10 tips om beter te schrijven Donor bedankt brieven

by Joanne Fritz

Je kunt nooit te goed of te vaak bedanken

Door een donor te bedanken, wordt één transactie beëindigd maar wordt een brug geslagen naar toekomstige ondersteuning en diepere betrokkenheid. Doe het goed, en je bent op weg naar toekomstig fondsenwervingssucces.

Hier zijn tien tips om die bedankbrief precies goed te maken.

01 - Krijg het snel op de post

Achtenveertig uur is een ideale ommekeer voor een bedankbrief. Als dat niet mogelijk is, streef dan naar niet meer dan een week. U wilt dat de donor onthoudt dat hij de gift heeft gedaan, zodat uw dank u zijn actie versterkt en hem beloont voor het geven.

Als je daar snel de brief krijgt, blijft de naam van je goede doel in de gedachten van de donor hangen, stelt hem gerust dat je de donatie hebt ontvangen en maakt indruk op hem met je efficiëntie en bedachtzaamheid.

Zelfs online donors moeten een bedankte bedankbrief ontvangen, maar dat is duur en veel non-profitorganisaties gaan zo veel mogelijk online. Zorg er in dat geval voor dat uw online donor niet alleen een ontvangstbevestiging heeft ontvangen. Neem de tijd om een bedankte e-mail te personaliseren en er iets gedenkwaardigs van te maken

Bestudeer best practices voor het e-mailen van bedankbrieven . In de volledige e-mailboxen kan uw bedankbrief onopgemerkt blijven, dus let op de onderwerpregel en zorg ervoor dat de "van" -regel duidelijk uw organisatie identificeert.

Er zijn veel obstakels om een donor per e-mail te bedanken die je misschien zou vergeten. Het moet uit de SPAM-map blijven , de aandacht van de donor trekken en hem of haar ertoe verleiden het bericht te openen. Laat het gemak en de relatief lage kosten van e-mail u niet blind maken voor de tekortkomingen ervan.

02 - Maak het persoonlijk

Personaliseer je bedankbrief met de naam van de donor (controleer de spelling dubbel en bel nooit een mevrouw de heer) en schrijf rechtstreeks aan de persoon. Voornamen zijn krachtig.

Wat werkt voor een liefdadigheidsbrief werkt ook voor een bedankbrief. Gebruik bijvoorbeeld persoonlijke voornaamwoorden , zoals 'jij', 'wij' en 'ik'.

Neem informatie op over de donor, bijvoorbeeld hoe lang ze donor zijn geweest, of dat je het leuk vond om ze te zien tijdens het laatste evenement. Misschien heeft de donor een prijs ontvangen of een promotie gekregen. Voel er vrij iets aan toe te voegen aan uw brief.

Een goed donorrecordsysteem is uw beste vriend als het gaat om dit niveau van personalisatie. De meeste systemen, zelfs goedkope, hebben de mogelijkheid om actuele informatie over uw donoren vast te leggen.

Wanneer hebben zij het voor het laatst gegeven? Hebben ze zich aangeboden? Wanneer was de laatste keer dat de donor contact had met uw organisatie en wat was de aard van die interactie?

Als dit een first-time donor is, stuur dan een welkomstpakket en nodig de donor uit om in te schrijven op nieuwsbrieven en aankondigingen.

Als u een lange tijd donor bedankt, overweeg dan een handgeschreven notitie in plaats van een formele brief, of een andere creatieve manier om dank te zeggen .

03 - Coördineer het met campagnethema's

Coördineer de dankjewel met de oproep of campagne die de donatie opleverde.

Stel een sjabloon op voor een bedankbrief wanneer u uw fondsenwervingsmateriaal schrijft. Zie het als onderdeel van uw campagnepakket. Als de donatie een reactie is op een andere stimulus ... misschien een gebeurtenis die je hebt opgevoerd ... vertel de brief aan die gebeurtenis.

Door de cirkel weer terug te brengen naar de aantrekkingskracht, wordt de naam van uw organisatie in de geest van de donor sterker. Het is ook geruststellend voor de donor.

Als de donatie een reactie is op een bepaalde e-mailactie, moet u een bestemmingspagina voor de donatie op uw website ontwikkelen speciaal voor die donors.

Generic is uit. Specificiteit voor wat de donor zag die hem of haar dwong te geven, is een must. Als een donor bijvoorbeeld gedoneerd is om de slachtoffers van een aardbeving te helpen, moet u ervoor zorgen dat uw dank u naar die situatie verwijst.

04 - Gebruik verhalen om donoren met resultaten te verbinden

Donateurs helpen visualiseren hoe hun geld is uitgegeven De beste manier om dat te doen is een verhaal te vertellen over een bepaalde persoon die door de donatie is geholpen. Het verhaal hoeft niet lang te duren. Slechts een paar zinnen en het gebruik van iemands naam kan voldoende zijn om empathie bij de donor op te wekken.

Maak van je donor de held van die verhalen. Hij of zij heeft dat verhaal mogelijk gemaakt. Houd een inventaris bij van verhalen over de goede dingen die je naastenliefde bereikt. stel dan blokken van kopiëren in met behulp van die verhalen en plaats deze waar nodig in uw bedankbrieven.

