Hoe werkt de inkoopmodule in SAP?
Bedrijven van elke omvang gebruiken hun supply chain-functie om artikelen te kopen voor de vervaardiging van eindproducten of om diensten te verlenen. Voordat een inkoopafdeling materiaal in SAP kan aanschaffen, moet de unieke infrastructuur van de afdeling worden geconfigureerd.
Om een structuur te ontwerpen die het beste aansluit op de behoeften van een bedrijf, moet u de SAP-organisatiestructuur en de beslissingen die een inkoopafdeling moet nemen begrijpen.
SAP inkooporganisatie structuur
Elke inkoopafdeling is uniek, maar de in SAP gedefinieerde organisatiestructuur stelt een bedrijf in staat om aanbevolen werkwijzen toe te passen om de voordelen van het systeem te maximaliseren.
- Purchasing Organization - Dit is het hoogste niveau van de inkoopinfrastructuur. Een inkooporganisatie wordt gedefinieerd als een groep inkoopactiviteiten die is gekoppeld aan alle of een specifiek deel van de onderneming.
Als een bedrijf een groot aantal locaties heeft die geografisch onafhankelijk zijn, kan elk gebied een eigen inkooporganisatie hebben. Een klein bedrijf met een of twee locaties mag echter slechts één inkooporganisatie gebruiken.
- Inkoopgroep - De inkoopgroep kan worden gedefinieerd als een persoon of groep mensen die zich bezighouden met bepaalde producten of een groep producten die worden gekocht via de inkooporganisatie.
In grotere organisaties zijn er vaak groepen inkoopprofessionals op de inkoopafdeling die met bepaalde leveranciers of typen leveranciers werken.
Inkoopdocumenten
Er zijn een aantal inkoopdocumenten die worden gebruikt door inkoopafdelingen in SAP.
- Aankoopaanvraag - Als een product nodig is tijdens het productieplanningsproces, kan een aanvraag tot bestellen worden gegenereerd. Producten en services die geen deel uitmaken van het planningsproces, kunnen handmatig worden aangevraagd met behulp van een aanvraag tot bestellen.
Er kan een aanvraag worden gecreëerd door geautoriseerde gebruikers en zij zullen ofwel items aanvragen van een webgebaseerde catalogus of door aanvragen direct in het SAP- systeem in te voeren. Als een aanvraag wordt ingediend voor een artikel dat nog niet eerder is gekocht, kan een offerteaanvraag worden gemaakt en naar bestaande of nieuwe leveranciers worden verzonden.
- Verzoek om offerte - Als het product niet bij een gecontracteerde leverancier kan worden gekocht of als de prijs en kwaliteit niet acceptabel is, kan de inkoopafdeling nieuwe of bestaande leveranciers een offerteaanvraag (RFQ) sturen.
De leverancier kan de offerteaanvraag beoordelen en hun beste prijs en voorwaarden voor de artikelen terugsturen.
- Offerte - Wanneer de leverancier zijn offertes terugstuurt, kunnen deze in SAP worden ingevoerd en kan de inkoopafdeling deze bekijken en vergelijken.
Er kan enige onderhandeling zijn met de leveranciers voor de beste offerte, waarbij de inkoopafdeling zal proberen gunstiger levertijden, kortingen of vrachtkosten te krijgen.
- Inkooporder - Dit is een handelsdocument dat wordt uitgegeven door een inkoopafdeling aan de verkoper, die het product of de dienst identificeert, de hoeveelheden en de onderhandelde prijs die de leverancier en de inkoopafdeling zijn overeengekomen.
Het is mogelijk om het systeem zo in te stellen dat een leverancier moet bevestigen dat hij de bestelling heeft ontvangen.
Het is ook mogelijk om van leveranciers te verlangen dat ze een geavanceerde verzendbericht sturen, zodat het mogelijk is om te weten wanneer de artikelen moeten worden afgeleverd .
- Contracten - In plaats van een enkele inkooporder met een leverancier, is het mogelijk om een contact te maken waarbij de leverancier ermee instemt om een bepaalde hoeveelheid items over een bepaalde periode te verzenden.
Ook kan het contract een waardecontract zijn in plaats van een kwantiteit; het contact is voor een totale hoeveelheid goederen die gedurende een bepaalde periode zijn gekocht.
- Scheduling Agreement - Deze overeenkomst met de leverancier betekent dat er een contract zal zijn om de items met geplande intervallen over een bepaalde periode te leveren.
De inkoopfunctie van SAP is zo ontworpen dat de gebruikers hun organisaties kunnen helpen om hun klanten de orders te geven die die klanten willen, wanneer die klanten die orders willen hebben - en dat te bereiken door zo weinig mogelijk aan de voorraad te spenderen.
Dit SAP Purchasing-artikel is bijgewerkt door Gary Marion, Logistics en Supply Chain Expert.