01 - Executive Buy-In
02 - Rationalisatie van bestaande gegevens
Elk bedrijf dat in de loop van de tijd gegevens heeft aangeschaft, heeft een database met leveranciers die actuele, dubbele, verouderde en onjuiste gegevens bevatten. Als uw bedrijf verschillende geografisch gescheiden inkoopafdelingen heeft, wordt het onnauwkeurigheidsniveau vermenigvuldigd. Om een inkoopstrategie van wereldklasse te implementeren, moeten de gegevens van elke inkoopafdeling worden bijgewerkt om de huidige leveranciersgegevens weer te geven en te worden gerationaliseerd om dubbele, onjuiste en onnodige gegevens te elimineren. Het voordeel van het hebben van nauwkeurige gegevens voor uw bedrijf is dat hiermee de beslissingen nauwkeurig kunnen worden gemaakt. Hiermee kan uw inkoopafdeling de uitgaven analyseren bij leveranciers die in meer dan één inkoopgebied worden gebruikt. Na een beter begrip van waar geld wordt uitgegeven in de hele onderneming, zal het bedrijf een grotere invloed hebben op leveranciers.
03 - Maak gebruik van de incentiveprogramma's van leveranciers
Het is de norm voor bedrijven om leveranciers zo laat mogelijk te betalen. Als de leverancier 45 dagen lang een contract heeft, ontvangen ze hun betaling nooit vóór die 45e dag. Om bedrijven aan te moedigen hun facturen te betalen vóór de overeengekomen contractdatum, hebben leveranciers kortingen, kortingen en andere incentives aangeboden. Maar verkopers hebben ontdekt dat ondanks de prikkels, bedrijven nog steeds niet vroeg betalen. Een theorie is dat bedrijven de betalingsvoorwaarden invoeren in hun ERP-systeem en het vergeten. Controles worden op basis van die gegevens gesneden en de prikkels van de leverancier worden nooit gerealiseerd. Een inkoopstrategie van wereldklasse moet deze kortingen omarmen en bedrijven moeten ervoor zorgen dat ze elke mogelijke incentive nemen. In deze moeilijke economische tijden kunnen bedrijven het zich niet veroorloven aanzienlijke kortingen te laten schieten. Daarnaast moeten onderhandelingen met verkopers ook leiden tot het verkrijgen van hogere kortingen voor betaling bij ontvangst van goederen of zelfs vooruitbetaling.
04 - Implementeer leverancierevaluatie
Een goede inkoopstrategie moet een methode bevatten waarmee leveranciers worden gemeten. Het evaluatieproces moet niet alleen de leveringsprestaties omvatten, maar ook minder voor de hand liggende statistieken volgen, zoals onder of over de levering, de kwaliteit van de geleverde artikelen en de prestaties van de klantenservice van de leverancier. Deze statistieken zijn mogelijk niet altijd een meetbare waarde, maar soms is de statistiek subjectief. Als beleidsrichtlijnen worden geïmplementeerd voor subjectieve evaluatie, kunnen alle leveranciers gelijk worden gemeten. Vergeet niet om de verkopers te laten weten dat ze worden geëvalueerd. Als ze weten dat hun klanten naar ze kijken, zullen ze misschien hun spel verhogen.
05 - Inkoopprofessionals inhuren
Zoveel bedrijven 'geloven dat elementaire administratieve vaardigheden de enige voorwaarde zijn voor een functie op de inkoopafdeling. Deze kijk is ongelooflijk naïef gezien het feit dat deze griffiers verantwoordelijk zijn voor het uitgeven van grote hoeveelheden bedrijfsmiddelen. De inkoopprofessional is de sleutel tot het implementeren van een inkooporganisatie van wereldklasse. De vaardigheden die nodig zijn voor inkooporganisaties van wereldklasse omvatten kennis van het bedrijf waarvoor ze kopen, analytische vaardigheden, onderhandelingsvaardigheden en interpersoonlijke vaardigheden. Door uw inkoopafdeling te ontnemen van werknemers die vertrouwd zijn met deze vaardigheden, kan uw bedrijf vastlopen in contracten met de verkeerde verkopers, met het verkeerde materiaal en met de verkeerde prijs. inkooporganisaties omvatten kennis van het bedrijf waarvoor ze kopen, analytische vaardigheden, onderhandelingsvaardigheden en interpersoonlijke vaardigheden. Door uw inkoopafdeling te ontnemen van werknemers die vertrouwd zijn met deze vaardigheden, kan uw bedrijf vastlopen in contracten met de verkeerde verkopers, met het verkeerde materiaal en met de verkeerde prijs.