Door de verhalen regelmatig bij te werken, blijven je brieven vers en kun je gemakkelijker veel brieven versturen zonder ze allemaal helemaal nieuw te maken.

Zelfs als je mensen dient die zich in gevoelige situaties bevinden en je hun identiteit moet beschermen, zijn er manieren om hun verhalen te vertellen zonder hun privacy in gevaar te brengen.

05 - Laat een echte persoon je brieven ondertekenen

Vermijd digitale handtekeningen, tenzij u duizenden brieven tegelijkertijd verzendt. Zelfs dan, reserveer brieven die naar donoren gaan om belangrijke donaties te geven aan je uitvoerend directeur, de voorzitter van de raad van bestuur of een vrijwillige inzegening voor de fondsenwerving. Gebruik echte eerste klas stempels voor deze letters.

06 - Voeg een persoonlijke, met de hand geschreven notitie toe

Vraag de uitvoerend directeur of de bestuursvoorzitter in voorkomend geval om een persoonlijke notitie toe te voegen aan de brief. Langdurige donoren die mogelijk uw ED- of bestuursleden kennen, vinden dit bijzonder verheugend.

Als u een recente gebeurtenis vermeldt die de donor heeft bijgewoond, wordt de donor herinnerd aan een prettige ervaring en wordt de notitie authentiek gemaakt. Overweeg om een briefje te schrijven met vrijwilligers die aantekeningen op brieven kunnen schrijven of post-it notities kunnen toevoegen met handgeschreven berichten.

07 - Voeg een antwoordenvelop toe

Ik raad niet aan om een andere gift te vragen in een bedankbrief. Eerlijk gezegd, dat zet mensen meer af dan je denkt. Als u echter alleen een antwoordenvelop invult, herinnert u de donor eraan dat toekomstige donaties welkom zijn.

Veel donateurs bewaren deze enveloppen en gebruiken ze later als geschenk ... of zelfs meteen. Andrew Olsen van Fundraising Fundamentals is enthousiast over het opnemen van antwoord-enveloppen in bedankbrieven. Hij heeft gevonden dat liefdadigheidsinstellingen die deze tactiek gebruiken voor nieuwe donoren, '2e geschenkconversieratio's hebben die ergens tussen de 8% en 12% hoger liggen dan die organisaties die ze niet bevatten'.

08 - Gebruik de brief als een belastingbewijs

Je donor kan je dank ook een ontvangstbewijs zijn. U moet jaarlijks een ontvangstbewijs voor belastingdoeleinden verstrekken als een donor $ 250 of meer geeft , en u kunt die onthulling met deze brief opnemen.

Bedankt brieven bevatten vandaag meestal de juiste onthullingen elke keer dat een donor geeft, online, per cheque of via maandelijkse donaties .

Het is ook een goede gewoonte om aan het begin van het volgende jaar een samenvatting te geven van het geven voor het jaar, juist op het moment dat donoren hun belastingaangiften typisch voorbereiden. Onthoud dat een kwitantie geen bedankje is . Het ontvangstbewijs moet een klein deel van de brief zijn.

09 - Nodig meer betrokkenheid uit

Het is altijd fijn om een uitnodiging op te nemen om uw bureau te bezoeken en uw werk uit eerste hand te bekijken.

In de wereld van vandaag, waar u mogelijk donaties van mensen van over de hele wereld vraagt, kan betrokkenheid worden verkregen via sociale media . Moedig uw donor aan om uw organisatie te volgen op Facebook en Twitter of andere sociale netwerken waaraan u deelneemt.

Aangezien er geen hyperlinks in een gemailde brief staan, geeft u uw websiteadres op en zorgt u ervoor dat uw sociale mediaknoppen gemakkelijk te vinden zijn.

Voeg een expliciete uitnodiging toe om de website te bezoeken en op die knoppen te klikken en u aan te melden voor uw e-mailnieuwsbrief of andere berichten. Social media-iconen zijn enkele van de belangrijkste elementen op de website van uw goede doel.

10 - Voeg een postscript toe en geef contactgegevens op

We zijn allemaal skimmers. Dat is waarom de meesten van ons het bovenste deel van een brief lezen en vervolgens naar de PS gaan. Dan kunnen we teruggaan en de rest van de brief lezen. Direct mail-marketeers weten alles over de PS en voegen deze altijd toe. Soms hebben ze er meer dan één.

Voor de PS van een bedankbrief, wil je misschien opnieuw verwijzen naar het verhaal dat je hebt verstrekt ('Michael en Jane zijn veilig en gelukkig vanwege jou') of zet je daar belangrijke contactgegevens.

Donoren moeten de naam, het telefoonnummer en het e-mailadres van iemand in de organisatie hebben waarmee ze contact kunnen opnemen met vragen. Klantenservice is net zo belangrijk voor non-profitorganisaties als voor bedrijven, dus maak het voor een donor gemakkelijk om een echte persoon te vinden als ze een probleem hebben.