Analyseer de zakelijke vereisten
Voordat u begint met het verzamelen van gegevens of het uitvoeren van interviews, stelt u een team samen van mensen die een gevestigd belang hebben in dit specifieke leveranciersselectieproces. De eerste taak die het leveranciersselectieteam nodig heeft, is om schriftelijk het product, het materiaal of de service te definiëren waarnaar u op zoek bent naar een leverancier. Definieer vervolgens de technische en zakelijke vereisten. Definieer ook de vereisten van leveranciers. Publiceer tenslotte uw document op de gebieden die relevant zijn voor dit leveranciersselectieproces en zoek hun input. Laat het team de opmerkingen analyseren en een definitief document maken. Samengevat:
- Stel een evaluatieteam samen
- Definieer het product, het materiaal of de service
- Definieer de technische en zakelijke vereisten
- Definieer de leveranciersvereisten
- Een goedkeuringsdocument publiceren voor goedkeuring
Zoeken naar leveranciers
Nu u het eens bent met de vereisten van het bedrijf en de leverancier, moet het team nu beginnen met zoeken naar mogelijke leveranciers die het materiaal, het product of de service kunnen leveren.
Hoe groter het bereik van het leveranciersselectieproces, hoe meer leveranciers u op tafel moet leggen. Natuurlijk voldoen niet alle leveranciers aan uw minimumvereisten en moet het team beslissen naar welke leveranciers u meer informatie wilt. Schrijf vervolgens een Request for Information (RFI) en stuur het naar de geselecteerde leveranciers.
Beoordeel ten slotte hun antwoorden en selecteer een klein aantal leveranciers die de "Short List" zullen maken en ga verder met de volgende ronde. Samengevat:
- Stel een lijst met mogelijke leveranciers samen
- Selecteer leveranciers om meer informatie aan te vragen
- Een verzoek om informatie schrijven (RFI)
- Evalueer reacties en maak een "korte lijst" met leveranciers
Request for Proposal (RFP) en Request for Quotation (RFQ)
De zakelijke vereisten worden gedefinieerd en u hebt een korte lijst met leveranciers die u wilt evalueren. Het is nu tijd om een offerteaanvraag of offerteaanvraag te schrijven . Welke indeling u ook kiest, uw RFP of RFQ moet de volgende secties bevatten:
- Aanmeldgegevens
- Inleiding en samenvatting
- Bedrijfsoverzicht en achtergrond
- Gedetailleerde specificaties
- veronderstellingen en beperkingen
- Voorwaarden
- Selectiecriteria
Voorstelevaluatie en leveranciersselectie
Het hoofddoel van deze fase is het minimaliseren van de menselijke emotie en politieke positionering om tot een beslissing te komen die in het belang van het bedrijf is. Wees grondig in uw onderzoek, vraag de input van alle belanghebbenden en gebruik de volgende methodologie om het team naar een uniform leverancierskeuzebesluit te leiden:
- Voorlopige beoordeling van alle leveranciersvoorstellen
- Registreer bedrijfsvereisten en leveranciersvereisten
- Wijs belangwaarde toe voor elke vereiste
- Wijs een prestatiewaarde toe voor elke vereiste
- Bereken een totale prestatiescore
- Selecteer de winnende leverancier
Contractonderhandelingsstrategieën
De laatste stap in het leverancierselectieproces is het ontwikkelen van een contractonderhandelingsstrategie . Denk eraan, u wilt "samenwerken" met uw leverancier en niet "ze meenemen naar de schoonmakers". Controleer uw doelstellingen voor uw contractonderhandelingen en plan voor de onderhandelingen voor de volgende items:
- Lijst rang uw prioriteiten samen met alternatieven
- Ken het verschil tussen wat je nodig hebt en wat je wilt
- Ken uw achterste lijn, zodat u weet wanneer u weg moet lopen
- Bepaal beperkingen en benchmarks voor elke keer
- Beoordeel potentiële verplichtingen en risico's
- Vertrouwelijkheid, niet-concurrentie, geschillenbeslechting , wijzigingen in vereisten
- Doe hetzelfde voor uw leverancier (maw loop een mijl in hun schoenen)
Contractonderhandelingen Fouten
De kleinste fout kan een verder productief contractonderhandelingsproces teniet doen. Vermijd contractonderhandelingen en vermijd een anderszins productief contractonderhandelingsproces