Bedrijfseigenaren en werknemers
Voordat u auto-uitgaven aftrekt, moet u contact opnemen met uw belastingadviseur.
Dit artikel bevat algemene informatie om u op weg te helpen, maar dit belastingonderwerp is complex en uw individuele bedrijfssituatie is uniek.
Hoe uitgaven af te trekken
De IRS biedt twee verschillende manieren om kosten voor zakelijk rijden af te trekken: werkelijke kosten en een standaardaftrek voor mijlen. Welke u kiest, hangt af van uw situatie en van IRS-rechten en beperkingen.
De werkelijke uitgaven voor zakelijk rijden die kunnen worden afgetrokken, zijn onder meer:
- Afschrijving (maar zie onderstaande limieten)
- Leasebetalingen
- Inschrijvingskosten voor voertuigen
- licenties
- Gas
- Verzekering
- reparaties
- Olie
- Garage huur
- Voertitels
- Tolwegen
- Parkeerkosten
- Rentelasten van een autolening (alleen voor zelfstandige ondernemers)
De standaard IRS-kilometeraftrek voor zakelijk rijden, die elk jaar verandert, is het gemakkelijkst te gebruiken. U vermenigvuldigt gewoon de zakelijke mijlen die het hele jaar door worden gereden met het tarief voor dat jaar en gebruikt dat bedrag op het juiste belastingformulier.
Lees meer over de voordelen, nadelen en beperkingen van de standaardaftrek versus werkelijke kostenaftrek.
Niet inbegrepen in de standaardaftrek zijn parkeren en tol; u mag deze kosten aftrekken naast de standaardaftrek.
Er zijn enkele beperkingen op het gebruik van standaard versus werkelijke kosten. Als u begint met de standaardmethode, kunt u meestal niet overschakelen naar werkelijke kosten. U moet de standaardmethode gebruiken bij lease-auto's.
U kunt de standaardmethode niet gebruiken als uw bedrijf 5 of meer auto's heeft en als u bepaalde typen afschrijvingen uitvoert (zie hieronder).
Rijden als een bedrijfseigenaar
De kosten van autorijden voor bedrijven zijn legitieme zakelijke kosten en u kunt deze kosten aftrekken van uw belastingaangifte.
Hoe u de aftrek voor uw bedrijf registreert, hangt af van uw bedrijfstype en het type belastingaangifte van uw bedrijfsdossiers. De meeste eigenaren van kleine bedrijven gebruiken schema C om bedrijfswinsten en -verliezen te melden.
Medewerkers rijden voor zaken
Medewerkers die voor zakelijke doeleinden rijden, kunnen de kosten van zakelijk rijden aftrekken in de volgende omstandigheden:
- Deze bedrijfskosten zijn niet vergoed door de werkgever. U kunt geen belastingaftrek krijgen voor kosten die uw werkgever u heeft betaald.
- U moet kunnen aantonen dat u deze kosten hebt betaald als u de werkelijke kilometerstand wilt gebruiken of de gereden kilometers wilt bewijzen als u de standaard kilometerstand wilt gebruiken.
Personeelsaftrekken voor zakelijk rijden worden geregistreerd op de persoonlijke belastingaangifte, samen met andere toegestane zakelijke uitgaven, op formulier 2106.
William Perez, expert fiscale planning, heeft een artikel met meer informatie over het in mindering brengen van de bedrijfskosten van werknemers.
Record Keeping for Taxes
Om autokosten af te trekken voor zakelijk rijden, moet u een bewijs van de kosten kunnen overleggen. Dit geldt zelfs als u de standaardaftrek gebruikt. Uw zakelijke autokosten, zoals andere zakelijke uitgaven, moeten zijn
- Voltooid, toont alle informatie inclusief datum, locatie, aantal kilometers, werkelijke kosten en zakelijk doel
- Nauwkeurig, wat betekent dat u back-ups moet hebben voor individuele uitgaven
- Tijdig, ten tijde van de uitgave, niet later gemaakt.
Lees meer over het maken van uitstekende records voor het verminderen van zakelijke uitgaven.
Afschrijvingskosten
Als u de standaardaftrek gebruikt, kunt u de afschrijving op het voertuig niet aftrekken. Speciale regels zijn van toepassing als u uw auto 50% of minder voor zakelijke doeleinden gebruikt. Afschrijvingen en autokosten zijn een gecompliceerd onderwerp. Neem daarom contact op met uw belastingadviseur voordat u beslissingen neemt over welke aftrekmethode u moet gebruiken.
Niet-aftrekbare bedrijfskosten
U kunt geen aftrek doen voor zakelijk rijden:
- Voor persoonlijk gebruik van de auto. U moet zakelijk en persoonlijk gebruik scheiden van de auto, of het nu uw persoonlijke auto is of een auto in eigendom van het bedrijf. Persoonlijke uitgaven zijn nooit aftrekbaar.
- Voor woon-werkkosten (heen en weer gaan van huis naar werk)
- Gebruik van de auto om zakelijk materiaal te vervoeren tijdens het woon-werkverkeer, of om zakelijke telefoontjes te plegen op uw mobiele telefoon. De IRS zegt dat deze omstandigheden de uitgaven nog steeds niet aftrekbaar maken omdat u de auto voornamelijk gebruikt voor woon-werkverkeer.
- Voor gebruik van uw voertuig voor reclamedoeleinden, zoals een bord op uw auto zetten en rondrijden. De IRS zegt,
Als u displaymateriaal gebruikt dat reclame maakt voor uw bedrijf voor uw auto, verandert dit het gebruik van uw auto niet van persoonlijk gebruik tot zakelijk gebruik. Als u deze auto gebruikt voor woon-werkverkeer of ander persoonlijk gebruik, kunt u uw uitgaven voor dat gebruik nog steeds niet aftrekken.
- Dagelijkse rijkosten tussen uw huis en tijdelijke werklocaties in uw grootstedelijk gebied
- Besteding van uitgaven tussen uw huis (niet uw thuiskantoor) en een tweede baan, op uw vrije dag van uw primaire baan.
U vindt meer details en definities met betrekking tot autorijden in IRS-publicatie 463: reis-, entertainment-, geschenk- en autokosten.