Een ondertekend contract dat beide partijen ten goede komt, biedt een stevige basis om een langdurige relatie met uw leverancier op te bouwen.
Doelstellingen van contractonderhandelingen
De volgende contractonderhandelingsdoelstellingen kunnen worden gebruikt om het contract te evalueren op elk van de volgende items:
- Leg duidelijk alle essentiële vereisten en algemene voorwaarden uit
- Te leveren goederen of diensten zijn onbetwistbaar gedefinieerd
- Compensatie is duidelijk vermeld: Totale kosten, betalingsschema, financieringsvoorwaarden
- Bevestiging van: ingangsdata, datum van voltooiing / beëindiging, data van verlenging
- Identificeer en behandel potentiële risico's en aansprakelijkheden
- Definieer en stel redelijke verwachtingen in voor deze relatie, nu en in de toekomst
Strategieën voor het plannen van contractonderhandelingen
- Rangschik uw prioriteiten samen met alternatieven: naarmate u uw contractonderhandelingsstrategie ontwikkelt, kunt u terugkeren naar dit gebied om extra items toe te voegen. U kunt niet effectief alle delen van het contract in één keer onderhandelen. U wilt er zeker van zijn dat wat het belangrijkst is voor u besproken en overeengekomen wordt voordat u naar minder belangrijke items gaat. Daarnaast wilt u mogelijk de minst belangrijke items raadplegen als u iets moet opgeven om uw beste items te krijgen.
- Ken het verschil tussen wat u nodig hebt en wat u wilt: bekijk uw prioriteiten regelmatig tijdens het planningsproces voor contractonderhandelingen en een laatste keer aan het einde. Zorg ervoor dat je de moeilijke vragen stelt: "Is dit echt een prioriteit voor ons bedrijf, of is het een 'leuk om te hebben'?" "Was deze prioriteit het resultaat van intern politiek jockeying, of is het echt?"
- Weet wat u moet weten, zodat u weet wanneer u weg moet lopen: zijn er kosten of een uurtarief dat uw bedrijf niet kan overschrijden? Ben je gaan beseffen dat een of twee van de topprioriteiten echt niet onderhandelbaar zijn en je beter af kunt zijn van dit contract als de verkoper het er niet mee eens is? Noteer deze samen met de reden waarom ze niet worden vergeten.
- Bepaal beperkingen en benchmarks voor elke keer : in een substantieel project wilt u normen voor de prestatiemeting instellen die u van uw leverancier mag verwachten. Als deze van essentieel belang zijn voor uw bedrijf, dan wilt u een eerlijke en rechtvaardige boete bedingen als ze niet worden gehaald. Bijvoorbeeld de voltooiingsdatums van het project, de leverdatum voor de eerste partij onderdelen, startdatum voor de service, doorlooptijden, enz.
- Potentiële passiva en risico's inschatten: wat is het potentieel om iets fout te gaan doen? Wat als onvoorziene kosten worden ondervonden? Wie is verantwoordelijk als overheidsregels worden geschonden? Wiens verzekering dekt contractarbeiders? Dit zijn slechts enkele van de meest voorkomende vragen die in een contract moeten worden behandeld.
- Vertrouwelijkheid, niet-concurrentie, geschillenbeslechting , wijzigingen in vereisten: dit zijn andere items die mogelijk een struikelblok voor onderhandelingen kunnen vormen of dichter bij elkaar komen. Als de verkoper (of een werknemer) bijvoorbeeld de mogelijkheid heeft om aan vertrouwelijke informatie te worden blootgesteld, wilt u er zeker van zijn dat er een vertrouwelijkheidsclausule wordt opgenomen in het contract met de aansprakelijkheid van de verkoper.
- Doe hetzelfde voor uw leverancier (lees: loop een mijl in hun schoenen): Nu u het planningsproces voor contractonderhandelingen voor uw bedrijf hebt voltooid, herhaalt u hetzelfde proces alsof u de leverancier was. Welk gebied is volgens u het belangrijkst voor hen? Welke risico's of aansprakelijkheden willen zij dat u aanneemt? Je lijst zal niet perfect zijn, maar het zal je in een gemoedstoestand brengen om de dingen vanuit hun perspectief te bekijken. Dit is hoe geweldige partnerschappen tussen klant en leveranciers worden opgebouwd.
Voorbereiding
Voordat de daadwerkelijke contractonderhandelingen beginnen, moet u ervoor zorgen dat de volgende items worden beoordeeld en bevestigd:
- Bepaal of u juridisch advies nodig hebt: het onderhandelen over een jaar van schoonmaakdiensten in een klein kantoor is heel anders dan het onderhandelen over een contract om een redelijk groot callcenter uit te besteden. Als u zich in het minst ongemakkelijk voelt bij het controleren van het contract "legalese", aarzel dan niet om een advocaat te behouden die gespecialiseerd is in contractonderhandelingen.
- On-Site of Teleconference: spreek af waar de onderhandelingssessie (s) zal plaatsvinden. Als u denkt dat u de overhand hebt door te onderhandelen op de site van de verkoper, stel dan vooraan voor dat u naar hen zult reizen. Als de afstand te ver is om kosteneffectief te reizen, moet u een teleconferentie opzetten om de onderhandelingssessie te volbrengen. Zorg ervoor dat het een videoconferentie is, want lichaamstaal spreekt meer dan woorden.
- Zorg ervoor dat de persoon die de verkoper vertegenwoordigt over autoriteit beschikt om te onderhandelen: Voordat uw mensen naar de site van de leverancier reizen of de verkoper naar uw site reist, moet u ervoor zorgen dat de persoon / personen die de verkoper vertegenwoordigen over de bevoegdheid beschikken om namens het bedrijf van de leverancier te onderhandelen. Het zou een enorme verspilling van tijd zijn om te horen aan het einde van een lange ontkenningssessie. "Wel, laat me contact met je opnemen nadat ik heb gehoord wat mijn baas hierover te zeggen heeft."