Vergaderarrangementen in Europese stijl zijn populairder geworden in de VS.
Deze praktijk kan niet alleen over het algemeen efficiënter zijn voor degenen die betrokken zijn bij de planning van het evenement, maar maakt het beheren en voorspellen van de kosten die aan de locatie zijn verbonden, een veel eenvoudiger proces.
In de Verenigde Staten is het echter nog steeds veel gebruikelijker voor hotels om regelitems voor vergaderkosten per regel te maken op basis van de gedetailleerde en aangepaste behoeften van elke vergadering of evenement. Hoewel de praktijk het mogelijk maakt dat de evenementplanner meer controle heeft over elk detail van het evenement, creëert het ook vaak ingewikkelde evenementen voor banketgebeurtenissen en meer problemen bij het beheren van de kosten en het algemene evenementbudget .
Hoewel de manier waarop grote spelers in de sector hun manier van werken blijven veranderen, weerspiegelt het Europese model en het Amerikaanse model deze verschillen nog altijd in hun benadering van congres- en bedrijfsevenementen. Voor een diepere duik, laten we een kijkje nemen bij twee voorbeelden van bedrijfsevenementen en congrespakketten: een van het voormalige Fira Palace in Barcelona (Europees voorbeeld) en de andere bij Wynn Resorts in Las Vegas (Amerikaans voorbeeld).
Europese conferentie- en vergaderpakketten Voorbeeld
Dagelijkse verpakte tarieven zijn populair in het Verenigd Koninkrijk en hebben zich ook een weg gebaand naar het vasteland van Europa. "De Britse markt was de eerste die om dit type pakket vroeg en we proberen onze voorstellen altijd aan te passen aan de behoeften van onze klanten", verklaart de voormalige algemeen directeur van Fira Palace in Barcelona (nu het Crowne Plaza Barcelona), een bedrijf hotel dat populair is bij planners van bedrijfsevenementen en vergaderingen die internationale vergaderingen organiseren.
European Hotel Clientele
Toen het Crowne Plaza Barcelona nog steeds in gebruik was als het Fira-paleis, was ongeveer 20% van de klanten van het hotel afkomstig uit Spanje. De rest van het klantenbestand kwam uit het VK (19%), de VS (17%), Frankrijk (7%), Italië (6%), Japan (4%) en Duitsland (4%). Bovendien was ongeveer de helft van de bedrijfsevenementen die daar werden georganiseerd afkomstig uit de farmaceutische industrie en de rest inclusief klanten op het gebied van technologie, eten en drinken , banken en auto-industrie .
Europese vraag naar prijsconferenties voor conferenties
Gedurende deze tijd omvatte het dagelijkse vergaderarrangement in Fira Palace het gebruik van de vergaderruimte, koffiepauze (s), lunch, scherm en meer. Het beschikbare vergaderpakket (en) bevatten in essentie alles wat een planner nodig zou kunnen hebben om in een vergadering op te nemen.
Naarmate de industrie evolueerde, zijn de aanvragen voor conferentie- en vergaderarrangementen in de loop van de tijd blijven veranderen. Aanvankelijk vroegen planners van bedrijfsevenementen platte conferentietarieven voor vergaderruimtes en eten en drinken. Na verloop van tijd werden deze verzoeken uitgebreid met andere items, zoals schermen, internettoegang, flip-overs en geluidssystemen. Maar de vraag was nog steeds voor een prijsvaststelling in pakketten.
Voor degenen die overnachtingskamers nodig hadden, vroegen ze ook een speciaal / onderhandeld tarief voor accommodaties bij de algemene evenemententarieven van hun conferentie.
Hoewel deze pakketten een groot deel van de evenementbehoeften zouden dekken, zouden planners nog steeds onderhandelen voor andere evenementvereisten, zoals tentoonstellingsruimte, galadiners, cocktailrecepties en andere evenementenagenda-items.
