Hoe u uw mailingtechnieken kunt oefenen
Het is waar dat direct mail duur is. De meeste grote non-profitorganisaties investeren in personeel, deskundige adviseurs en dure technologie om hun complexe en geavanceerde direct mailings af te leveren. Het is niet iets dat snel of gemakkelijk gebeurt.
Niettemin is het werven van fondsen via websites en e-mail verre van perfect, en een non-profitorganisatie kan niet iedereen op die manier bereiken.
De meeste filantropie is nog steeds chequeboekje filantropie .
Maar voordat een kleine of startup zonder winstoogmerk aan fondsenwerving voor rechtstreekse e-mail begint, moet het een aantal basisprocedures en reguliere mailings opstellen. Noem het een warming-up voor grotere dingen.
Experts in direct mail suggereren de volgende acties voor een non-profitorganisatie die net geld gaat inzamelen:
Je nieuwe beste vriend: een periodieke nieuwsbrief.
Ontwikkel en mail een nieuwsbrief meerdere keren per jaar. Er is aanzienlijk bewijs dat een gemailde nieuwsbrief veel effectiever is om fondsen te werven dan nieuwsbrieven per e-mail. Investeer dus in een gemailde nieuwsbrief voordat u online springt.
Voeg altijd een uitnodiging toe om te doneren in elke nieuwsbrief (dit kan een banner zijn onderaan elke pagina of een vak op de eerste pagina) en een retourenvelop bijvoegen (deze kan door de printer worden ingekipt).
Een kleine liefdadigheidsinstelling stuurde onlangs hun jaarlijkse fondsenwervingsbrief met een nieuwsbrief in plaats van deze afzonderlijk te versturen.
Mensen lezen graag nieuwsbrieven en deze tactiek zou het lezerspubliek van de fondsenwervende oproep kunnen vergroten.
Maak van uw nieuwsbrief artikelen over wat de gaven van uw donateur uw organisatie hebben helpen bereiken. Maak het donorgericht door de brief van de uitvoerend directeur en andere organisatorische weetjes over te slaan.
Schrijf verhalen over de mensen die u zo goed van dienst bent met de hulp van donoren.
Als u een website heeft (en dat zou moeten) met een manier waarop mensen online kunnen doneren, neemt u die informatie op in de nieuwsbrief. Veel mensen die graag een gedrukte nieuwsbrief of een oproep voor een direct mail lezen, gaan nu online om hun donaties daadwerkelijk te doen. Maak het hen gemakkelijk om op deze manier kanalen te doorkruisen .
Een nieuwsbrief is een beproefde methode om uw non-profitorganisatie te verspreiden, uw lijst met vrienden samen te stellen en donaties aan te moedigen.
Nagel de kunst van de bedankbrief
Telkens als u een gift ontvangt, zelfs als u ongevraagd bent, stuurt u een persoonlijk bedankje .
De brief mag geen standaardbrief zijn. Het moet eerder worden gepersonaliseerd voor de specifieke donor en verwijzen naar het goede dat zijn / haar specifieke donatie zal doen. Laat de bestuursvoorzitter, of de CEO, van uw organisatie de brief ondertekenen.
Deskundigen zijn het oneens over het al dan niet opnemen van een retourenvelop bij die brief , maar als u in uw brief niet om een andere bijdrage vraagt. Laat de antwoordenvelop maar een subtiele aanwijzing zijn. Je zult er versteld van staan hoeveel bijdragers binnenkort of op een later tijdstip een nieuwe gift zullen sturen.
Zelfs als de donor daadwerkelijk doneert via uw website, zorg er dan voor dat uw e-mail dank u goed is, en overweeg ook om ook een bedankt dank u te sturen.
Voldoe aan een IRS-vereiste, help de donor en verbeter uw bottom line
Stuur bij het begin van elk nieuw jaar een brief die zowel een bonnetje voor belastingdoeleinden is als een bedankbrief die oprecht dankbaarheid uitdrukt voor de steun van de donor in het voorgaande jaar.
De IRS vereist dat een donor het bewijs heeft dat bijdragen van $ 250 of meer liefdadig zijn (gegeven aan een 501 (c) (3) liefdadigheidsinstelling). Stuur deze brief zelfs naar donoren van minder dan $ 250. Het is een welkome optekening van het geschenk en een nieuwe gelegenheid om de donor van uw organisatie eraan te herinneren. Bekijk de vereisten voor een dergelijke brief.
Door ervoor te zorgen dat u uitblinkt in deze taken, wordt uw organisatie voorbereid op toekomstige fondsenwerving via direct mail, zoals een jaarlijkse fondsenwervingscampagne . Je zult een goede mailinglijst ontwikkelen en de discipline, goodwill en systemen opzetten die de infrastructuur zullen worden voor toekomstige fondsenwerving.