06 - Verklein het aantal leveranciers
Bedrijven hebben honderden verkopers, sommigen hebben er duizenden, velen hebben duizenden, zelfs tienduizenden. Het hebben van duizenden leveranciers in uw systeem kost niet alleen veel onderhoud, maar het kan ook extreem duur zijn. Als een inkoopafdeling dagelijks artikelen bestelt van twintig verschillende leveranciers, kan dat betekenen dat er twintig inkooporders moeten worden verzonden, twintig verzendkosten moeten worden betaald en twintig goederenontvangsten die moeten worden verwerkt wanneer de goederen aankomen. Naast de extra kosten zijn er waarschijnlijk besparingen die niet worden gerealiseerd. Hoeveel van die twintig leveranciers verkopen dezelfde of vergelijkbare producten. Als de twintig verkopers tot vijf worden teruggebracht, worden de verwerkingskosten verlaagd en zijn waarschijnlijk de kosten van het materiaal lager onderhandeld.
07 - Gecentraliseerde inkoop
Als uw bedrijf een aantal geografisch verspreide locaties heeft, denkt u misschien dat het onmogelijk is om een inkoopstrategie van wereldklasse te implementeren. Het is verstandig dat bedrijven hun totale uitgaven beschouwen als een centrale functie. Met een gecentraliseerde inkooporganisatie kan een bedrijf zijn totale inkoop beoordelen en leveranciers selecteren die de meeste artikelen tegen de beste kosten kunnen leveren. Dit scenario dekt niet alle items die op alle locaties worden gebruikt en de centrale inkooporganisatie zou met de locaties moeten werken om lokale leveranciers te identificeren die de behoeften van de externe locatie mogelijk maken.
08 - Haal het meeste uit leveranciers
Het onderhandelen over een overeenkomst met een verkoper kan een lang gekoesterde aangelegenheid zijn, waarbij geen van beide partijen blij is met de uitkomst. Een slechte relatie hebben met uw leverancier aan het begin van het contract is niet de manier waarop inkooporganisaties van wereldklasse werken. Verkopers zijn een belangrijk onderdeel van uw supply chain. De materialen die ze leveren zijn verplicht op specifieke datums, zodat uw bestelling op de beloofde datum naar de klant wordt verzonden. Door uw leverancier een partner te maken in plaats van alleen een andere leverancier, kunt u ervoor zorgen dat uw bestellingen correct en op tijd zijn. Onderhandelingen met uw leveranciers moeten gericht zijn op de voordelen van een verkoper zijn; ze laten zien dat ze succesvol zullen zijn als je succesvol bent. Onderhandelingen die zich richten op boeteclausules en boetes voor slechte kwaliteit en gemiste leveringsdatums zullen de verkoper minder dan bereidwillig laten om aan uw vereisten te voldoen.
09 - Maximaliseren van technologie
Er zijn een aantal bedrijven die nog steeds Rolodexes gebruiken, aanvragen tot bestellen van papieraanvragen en hun bestellingen bij leveranciers indienen. De meesten hebben een soort inkoopsoftware, zelfs als het een Excel-spreadsheet is, die bestellingen en de totale uitgaven bijhoudt. Met de introductie van Enterprise Resource Planning (ERP) -software kunnen bedrijven hun inkoopafdelingen integreren in hun supply chain om te profiteren van real-time data. Dat is echter waar veel bedrijven stoppen. Wereldklasse inkoopstrategieën gaan verder en profiteren van de voordelen die hun ERP-systemen bieden. Bedrijven kunnen workflowtechnieken binnen hun ERP-systemen gebruiken om goedkeuringen en betalingen te automatiseren, waardoor de tijd die het inkooppersoneel nodig heeft om te kunnen ingrijpen, wordt verminderd. Gegevens die worden geproduceerd door duizenden inkooptransacties kunnen worden gebruikt in datawarehouses om professionals te helpen bij het kopen van statistieken met behulp van leveranciersbeoordelingen en contractonderhandelingen.