Voors en tegens van de Europese aanpak
Het is duidelijk dat de primair Europese benadering van conferentieplanning en prijsstelling om verschillende redenen nuttig kan zijn voor evenementplanners, zoals de perceptie van kostenbesparingen, voorspelbaarheid van kosten en het gemak van de presentatie en goedkeuringen van de klant.
Dat gezegd hebbende, plaatst een dergelijke aanpak zeker een extra belasting voor het hotel om de behoeften van zijn klanten te voorspellen en tegelijkertijd naar zijn eigen eindresultaat te managen. "Vanuit ons oogpunt is het veel gemakkelijker om 'à la carte'-evenementen te doen, maar de operatie is veel gecompliceerder, maar het voordeel voor ons is de klanttevredenheid," zegt de voormalige algemeen directeur van Fira Palace.
Amerikaanse conferentie- en vergaderpakketten Voorbeeld
Hoewel de Europese markt relatief volgroeid is met de acceptatie en het gebruik van conferentie- of vergaderarrangementen, kunnen er meer Amerikaanse hotels overwegen om de manier waarop ze pakket- en prijsconferenties en -vergaderingen organiseren, te veranderen. Dit is vooral belangrijk nu wanneer planners van evenementen steeds vaker besluiten moeten nemen onder kortere deadlines.
In mei 2009 nam Wynn Las Vegas het initiatief om drie soorten van wat zij noemen all-inclusive vergader- en vergaderarrangement-tarieven te introduceren voor de kleinere bijeenkomstenmarkt, dwz die met minder dan 80 deelnemers. Vandaag bieden ze die pakketten nog steeds aan. Ze bevatten:
- Delegate-pakket voor de hele dag conferentie
- "AM" Driedaags congresafgevaardigde pakket
- "PM" Delegate Package voor halve dagen conferentie
Net zoals Europese evenementplanners gewend zijn, zijn de packaged opties van Wynn geprijsd op basis van een per deelnemer (ie deelnemer) tarief, inclusief de vergaderruimte, eten en drinken, snacks voor pauzes, en LCD projector en scherm.
Het idee voor Wynn om zijn opties voor het vergaderpakket te ontwikkelen, groeide uit de Europese marktbenadering. In feite kwam André Link, de voormalige nationale verkoopmanager van Wynn, eerder uit Europa. "Voor het grootste deel in Europa is dit de enige manier waarop we vergaderingen hebben verkocht ... Het was zeer zeldzaam dat we à la carte voorstellen voorbereidden die F & B-kosten, kamerverhuur, AV-kosten, enz. Vermeldden," legt Link uit.
Een verandering in de Amerikaanse bedrijfsevenement- en congresindustrie
Met de lancering van hun kleine pakket met vergaderpakketten, verwachtte Wynn Resorts dat de pakketconferentietarieven populairder zouden zijn bij hun zakelijke klanten omdat de meeste associatievergaderingen groter zijn. Ze hadden gelijk. Sindsdien zijn verschillende spraakmakende Amerikaanse hotelketens begonnen met het aanbieden van zakelijke vergader- en conferentiepakketten die beter aansluiten op het Europese model als bedrijfsevenementen worden gepland.
Om zeker te zijn, voldoen de pakket- en vergaderpakketten niet aan de behoeften van elk evenement. In feite erkennen de meeste planners dat ze bepaalde detailvoorkeuren voor hun programma zullen opgeven of vereisen dat de locatie het pakket aanpast met extra elementen. Er is altijd de voorzichtigheid om te vertrouwen op pakkettarieven als planners verwachten dat hun programma's langer zullen werken dan aanvankelijk werd verwacht, wat extra kosten kan veroorzaken. Maar voor vergaderingen en evenementplanners die hun budget nauwlettend in de gaten houden, bieden deze vergader- en conferentiepakketten duidelijke voorspelbaarheid voor het conferentiebudget.