regelmatig schema uitvoeren
Wat moet er in een gegevensback-up zijn?
Van alle bestanden die u hebt gemaakt en / of gewijzigd, moet regelmatig een back-up worden gemaakt. Voor veel bedrijven omvat dit alles, van boekhoudbestanden via e-mail.
Meer en meer zakelijke applicaties zijn beschikbaar via de cloud. Als u echter desktop (niet-browser) applicaties gebruikt, kunnen deze opnieuw worden geïnstalleerd vanaf de media of worden gedownload, dus er hoeft geen back-up van te worden gemaakt.
Cloud opslag
Het gebruik van online back-upservices maakt het maken van back-ups van uw gegevens eenvoudig - en dat is slechts een van de redenen waarom cloud computing ideaal is voor kleine bedrijven . Maar cloudservices kunnen nog steeds kwetsbaar zijn voor gegevensverlies via hacking of sabotage door werknemers (denk aan de recente zaak van het in Indianapolis gevestigde American College of Education, die na het ontslaan van een medewerker informatietechnologie ontdekte dat hij voor het vertrek de beheerderswachtwoorden had gewijzigd in online accounts, waardoor het college geen toegang heeft tot hun gegevens).
Het is geen slecht idee om af en toe lokale back-ups van cloudgegevens te maken.
Back-ups van lokale gegevens
Als u uw gegevens lokaal opslaat (u gebruikt bijvoorbeeld geen cloudopslag), kunt u uw back-ups vereenvoudigen door alle bestanden die moeten worden gearchiveerd op één station op uw computer te bewaren. Stel dat u bijvoorbeeld een back-up moet maken van boekhoudbestanden, tekstverwerkingsdocumenten, spreadsheets, foto's en e-mail. Door Simply Accounting, Microsoft Office (inclusief Outlook) en Paintshop Pro allemaal op een apart station of onder een aparte map te plaatsen, kunt u gemakkelijker alle bestanden archiveren die u met deze programma's hebt gemaakt of gewijzigd. Het enige dat u hoeft te doen, is een back-up maken van het station of de map.
Zodra u de kritieke gegevens hebt geselecteerd die moeten worden gearchiveerd, kunt u eenvoudig een back-upsoftwareprogramma installeren en gebruiken om uw bedrijfsgegevens op regelmatige tijdstippen te archiveren.
'S Nachts een back-up van uw gegevens maken, wordt aanbevolen. Er zijn veel back-up softwareprogramma's beschikbaar waarmee u een schema kunt instellen dat automatisch een back-up van uw gegevens maakt. Back-upsoftware die ook bestanden ritst en codeert, bespaart schijfruimte en verhoogt de gegevensbeveiliging.
Bewaar uw gegevensback-ups alleen ter plaatse als ze zijn opgeslagen in een brandvrije, onverwoestbare kluis. Investeren in een tapedrive of een externe harde schijf en het nauwkeurig opvolgen van een schema voor regelmatige back-up van de gegevens zal niet helpen als al uw back-upkopieën op één plek staan en die plaats wordt getroffen door een ramp. Om echt veilig te zijn, moeten uw back-ups off-site worden opgeslagen. (Cloudback-up neemt deze zorg niet helemaal weg, maar is zeker beter dan veel fysieke locaties.)
Sommige bedrijven bewaren hun gegevensback-ups in beveiligingsboxen bij banken. (De vergoeding voor een beveiligingsdoos is fiscaal aftrekbaar, als u verdere stimulans nodig hebt.) Andere eigenaren van kleine bedrijven bewaren meerdere back-upkopieën van hun gegevens bij verschillende vrienden of familieleden. Het maakt niet echt uit waar u ervoor kiest om ze te bewaren, zolang de website die u kiest voor externe back-upgegevens veilig is en u er regelmatig toegang toe hebt.
Backup-apparaten
Online back-upservices
Voor de ultieme beveiliging moet u ervoor zorgen dat u sterke wachtwoorden gebruikt, deze regelmatig wijzigt en ervoor zorgt dat de back-upbestanden worden gecodeerd (aangezien cloudopslag wordt gedeeld, versleutelen cloud-providers gewoonlijk gebruikersgegevens).
USB (thumb) -drives
USB-sticks nemen voortdurend toe in capaciteit en zijn ideaal voor snelle gegevensback-ups. Hoewel ze niet over de capaciteit van externe harde schijven beschikken, hebben ze een hoge gegevensoverdrachtsnelheid en zijn ze zeer draagbaar. U kunt eenvoudig een back-up maken van gegevens naar een USB-station en deze offsite nemen. Omdat ze geen bewegende delen hebben, zijn USB-drives zeer betrouwbaar.
Externe harde schijven
Voor kleine bedrijven is het kopen en gebruiken van een externe harde schijf voor gegevensback-ups de aanbevolen methode. Externe harde schijven zijn niet duur in vergelijking met tapedrivesystemen. Ze zijn ook gemakkelijk te gebruiken; sluit gewoon de harde schijf aan op de USB-poort van uw computer. De meeste externe harde schijven worden geleverd met back-upsoftware.
Local Area Network (LAN) -opslag
Als u een lokaal netwerk (LAN) hebt, kunt u ook een back-up van bestanden maken op een andere computer of server. Als de back-upmachine zich echter op dezelfde locatie bevindt, is deze mogelijk kwetsbaar voor diefstal of beschadigd door brand of overstroming. Om diefstal te voorkomen, kan een server worden geïnstalleerd in een afgesloten kooi, kast of kast.
Tape opslag
Als u grote hoeveelheden gegevens hebt om een back-up te maken (of regelmatig complete gegevensarchieven wilt maken voor langdurige opslag), zijn tapeback-ups de beste optie. Ze zijn uiterst betrouwbaar en kunnen enorme hoeveelheden gegevens opslaan.
Back-up maken of risico lopen
Loop niet het risico uw bedrijfsgegevens te verliezen. De beste verdediging tegen zo'n ramp is een goede gegevensbescherming. Door een back-upsysteem te maken dat het archiveren en back-uppen van uw bedrijfsgegevens op een regelmatige en correcte manier omvat, zorgt u ervoor dat uw bedrijf alle stormen die het tegenkomt kan doorstaan. Onthoud - u kunt nooit teveel gegevensback-ups hebben!