Het is in wezen de conferentie vóór de conferentie.
Voor degenen die geen frequente vergaderingen plannen, kan een pre-con vergadering in het begin ongemakkelijk of onhandig lijken, omdat deze nieuwe termen of taal kan bevatten, zoals 'gebeurtenis-hervatting' of 'banketgebeurtenisorder'.
Wat moeten evenementplanners verwachten van een pre-con?
Een pre-con is een vergadering die wordt gehouden met leveranciers van evenementen en leveranciers waar het evenement of programma gepland staat. Het wordt meestal een of twee dagen voorafgaand aan het evenement gehouden en verschilt van de doorloop die plaatsvindt op de dag van een evenement.
Sommige mensen associëren pre-con vergaderingen met het plannen van grotere conferenties, conventies, congressen en incentiveprogramma's. Het is echter ook gebruikelijk om een pre-con vergadering te houden voor seminars en andere speciale evenementen.
Wat te verwachten tijdens een Pre-Con Meeting
De pre-con vergadering biedt de evenementplanner de gelegenheid om alle finale logistiek voor een bepaald programma te bekijken bij het leveranciersmanagementteam dat bij het programma is betrokken.
Doorgaans wordt een pre-con vergadering gecoördineerd en gepland door de manager conferentiediensten van de locatie. Hij of zij zal managers uit verschillende gebieden die bij het evenement zijn betrokken uitnodigen om de logistiek van hun specifieke rol voor een evenement te beoordelen.
Dit is een uitstekend moment voor de vergadering of evenementplanner om een band op te bouwen met alle betrokkenen.
Tijdens de pre-con is het aangewezen dat de evenementenplanner enkele van de belangrijkste doelstellingen van het evenement benadrukt, waaronder belangrijke informatie over de organisatie die het evenement host, belangrijke berichten die tijdens het evenement worden overgebracht en belangrijke VIP's.
Pre-Con is het juiste moment om de hervatting van het evenement te beoordelen
Een evenement-CV wordt ook wel event-specificatie genoemd. Het bevat alle relevante informatie over een programma of een evenement, inclusief details over het programma zelf. Deze items kunnen enkele of alle van de volgende items bevatten: datums, tijden, contacten, deelnemersprofielen, contactpersonen voor noodgevallen, eten en drinken, transport, verzendinformatie, facturering, audio / visuele en andere speciale behoeften.
Elke afdelingsmanager zal zijn of haar begrip van de gebeurtenis herzien, inclusief relevante details en hun typische werkprocedures. Ze zullen ook hun begrip van het evenementcontract en de eerder gedeelde informatie over de banketbijeenkomsten beoordelen.
Ontmoeting- en evenementplanners zouden moeten onthouden om gedetailleerde vragen te stellen met betrekking tot de gebeurtenisspecificaties gedurende deze tijd, zoals personeelsniveaus en de namen van de belangrijkste contactpersonen tijdens het daadwerkelijke evenement uit alle vertegenwoordigde gebieden. De belangrijkste elementen van de pre-con discussie kunnen een beoordeling omvatten van:
- Vereisten voor eten en drinken
- Vereisten voor de gastruimte-lijst (indien van toepassing)
- Beursvereisten voor conferenties en beurzen
- Vereisten voor zaal en beursruimte (plattegronden)
- Technische vereisten, zoals elektrische en telecommunicatie
- Details over plaatsing van borden
Dit is de ideale tijd om op het laatste moment wijzigingen aan te brengen. Hoewel ze het misschien niet altijd leuk vinden, verwachten de meeste leveranciers en leveranciers redelijke (en onredelijke) wijzigingen. Als de pre-con is gepland in een tijd dat de installatie aan de gang is, overweeg dan een vroege inspectie van de ruimte om te zorgen dat alles op rolletjes loopt.